Tablero de control de procesos es aquel conjunto de instrumentos de medición reunidos que ofrecen información como velocidad, RPM, nivel de combustible y otras para un piloto de avión o de automóviles de carreras, por ejemplo.
Por lo general, un tablero de control está organizado de una manera que sea posible visualizar el mayor número de informaciones posible de forma clara.
Así, los pilotos pueden tomar decisiones rápidamente, sin quitar los ojos de la pista o del horizonte durante mucho tiempo.
La analogía es muy clara con un gestor de empresas.
El gestor debe tener conocimiento de lo que está sucediendo en su negocio, sin dejar de mantener el control operativo del día a día, para tomar decisiones tácticas rápidamente y prepararse para tomar las decisiones estratégicas con información confiable.
Por lo tanto, respondiendo a su pregunta:
Lo qué es tablero de control de procesos: es una presentación visual, de fácil comprensión, mostrando los principales indicadores de rendimiento, o KPI, definidos por una organización para monitorear si su operación está en el camino correcto para alcanzar los objetivos del negocio.
Pero de nada sirve saber lo que es un tablero de gestión de procesos si no se sabe definir qué indicadores usar y cómo emplearlo para gestionar su negocio de la forma más asertiva.
Ahora que usted sabe lo que es tablero de control, vea otra información importante sobre el mismo.
Vea también: Proceso de toma de decisiones en las organizaciones: racional e intuitivo
Qué es tablero de control de procesos en la gestión de negocios y cómo utilizarlo
Como usted vio, el tablero de control de procesos es un cuadro que resume las informaciones más importantes que un gestor y su equipo deben conocer para poder tomar decisiones.
Pero ¿cómo elegir cuáles son las informaciones que deben formar parte del tablero?
Cómo elegir los indicadores de su tablero de control de procesos:
Analice su cadena de procesos e identifique aquellos que agregan valor al negocio, es decir: entregan más valor percibido al cliente final.
Definir KPI para procesos poco relevantes para su empresa sólo dejará su escritorio lleno de información que no agrega nada para ayudar en la toma de decisiones.
Otro factor importante: los KPI deben ser fáciles de medir y no presentar la posibilidad de errores de comparación en ese proceso.
En caso de que esto ocurra, por más que el dato sea relevante, no será confiable.
Un KPI debe ser representado por números, llamados índices, y fáciles de interpretar para todo el equipo.
Por último, es posible definir KPI que muestran resultados y otros que muestran si usted está en el camino correcto, indicadores de tendencia.
Por ejemplo: el valor de las ventas mensuales mide el resultado y puede definir si el rendimiento fue bueno al final del período.
El número de presupuestos solicitados es el indicador que puede ayudar a predecir si las ventas serán buenas antes de que finalice el período.
Recuerde: el tablero de control muestra un cuadro de la situación de su empresa en ese momento, es necesario interpretarlo adecuadamente, comparando los dos tipos de KPI citados arriba, para tener idea de los resultados futuros.
La metodología de definición de metas y objetivos de negocios OKR (Objectives y Key Results) puede beneficiarse bastante del uso de tableros de control.
Mejores prácticas al usar tableros de gestión de procesos
Los tableros deben contener un número suficiente de información, pero no en exceso, para permitir una visualización ágil.
Es muy importante saber elegir el gráfico adecuado para la representación visual adecuada de cada indicador, de la manera más intuitiva posible.
Los colores son otro elemento que puede ayudar mucho, pero se debe tener cuidado para que el contraste no sea excesivo.
Algunos tableros, con información estratégica y confidencial, tienen un acceso limitado a los niveles de gestión más elevados.
Otros, con información táctica, pueden ser compartidos con equipos y sus miembros, lo que ocurre usualmente con softwares de BPM, automatización de marketing y gestión de equipos.
Por último, los tableros de control con índices de rendimiento operativo, en muchas organizaciones quedan expuestos a todo el equipo en grandes monitores, hábito muy común con equipos de soporte al cliente y telemarketing, por ejemplo.
¿Quiere ver un tablero de control en acción?
Con HEFLO, un software BPM moderno y alojado en la nube, puede hacerlo de forma ágil, rápida e intuitiva.
Vea un ejemplo de tablero de HEFLO.
Vea también, Promueva la colaboración con un software de control de procesos.
