Comprendre et déployer le RPA dans votre entreprise (Robotic Process Automation)

Non, ne vous inquiétez pas, personne ne parle de faire circuler dans votre entreprise des robots humanoïdes !

Actuellement, avec la transformation digitale des entreprises générant de véritables révolutions commerciales, les entreprises se sont concentrées sur le fait que leurs collaborateurs doivent utiliser le maximum de leur temps et de leur énergie à accomplir des tâches importantes et nécessitant la « main humaine ».

Quand le travail est effectué par des personnes, il est nécessaire d’encourager votre équipe à se consacrer sur toutes les actions exécutées dans leurs rôles respectifs qui font vraiment la différence.

Le RPA – Robotic Process Automation ou Automatisation des processus via Robots – apparaît comme une innovation technologique pour automatiser des processus qui auparavant ne pouvaient être réalisés qu’avec l’intervention humaine et, ainsi, augmenter la productivité et l’efficacité de votre entreprise.

Par conséquent, certaines tâches répétitives qui ne pouvaient pas encore être exécutées par les systèmes (ces tâches qui nécessitent, par exemple, un apprentissage continu et une prise de décision) étaient réalisées grâce au RPA.

Les collaborateurs dédiés à ces tâches ont maintenant plus de temps libre pour d’autres activités où – pour l’instant – seul un humain peut le faire correctement.

De cette façon, nous ajoutons plus de valeur à la fois à l’entreprise et à la livraison au client final.

Voyons maintenant comment rationaliser les opérations, réduire les coûts et révolutionner les activités quotidiennes de votre entreprise grâce au RPA.

En savoir plus : La transformation digitale en entreprise : qui doit la soutenir et qui doit y participer ?

Robotic Process Automation (RPA): qu’est-ce que c’est ?

Le RPA, ou Robotic Process Automation, est une application d’automatisation de processus qui utilise un logiciel « robot ».

Son but est de remplacer les tâches très répétitives, de faible importance stratégique ou opérationnelles d’une entreprise.

Le RPA « imite » la performance d’un être humain effectuant des activités sur un ordinateur.

Il dispose d’une interface de création de tâches avec des fonctionnalités de glisser-déposer pour vous permettre de définir la séquence de clics et de commandes qu’une personne utiliserait normalement sur le logiciel en cours d’automatisation. Voici un exemple dans AutoMate :

Source

De cette manière, le logiciel peut répéter ces processus seul, à grande vitesse et autant de fois que nécessaire.

Avec cela, les collaborateurs seront en mesure de se consacrer à des tâches qui sont vraiment de l’importantes pour l’entreprise.

Quelles sont les différences par rapport aux autres formes d’automatisation ?

Le RPA (Robotic Process Automation) dispose de fonctionnalités qui le distingue des autres types d’outils d’automatisation de gestion.

L’une des raisons principales est que RPA est plus flexible et adaptable pour différents types de processus.

Tout processus peut être réalisé automatiquement et sans intervention humaine.

Ainsi, le logiciel « robot » est capable de résoudre des problèmes sans interruption des activités.

En outre, contrairement au RPA, les autres formes d’automatisation, plus traditionnelles, nécessitent un suivi constant de la part d’un collaborateur.

RPA (Robotic Process Automation) – Exemples d’utilisation

Nous disposons d’assez larges exemple d’utilisation du RPA – Robotic Process Automation – en entreprise. Celui-ci peut d’ailleurs être appliqué dans une grande variété de processus.

Les options offertes par le RPA vont de la plus simple, comme l’envoi d’un email automatique, à la plus complexe, avec l’adoption de milliers de bots, chacun avec une fonction spécifique.

L’un des exemples couramment utilisés est le recours au RPA dans les processus de plateformes de service client.

Un centre d’appels aura recours à la technologie pour l’enregistrement des mises à jour, la vérification des commandes, l’ouverture des historiques de données client, etc.

