10 razones para crear una oficina de procesos BPM en la empresa

La creación de una Oficina de Procesos BPM aporta una serie de ventajas importantes para las empresas que ya han entendido que la búsqueda de mejores resultados, la reducción de costes y la eficiencia operativa alineadas con los objetivos estratégicos de la organización, sólo ocurre con un control adecuado de los procesos a través de indicadores.

Esta Oficina de Procesos BPM será exclusivamente responsable del mapeo, automatización y gestión de los procesos, haciendo que estos trabajos sean mucho más efectivos.

Hicimos una lista de 10 razones para crear una Oficina de Procesos BPM en su negocio, vealos a continuación:

1- Autonomía en línea directa con la alta dirección

La Oficina de Procesos BPM debe tener contacto directo con la alta dirección de la empresa, a la que responde. Cuanto menor sea la interferencia de otros sectores, mejor será el rendimiento de la oficina en la optimización y control de procesos, centrándose en la mejora.

2- Claro liderazgo

Sin la implementación de una Oficina de Procesos BPM no será posible asignar un CPO (o Director del Proceso). Esta persona concentrará no sólo el liderazgo sobre su equipo, sino que será el canal de comunicación de todos los otros administradores que necesiten apoyo o soporte. También es responsable de definir metodologías en diferentes sectores de la empresa para facilitar la recolección de indicadores.

3- La Oficina de Procesos BPM cuenta con profesionales centrados

Por el hecho de no ser compartidos con otros sectores, y con tareas dedicadas exclusivamente al BPM, los analistas de procesos adquieren una visión más amplia de cada proceso y de la organización en su conjunto. Son responsables del análisis, la recopilación de requisitos y el modelado de los procesos.

4- Autoridad de experto

Ya que su trabajo está orientado en su totalidad a la gestión de procesos, sus miembros están entrenados específicamente en procesos, o son profesionales que han desarrollado una experiencia y competencia demostrada a lo largo de su carrera. Esta característica permite la búsqueda de las mejores soluciones y aporta confianza a otros departamentos, que pueden confiar en la Oficina de Procesos siempre que sea necesario.

 5- Alineación estratégica

Con un equipo enfocado es más fácil hacer que los procesos estén alineados con las directrices estratégicas de la empresa, además de garantizar un estándar en las metodologías aplicadas y coherencia.

Vea también nuestros artículos sobre Planificación Estratégica.

6- Visión de los resultados

La gestión BPM toma tiempo para mostrar sus resultados. Con esta perspectiva en mente, la Oficina de Procesos BPM siempre tiene que mostrar los beneficios de esta visión a largo plazo, evitando los reproches inmediatos, lo que garantiza resultados siempre beneficiosos para la empresa.

7- Multidisciplinariedad

A la Oficina de Procesos le cabe añadir a su equipo todo lo que la alta dirección puede traer como contribución a su trabajo, lo que permite el análisis y la aprobación de los indicadores que se presentan.

8- Reducción de conflictos

La Oficina de Procesos BPM también actuará en la mediación de las demandas entre los sectores involucrados en los procesos, mediante la centralización de las decisiones y tomando las decisiones necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa, sin favorecer a ningún sector o departamento.

9- La Oficina de Procesos BPM debe apoyar a los otros sectores

Un papel clave. Ayudando a los administradores de cada sector con su experiencia y conocimiento, la Oficina de Procesos asegura que la gestión de los procesos y el análisis de los indicadores se haga correctamente.

10- Inversión con retorno garantizado

Con la implementación correcta de la Oficina de Procesos, la empresa percibirá a medio o largo plazo, la reducción de costos, la eliminación de obstáculos administrativos, un mejor funcionamiento entre los sectores y la adquisición de informaciones estratégicas. Todo eso afecta los resultados de la organización.

Vea también la herramienta para el mapeo de procesos de negocio y cree su cuenta gratuita.

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