Entenda o que é RPA (Robotic Process Automation) e como implantar em sua empresa

Não, não se preocupe, ninguém está falando em robôs humanoides transitando por sua empresa!

O que acontece é que com a transformação digital gerando verdadeiras revoluções nos negócios, tornou-se um foco para as organizações fazer com que seus colaboradores aproveitem seu tempo e energia ao máximo, para realizar tarefas que são verdadeiramente importantes e necessitam de um “toque humano”.

É necessário empenhar sua equipe a se dedicar a tudo aquilo que realmente faz a diferença em suas respectivas funções quando é realizado por pessoas.

a RPA – Robotic Process Automation – aparece como uma inovação tecnológica para automatizar processos que antes só poderiam ser executados com a intervenção humana, para aumentar a produtividade de sua empresa.

Assim, algumas tarefas repetitivas que ainda não podiam ser realizadas por sistemas (pois necessitavam de aprendizado contínuo e tomada de decisão, por exemplo), passam a ser realizadas dessas forma (e com menos erros).

Os funcionários que se dedicavam a elas, agora têm mais tempo livre para outras atividades em que – por enquanto – só um humano pode realizar adequadamente.

Dessa forma, se agrega mais valor tanto ao negócio quanto à entrega final para o cliente.

Agora que você sabe que não precisará cumprimentar colegas androides quando chegar ao trabalho, veja como agilizar operações, diminuir custos e revolucionar o cotidiano dos negócios de sua empresa com a RPA.

Saiba mais: Onde se apoiar e que agentes usar para a transformação digital

O que é RPA (Robotic Process Automation)?

a RPA, ou Robotic Process Automation, é uma aplicação tecnológica de automação de processos que utiliza softwares “robôs”.

Sua finalidade é substituir tarefas muito repetitivas, de baixa importância ou operacionais de uma empresa.

O RPA  “imita” a atuação de um ser humano executando atividades em um computador.

Ele possui uma interface de construção de tarefas intuitiva com recursos de arrastar e soltar, e dessa forma consegue definir a sequência de cliques e comandos que uma pessoa utilizaria ao suar o software que está sendo automatizado. Veja um exemplo no AutoMate:

Exemplo de RPA - Robotic Process Automation

Fonte: AutoMate Brasil

Desta forma, o software consegue repetir esses processos por conta própria, em uma alta velocidade e quantas vezes for necessário.

Com isso, os colaboradores poderão se dedicar a tarefas realmente importantes para os negócios da organização.

Quais os diferenciais em relação a outras formas de automação?

a RPA (Robotic Process Automation) possui particularidades que o diferenciam de outros tipos de ferramentas de automação empresarial.

Uma das principais é que a RPA tem maior flexibilidade e capacidade de adaptação a diversos tipos de processos.

Tudo de maneira automática e sem a necessidade de intervenção humana.

Assim, o software “robô” é capaz de resolver problemas sem que ocorra a interrupção das atividades.

Além disso, outras formas de automação mais tradicionais exigem um acompanhamento constante de um colaborador.

RPA (Robotic Process Automation) – Exemplos de uso

a RPA – Robotic Process Automation – tem exemplos de uso bastante amplos em uma organização, podendo ser aplicado em variados processos.

As opções podem ser desde as consideradas simples, como um envio de um e-mail automático, até mais complexas, com a adoção de milhares de bots, cada um com uma função específica.

Um dos exemplos de uso da RPA – Robotic Process Automation – mais utilizados é em plataformas de atendimento ao cliente.

Em um call center, a tecnologia será responsável por registrar atualizações, verificar pedidos, abrir históricos de dados dos clientes, etc.

Além disso, a RPA pode ainda ajudar em atividades como:

  1. Cobrança de clientes
  2. Processamento de pedidos
  3. Envio de notificações
  4. Atualização de perfis de clientes e funcionários
  5. Encerramento de contas fraudulentas
  6. Geração de relatórios de conformidade
  7. Operar aplicações
  8. Fazer cálculos complexos
  9. Gerenciar banco de talentos do RH
  10. Registrar,modificar, validar e analisar dados da empresa
  11. Monitorar tarefas automatizadas

 

Veja também: O que é help desk? Como melhorar esse processo?

Como implantar?

É importante salientar que a RPA é uma tecnologia abrangente e pode ser empregada em diversas empresas, não é uma ferramenta exclusiva de negócios de grande porte, sendo também usada em pequenos e médios negócios.

Para colocar em prática essa nova tecnologia, é preciso seguir 4 etapas:

1- Listar as necessidades da empresa

Primeiramente, é preciso analisar quais processos de sua empresa poderão ser beneficiados com a implantação da ferramenta.

É importante observar que a robotização ocorrerá em alguns pontos do seu processo. Ela pode ser utilizada para iniciar um processo de trabalho ou para implementar um serviço ou demanda.

Identifique aqueles processos que possuem tarefas humanas de baixo valor agregado ou que possuem uma grande quantidade de ocorrências cuja execução humana seja ineficiente ou coloque o processo em risco.

2- Eleger o fornecedor

Estabeleça os critérios e requisitos para a escolha do fornecedor da RPA mais adequada aos seus negócios.

Você pode considerar questões como especificações técnicas, funcionalidades diferenciadas ou preços que se adequem à sua receita.

Vale solicitar apresentações do produto, para, somente então, implantar aquele melhor avaliado.

3- Implementar o piloto

Tendo escolhido o fornecedor mais adequado, é hora de colocar em prática a execução do software.

Nessa fase, é preciso garantir que os colaboradores de sua empresa sejam treinados para a utilização da RPA.

Afinal, de nada adianta contratar um software que ninguém sabe utilizar.

