Lorsqu’au cours d’un flux de processus, la responsabilité de la séquence d’une tâche passe d’un agent à un autre, avec un changement de ligne d’eau à ce moment-là, il se produit ce que nous appelons un transfert, c’est-à-dire, un changement de mains dans le déroulement du processus.
Dans de tels moments, il existe un grand risque que les informations ne soient pas transmises correctement. Ce qui peut entraîner des erreurs et des retards dans la continuité du processus. Des stratégies de transfert destinées à minimiser ce risque au maximum doivent être employées.
Dans cet article, nous analyserons des stratégies de transfert efficaces, à savoir l’automatisation des processus et l’utilisation d’accord de transfert entre les équipes.
Les transferts sont l’une des causes les plus courantes de goulots d’étranglement dans les processus métiers.
2 stratégies de transfert extrêmement efficaces
Chaque fois qu’une tâche change de mains, c’est-à-dire qu’elle passe d’un agent à un autre, une série d’informations doit être fournie à l’autre agent, afin qu’il puisse continuer le travail sans aucun problème ou obstacle.
Mais on constate que, dans de nombreux cas, si des stratégies de transfert adéquates ne sont pas définies, ces informations peuvent être transmises avec des erreurs ou même incomplètes.
C’est précisément pour éviter que cela ne se produise, que nous recommandons la première de nos stratégies de transfert.
Automatisation des processus
C’est l’automatisation des processus métier qui garantira que les données, informations et formulaires circuleront correctement. Cela sans inexactitudes ni lacunes, entre les lignes d’eau et les équipes qui participent au processus.
Ainsi, lors de la modélisation du processus, il est possible de vérifier où se trouvent les transferts et de déterminer tout de suite l’automatisation de l’envoi des données. On évite ainsi des erreurs de transcription par exemple. Ce qui fera gagner du temps aux collaborateurs face à ce type de tâche répétitive.
Les outils de modélisation BPM qui incluent déjà un logiciel d’automatisation de processus sont les plus recommandés pour cela.
Il est important de noter que le transfert est caractérisé par la transition du processus entre les deux lignes d’eau. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter une nouvelle tâche pour représenter cela.
C’est dans ce contexte que nous passons à la prochaine stratégie de transfert. Celle-ci vise à garantir à celui qui reçoit l’information, qu’elle lui sera transmise complète et correcte, chaque fois que nécessaire.
Ainsi, il pourra assumer la responsabilité du processus sans rencontrer de difficultés ni d’obstacles.
L’accord de transfert ou Handoff Agreement en anglais
L’accord de transfert est comme un « contrat » d’interface entre les deux équipes responsables. Chacune est représentée par une ligne d’eau dans le processus.
De cette façon, tout sera “ok” pour l’autre équipe. En effet, puisque ce qui doit lui être livré a déjà été défini d’un commun accord.
Les stratégies d’accord de transfert ne doivent pas reposer sur des accords compliqués et détaillés. Il n’y a pas besoin de recourir au service juridique pour cela.
Plus la liste des informations obligatoires à partager entre les deux équipes est simple et intuitive, mieux ce sera.
Cela peut se faire par l’intermédiaire d’un formulaire qui, s’il ne comprend pas toutes les données et informations attendues, ne pourra pas être transmis à l’autre équipe pour qu’elle puisse continuer le flux de travail.
L’idéal est d’utiliser des outils de processus pour faciliter le respect de l’accord de transfert.
Comme vous pouvez le voir, si tout cela est bien automatisé et contrôlé, il sera possible d’éviter de nombreuses interactions inutiles, sources de retards, entre les équipes.
De nombreux échanges de courriers électroniques et de réunions pour certains membres importants des deux équipes, peuvent être évités si ces deux stratégies de transfert sont employées : l’automatisation et l’accord de transfert. Surtout si les deux sont mises en œuvre ensemble.
Avec HEFLO, un outil de modélisation de processus intuitif et basé sur le cloud, il est possible d’automatiser les processus de manière agile et pratique, réduisant considérablement les risques lors des transferts.