En outre, le RPA peut également aider dans des activités telles que :

  • Le recouvrement des clients
  • Le traitement des commandes
  • L’envoi de notification
  • La mise à jour des profils des clients et des collaborateurs
  • La fermeture de comptes frauduleux
  • La création de rapports de conformité
  • L’utilisation d’applications
  • L’exécution de calculs complexes
  • La gestion de la banque de talents RH
  • L’enregistrement, la modification, la validation et l’analyse des données de l’entreprise
  • La surveillance des tâches automatisées

Voir aussi : Taux de churn : pourquoi la rétention de la clientèle fait toute la différence

Comment implanter le RPA ?

Il est important de noter que le RPA est une technologie complète et peut être utilisée dans de nombreuses entreprises. Ce n’est pas un outil exclusivement destiné aux grandes entreprises, il est également utilisé dans les petites et moyennes entreprises.

Pour implémenter cette nouvelle technologie, vous devez suivre 4 étapes :

1 – Lister les besoins de l’entreprise

Tout d’abord, il est nécessaire d’analyser quels processus de votre entreprise peuvent bénéficier de la mise en œuvre de l’outil.

Il est important de noter que la robotisation se produira à des moments précis de votre processus. Par exemple, le RPA pourra être utilisé pour démarrer un processus de travail ou pour implémenter un service ou une demande.

Identifiez les processus qui comprennent des tâches manuelles à faible valeur ajoutée ou répétées. Repérez également les processus dans lesquels l’exécution humaine est inefficace ou les processus dans laquelle celle-ci représente un risque pour la bonne exécution du processus..

2 – Choisir un outil de RPA

Établissez les critères et les exigences pour choisir le fournisseur RPA qui convient le mieux à votre entreprise.

Vous pouvez envisager de noter les fournisseurs sur certains critères tels que des spécifications techniques, des fonctionnalités ou des prix adaptés à votre budget.

Indépendamment de cette notation, cela vaut souvent la peine de demander des présentations du produit et seulement ensuite de mettre en œuvre la notation.

3 – Mettre en place le pilote

Après avoir choisi le fournisseur le plus approprié, il est temps de mettre en pratique l’exécution du logiciel.

À ce stade, il est nécessaire de s’assurer que les collaborateurs de votre entreprise sont formés à l’utilisation du RPA.

Après tout, il est inutile de mettre en place un logiciel que personne ne sait utiliser.

Le personnel informatique doit être préparé.

En outre, il est essentiel que les activités pilotes qui vont être automatisées soient documentées afin de pouvoir accompagner l’amélioration des performances.

Grâce à ces indicateurs et aux éventuels problèmes rencontrés, vous détecterez facilement les besoins d’ajustement éventuels.

Cette troisième étape est une phase de test : c’est le moment parfait pour faire des erreurs, les résoudre et apprendre.

4 – Gérer le cycle de vie du RPA

Après la phase de test, il est temps de déployer la solution RPA considérée comme achevée.

C’est une manière progressive de mettre en pratique les stratégies établies et la gestion du changement.

Toute cette planification doit être faite pour garantir que le déploiement du logiciel aboutira aux résultats attendus.

Découvrez : Définition ITIL pour entreprises et informaticiens

Quels sont les avantages?

1 – L’automatisation des tâches quotidiennes

En ayant un RPA, vos employés ne perdront pas plus de temps et d’énergie sur des activités peu importantes ou répétitives.

Prenons un exemple : Lors de la mise à jour des enregistrements clients, essayez de quantifier le temps perdu pour un employé à seulement vérifier tous les éléments, l’un après l’autre, pour s’assurer qu’aucune donnée n’est manquante et pour entrer des informations manuellement.

Avec le RPA, le logiciel indique automatiquement les champs qui ne sont pas remplis dans chaque profil client.

Ainsi, l’employé déterminera exactement ce qu’il doit faire et passera beaucoup moins de temps à accomplir cette tâche.

