La méthode Kanban est née au Japon dans le but de gérer l’approvisionnement et le flux de matière première en stock vers les lignes de production, sans gaspillage ni retard, d’une manière très visuelle et facile à comprendre : à l’aide de cartes en couleurs.
Kanban, c’est en fait la traduction en japonais de « carte » ou « signe ».
La méthode Kanban a été inventée par Toyota dans les années 60 et a fini par être adaptée pour gérer d’autres flux de processus, sous forme de tableau avec des colonnes de tâches telles que : « entrée », « en exécution », « révision » et « conclusion ». Les cartes représentent les tâches et leur parcours dans les colonnes jusqu’à leur achèvement, comme dans l’illustration suivante :
Source : Denver Peak Academy
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Les bonnes pratiques lors de l’utilisation de la méthode Kanban
1 – Visualiser le flux de travail
l’Un des grands avantages de l’utilisation d’un tableau Kanban est de pouvoir visualiser de manière ludique et intuitive la façon dont les tâches se déroulent et sont exécutées.
Ainsi, s’il y a des étapes présentant un surplus d’activités, des goulots d’étranglement ou d’autres obstacles facilement repérables, l’équipe doit se réunir pour déterminer les moyens d’assurer la délivrance des tâches les plus importantes de la meilleure façon possible, en surmontant ces difficultés.
Exemple : sur une ligne de production, lorsqu’on constate que plusieurs cartes « s’empilent » à une certaine étape, l’équipe doit découvrir pourquoi ce goulot d’étranglement se produit et déterminer la meilleure façon de le résoudre.
2- Limiter les travaux en cours
Il faut déterminer une limite pour ce qu’on appelle le WIP (Work In Progress, ou travail en cours en français). L’équipe définit la quantité idéale de travail qu’elle peut effectuer avec qualité et selon les spécifications souhaitées.
De cette manière, on évite des goulots d’étranglement ou des tâches en dehors des normes requises.
Exemple : dans une société spécialisée dans des contenus pour blogs, on peut définir un maximum de 10 travaux à réviser en même temps. Si on excède cette quantité, cela peut faire chuter la qualité de cette tâche, et entraîner de nombreuses erreurs et répétitions.
3 – Créer des règles claires pour chaque étape du processus
Pour que la méthode Kanban fonctionne correctement, chaque liste du tableau doit avoir une règle bien définie indiquant quand une tâche sera considérée comme terminée. Cela permettra à la carte correspondante d’être déplacée vers la liste suivante.
Exemple : chez un concessionnaire automobile, chaque étape du processus de révision automobile comporte une liste complète de contrôle, avec des éléments tels que : « vérifier le niveau d’huile moteur » ou « tester la résistance des courroies ». Ce n’est que lorsque tous les éléments seront terminés que la carte pourra être déplacée vers la liste suivante.
4- Utiliser un indicateur visuel de « tâche terminée »
Souvent, une tâche est dans une liste en attendant d’être exécutée, mais la personne chargée de poursuivre le déroulement de ce processus n’arrive pas à discerner quelles tâches de la liste sont en cours d’exécution par rapport à celles déjà conclues.
En utilisant un indicateur clair tels que « tâche terminée », il n’y aura plus de tâches en suspens du fait d’un manque d’informations sur leur statut.
Exemple : pour reprendre l’exemple donné ci-dessus, chez les concessionnaires automobiles, en plus d’un signe visuel au tableau ou dans le logiciel Kanban (comme une étiquette verte sur la carte par exemple), on peut, sur des voitures déjà entièrement révisées et en attente d’être lavées avant d’être livrées au client, mettre l’essuie-glace du pare-brise en position levée, ce qui indiquera à l’agent de nettoyage que la voiture est prête pour le lavage.
5- Utiliser un indicateur de « tâche bloquée »
Il est très important d’attirer l’attention de chacun sur une tâche qui ne peut pas continuer dans le flux pour des raisons indépendantes de la volonté de la personne qui l’exécute.
Le manager ou d’autres membres de l’équipe devront connaître et comprendre les raisons du “blocage”. Il faudra ensuite prendre les mesures nécessaires pour remédier au problème dans les plus brefs délais.
Exemple : Ajouter une étiquette rouge à une carte qui ne peut pas continuer dans le flux car il manque une matière première pour sa production. Ce signal amènera un membre de l’équipe à faire intervenir les responsables de la gestion des fournisseurs.
6- Faire des retours d’expériences périodiquement
La méthode Kanban peut s’avérer extrêmement rigide et inflexible. C’est pour ça qu’il est important que les équipes se réunissent périodiquement. Le but est d’échanger sur la manière dont certaines procédures sont exécutées.
Exemple : une réunion peut être organisée chaque mois pour que les membres exposent des améliorations possibles. Ils mettront en avant celles qu’ils jugent bénéfiques au processus, en fonction de leurs expériences quotidiennes, paramètres et résultats.
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