Dessa forma, é preciso que a equipe de TI esteja preparada.

Além disso, é essencial que as atividades de aplicação do piloto sejam documentadas para gerar registros a serem analisados.

Através dessas afirmações, serão detectados possíveis problemas, necessidades de mudanças ou requisitos adicionais.

Portanto, essa terceira etapa é o momento para se testar, cometer erros e solucioná-los.

4- Gerenciar o ciclo de vida da RPA

Depois da etapa de teste anterior, chegou o momento de implantar a solução RPA considerada bem-sucedida.

Esse é o passo a passo para colocar em prática as estratégias estabelecidas e o gerenciamento de mudanças.

Todo esse planejamento deve ser feito para garantir os resultados esperados com a implantação do software.

Confira: Gerenciamento de mudanças ITIL: empregue as melhores práticas

Quais as vantagens?

1- Automatizar tarefas corriqueiras

Ao contar com uma RPA, seus colaboradores não perderão mais tempo e energia com atividades que não tem muita importância ou são repetitivas.

Por exemplo: no momento de atualizar o cadastro de clientes, imagine quanto tempo será desperdiçado para que um funcionário cheque item por item para garantir que nenhum dado está em falta e inserir as informações manualmente.

Com a RPA o software já indica os campos que não estão preenchidos em cada perfil.

Assim, o colaborador saberá de maneira mais certeira o que precisa fazer e perderá muito menos tempo para concluir a tarefa.

2-Colaboradores mais focados no que realmente importa

Ao ter tarefas corriqueiras realizadas pelo software “robô”, os colaboradores poderão dedicar-se a atividades que realmente importam em suas funções, aquelas tarefas que exigem mais de seu intelecto e habilidades pessoais.

Ou seja, atividades que demandam criatividade, inovação e que terão grande impacto sobre seus negócios.

3- Maior motivação e produtividade

Funcionários que conseguem gastar menos tempo em atividades repetitivas e maçantes tendem a ser mais motivados e produtivos, demonstrando um maior engajamento com o trabalho.

4- Menos erros nos processos

Erros humanos são bem mais comuns e frequentes quando comparados ao desempenho de novas tecnologias.

No caso da RPA, não é diferente: dados não serão esquecidos, copiados de maneira equivocada ou omitidos.

5- Análises facilitadas e bem estruturadas

a RPA é capaz de atuar quase como se fosse uma pessoa na hora de realizar análises.

Consegue compilar e interpretar dados armazenados em tempo real, à medida que gera informações.

Toda atividade realizada por ele é armazenada e registrada detalhadamente.

Assim, os gestores contarão com uma base de dados mais sólida e robusta para analisar os processos da empresa, tendo uma melhor visão sobre o que está ocorrendo na organização.

6- Redução de custos

Ao automatizar processos, a RPA diminui a necessidade de mais funcionários ou de terceirização de serviços.

A equipe se torna mais “enxuta”, custos operacionais são reduzidos e as atividades são realizadas de maneira mais rápida.

Como exemplo, previsões da consultoria Gartner apontam que, até 2020, sistemas de automação reduzirão em 65% a necessidade de funcionários em Centros de Serviços Compartilhados.

7- Melhora na comunicação

Essa tecnologia pode ser utilizada para gerenciar a interação da empresa com clientes e outros stakeholders.

Pode ajudar, por exemplo, a controlar a agenda de contatos de clientes e enviar mensagens automáticas, oferecendo produtos ou alertando sobre promoções.

8- Integração com outras ferramentas e sistemas

Preocupado com os sistemas com os quais sua equipe já está acostumada a trabalhar?

Não é necessário: a RPA Robotic Process Automation oferece uma boa integração com outros sistemas, como o ERP, aplicativos via nuvem, BPM e outros.

Dicas úteis

Implantar uma tecnologia inovadora como a RPA demanda investimentos

Empregar a RPA não é algo exatamente barato.

Mas, a RPA Robotic Process Automation tem suas vantagens de redução de custos.

Por isso, considere-os e faça uma comparação com o valor que terá que desembolsar.

Normalmente, essas reduções de custos compensam o preço mais elevado dessa tecnologia.

Mas, primeiro, estude as mudanças e cultura organizacional que deverá empregar em seus negócios e se estará disposto a fazer essas modificações necessárias.

Não pense apenas em reduzir custos

Reduzir custos é uma preocupação de praticamente toda empresa. E a efetividade da RPA está intimamente ligada com esse fator.

Entretanto, esse não deve ser o foco para implantar essa tecnologia em seus negócios.

Para decidir adotar o software, é imprescindível ter como verdadeiro objetivo melhorar os resultados de sua organização.

Especialistas apontam que, até 2019, processos de automação terão baixo impacto no crescimento de 50% daquelas empresas que os adotarem tendo como enfoque a redução de custos.

Atualize sua equipe

O software demanda um treinamento e conhecimento sobre seu funcionamento.

Por isso, esteja ciente de que precisará investir nesse quesito para obter os resultados adequados.

Promova uma constante melhoria

Você pode aumentar a abrangência da RPA Robotic Process Automation à medida em que achar necessário.

Não permaneça estático: prossiga avaliando os resultados e  até automatizando mais atividades de maneira gradativa.

Que achou de todas essas informações sobre RPA?

Você já usa essa tecnologia de alguma forma em sua empresa? Qual acha que será sua influência sobre o trabalho das pessoas no futuro?

E na produtividade das empresas?

Deixe suas opiniões nos comentários!

3 Comentários. Deixe novo

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Preencha esse campo
Preencha esse campo
Digite um endereço de e-mail válido.

Menu