2 – Les employés se concentrent sur ce qui compte vraiment

En faisant exécuter les tâches banales par un logiciel « robot », les employés peuvent se consacrer à des activités qui comptent vraiment dans leur travail, des tâches qui requièrent leur intelligence et leurs compétences personnelles.

Vous valorisez ainsi vos employés sur des activités qui exigent de la créativité, de l’innovation et qui auront un impact important sur votre entreprise.

3 – Un accroissement de la motivation et de la productivité

Les employés qui peuvent consacrer moins de temps à des activités répétitives et ennuyeuses ont tendance à être plus motivés et productifs. Ils s’impliquent tout simplement beaucoup plus dans leur travail.

4 – Une diminution des erreurs dans les processus

Les erreurs humaines sont beaucoup plus communes et fréquentes par rapport aux erreurs rencontrées avec les nouvelles technologies.

Avec un RPA, c’est pareil : vos données ne seront pas oubliées, mal copiées ou tout simplement omises.

5 – Des analyses facilitées et bien structurées

Le RPA agit presque comme une personne au moment de l’analyse.

Lorsqu’il génère des informations, il peut compiler et interpréter les données stockées en temps réel.

Toutes les activités qu’il réalise seront stockées et minutieusement enregistrées.

Ainsi, les gestionnaires auront une base de données plus solide et robuste pour analyser les processus de l’entreprise. Ils auront ainsi un panorama plus complet des processus de l’entreprise.

6 – Une réduction des coûts

En automatisant les processus, le RPA réduit le besoin constant d’employés ou de recours aux services externalisés.

L’équipe s’ « allège », les coûts d’exploitation sont réduits et les activités sont réalisées plus rapidement.

À titre d’exemple, Gartner prévoit que d’ici 2020, les systèmes d’automatisation réduiront de 65% le besoin d’employés dans les centres de services partagés.

7 – Une amélioration de la communication

Cette technologie peut être utilisée pour gérer l’interaction de l’entreprise avec les clients et avec les autres parties prenantes.

Cela peut aider, par exemple, à contrôler l’agenda des contacts clients, à envoyer des messages automatiques, à proposer des produits ou encore à alerter sur les promotions.

8 – Une intégration avec d’autres outils et systèmes

Vous ne souhaitez pas modifier tous les systèmes avec lesquels votre votre équipe est déjà habituée à travailler ?

Ne vous inquiétez pas, ce ne sera pas nécessaire : le Robotic Process Automation offre une bonne intégration avec d’autres systèmes, tels que ERP, les applications cloud, le système BPM et bien d’autres.

Quelques conseils utiles

La mise en œuvre d’une technologie innovante telle que RPA nécessite des investissements

Employer un système RPA n’est pas forcément bon marché.

Mais, l’un des multiples avantage du RPA est la diminution des coûts.

Alors, évaluer cette diminution de coût et comparez la au montant à investir dans le RPA.

Habituellement ces économies sont plus importantes que la somme à débourser pour l’implantation de cette technologie dans votre entreprise.

Étudiez également les changements en terme de culture organisationnelle à mettre en oeuvre en conséquence dans votre entreprise.

Ne pensez pas seulement à la réduction des coûts

La réduction des coûts est la préoccupation de pratiquement toutes les entreprises. L’efficacité de RPA est, en effet, étroitement liée à ce facteur.

Cependant, cela ne devrait pas être l’unique objectif pour déployer cette technologie dans votre entreprise.

Décider d’adopter le logiciel, signifie avoir comme objectif réel d’améliorer les résultats de votre organisation.

Former votre équipe

Le logiciel exige une formation et des connaissances sur son fonctionnement.

Prévoyez donc d’investir en ce sens pour obtenir les résultats escomptés.

Promouvoir l’amélioration constante

Vous pouvez augmenter progressivement l’adoption du RPA dans votre entreprise.

Ne restez pas statique : continuez, progressivement, à évaluer les résultats et à automatiser toujours plus d’activités.

Qu’avez-vous pensé de toutes ces informations sur le RPA ?

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