Como organizar tarefas diárias com e sem o auxílio da tecnologia

Muitas pessoas são extremamente esforçada e dedicadas, mas não conseguem produzir o tanto quanto gostariam, nem fazer seu dia render de forma produtiva, acabando por se sentirem desmotivadas e insatisfeitas com seu trabalho.

E a razão para isso não é preguiça nem incompetência, mas um fator muito mais simples: essas pessoas não sabem como organizar tarefas diárias.

Neste post, vamos mostrar 4 técnicas simples e práticas de como organizar tarefas diárias. Você vai ver que se as colocar em ação, além de seu dia se tornar mais produtivo, você vai redescobrir a sensação de como é ser feliz no trabalho.  

Como organizar tarefas diárias e ser mais produtivo

Se você trabalha muito e rende pouco, chegou a hora de reverter esse quadro!

1- Técnica da lista inversa

Lápis e papel são suficientes para colocar esta técnica de como organizar tarefas diárias em prática.

Faça uma lista de todas as tarefas que você deve realizar no dia. Depois, marque ao lado da mais chata e trabalhosa, aquela que menos gostaria de fazer, o número 1.

Em seguida, marque o número 2 na próxima tarefa que menos gostaria de fazer e assim por diante, até chegar em suas tarefas preferidas.

E sabe por qual tarefa você começa seu dia de trabalho? Pela número 1, a mais terrível de todas!

A ideia é a seguinte: no início do dia, quando você ainda tem energia de sobra e está disposto, já tira da frente tudo aquilo que o incomoda. Além de se sentir extremamente realizado ao, literalmente, riscar de sua lista as piores tarefas, ganhando motivação ao longo do dia, quando chegar a parte final de sua jornada de trabalho, quando já está cansado, vai ser muito mais fácil encontrar energias para fazer as coisas que gosta.

2- Matriz de Eisenhower

Nem sempre a gente pode escolher quais tarefas vai realizar primeiro, principalmente quando além de organizar tarefas pessoais, se está tentando organizar uma empresa desorganizada.

Nesses casos, a dica é usar a regra de Eisenhower, presidente americano que costumava dizer: ou uma tarefa é urgente, ou ela é importante, raramente é as duas coisas.

Assim para saber como organizar tarefas diárias, faça 2 perguntas:

  1. Quais tarefas são urgentes?
  2. Quais tarefas são importantes?

Em seguida, classifique-as da seguinte forma:

  • As que forem urgentes e importantes, faça imediatamente.
  • As que foram urgentes, mas não forem importantes, delegue a uma pessoa competente.
  • As que forem importantes, mas não forem urgentes, marque um dia em sua agenda para fazer.
  • E as que não forem nem importantes nem urgentes, simplesmente não faça nunca.

3- Técnica de Pomodoro

A famosa técnica de Pomodoro consiste em realizar suas tarefas, independentemente da ordem que escolher, em intervalos de tempo de 25 minutos ininterruptos e de foco total. Cada um desses períodos é uma fatia de seu tomate (pomodoro significa tomate em italiano).

Não significa que você tem que terminar cada tarefa em 25 minutos, mas que durante este tempo não deve parar para nada, nem atender telefones ou responder e-mails.

Passados os 25 minutos, descanse 5.

Faça 4 ciclos desse seguidos e depois descanse por meia hora. Assim, a cada 2 horas você descansa mais meia hora. Depois de fazer um segundo conjunto de 4 fatias, descanse por 2 horas.

A lógica desta metodologia é que ao dedicar foco total a tarefa você conseguirá produzir muito mais. Mas quando chegarem os 5 minutos de descanso, seu cérebro entende isso como uma recompensa, o que, com o tempo, faz com ele sinta prazer em focar por 25 minutos, pois sabe que logo será recompensado por isso. E mais ainda, a cada 2 horas.

4- Usando a tecnologia

Ok, você venceu! Usar uma ferramenta online pode ser, realmente, uma mão na roda na hora de encontrar um meio de como organizar tarefas diárias.

Um software de gestão de equipes e projetos em que você pode aplicar todas as técnicas mencionadas acima é o HEFLO.  Ele funciona em um esquema de listas de listas, onde o usuário deve executar tarefas previamente mapeadas em um diagrama de processo. Veja como funciona: 

Automatização de Processos de Negócio - BPM

Este texto foi escrito por Marcus Ribeiro, Entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job]

Gostou dessas técnicas de como organizar tarefas diárias? Uma última diga: cuidado com controle de processos por email. Leia também Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails.

Conhece alguma outra idéia ou técnica para melhorar o trabalho em equipe?

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