Cómo organizar las tareas de trabajo con y sin la ayuda de la tecnología

Muchas personas son muy trabajadoras y dedicadas, pero no pueden producir tanto como les gustaría, ni tampoco hacer que su día rinda de manera productiva, y acaban sintiéndose desanimadas e insatisfechas con su trabajo.

Y la razón de esto no es la pereza ni la incompetencia, sino un factor mucho más simple: estas personas no saben cómo organizar las tareas diarias de trabajo.

En este artículo, vamos a mostrar cuatro técnicas sencillas y prácticas sobre cómo organizar las tareas diarias. Usted verá que si las pone en acción, además de tornar su día más productivo, volverá a descubrir la sensación de cómo ser feliz en el trabajo.

Cómo organizar las tareas de trabajo diarias y ser más productivo

Si usted trabaja mucho y rinde poco, ¡es hora de cambiar esa situación!

1- Técnica de la lista inversa

Lápiz y papel son suficientes para poner en práctica esta técnica de cómo organizar las tareas de trabajo.

Haga una lista de todas las tareas que debe realizar en el día. Después, escriba el número 1 al lado de las más aburrida y trabajosa, aquella que no le gustaría hacer.

A continuación, marque el número 2 en la siguiente tarea que menos le gusta hacer y así sucesivamente, hasta llegar a sus tareas de trabajo preferidas.

¿Y sabe por qué tarea empieza su jornada laboral? ¡Por la tarea número 1, la más terrible de todas!

La idea es la siguiente: al principio del día, cuando usted todavía tiene un montón de energía y está dispuesto, ya elimina todo lo que le molesta. Además de sentirse extremadamente realizado, al eliminar literalmente las peores tareas, adquiriendo motivación durante todo el día, cuando llega al final de su jornada de trabajo y ya está cansado, será mucho más fácil encontrar energía para hacer las cosas que le gusta.

2- Matriz de Eisenhower

No siempre se puede elegir qué tareas realizar en primer lugar, sobre todo cuando, además de las tareas personales, usted está tratando de organizar una empresa desorganizada.

En tales casos, asegúrese de usar la regla de Eisenhower, presidente de Estados Unidos que solía decir, “o una tarea es urgente o importante”, en contadas ocasiones es todo a la misma vez.

Así que para aprender a organizar las tareas diárias de trabajo, hágase dos preguntas:

  1. ¿Qué tareas son urgentes?
  2. ¿Qué tareas son importantes?

A continuación, clasifíquelas de la siguiente manera:

  • Aquellas que son urgentes e importantes, hágalas de inmediato.
  • Las que son urgentes, pero no son importantes, páselas a una persona competente.
  • Las que son importantes pero no son urgentes, seleccione un día en su agenda para hacerlas.
  • Y las que no son importantes ni urgentes, sencillamente no las haga.

3- Técnica de Pomodoro

La famosa técnica de Pomodoro consiste en hacer sus tareas, sin importar en qué orden, a intervalos de tiempo de 25 minutos a la vez y con enfoque total. Cada uno de estos períodos es una rebanada de su tomate (pomodoro significa tomate en italiano).

No significa que usted debe completar cada tarea en 25 minutos, pero durante este tiempo no debe parar por ninguna razón, no contestar el teléfono ni responder a mensajes de correo electrónico.

Después de los 25 minutos, descanse 5.

Haga 4 ciclos seguidos, luego descanse durante media hora. Así que cada dos horas, usted descansa media hora. Después de hacer un segundo conjunto de 4 rebanadas, descanse durante 2 horas.

La lógica de esta metodología es, que al dar atención completa a la tarea, usted será capaz de producir más. Pero cuando lleguen los 5 minutos de descanso, su cerebro entiende eso como una recompensa, que con el tiempo, lo hace sentir feliz de concentrarse durante 25 minutos, sabiendo que pronto será recompensado por eso. Y aun más, cada 2 horas.

4- Utilizando la tecnología

¡De acuerdo, usted venció! El uso de una herramienta en línea puede ser realmente muy útil en el momento de encontrar una manera de organizar las tareas de trabajo.

HEFLO es un software de gestión de equipos y procesos en que se puede aplicar todas las técnicas mencionadas anteriormente.

El sistema funciona en un esquema de listas de tareas, que se han asignado previamente en un diagrama de proceso de negocio. Es muy práctico, intuitivo y realmente puede ayudar a poner sus tareas en orden.

¿Le gustaron estas técnicas para organizar las tareas de trabajo? Lea también sobre Los 10 pecados del control de tareas por medio del correo electrónico. 

Este texto fue escrito por Marcus Ribeiro, entusiasta de las nuevas tecnologías, empresario, CEO de la Pluga y jugador de fútbol de playa el fin de semana.

¿Conoces alguna otra idea o técnica para mejorar el trabajo en equipo?

Por favor comparte tu experiencia con nuestros lectores y ¡envía un comentario!

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