Por definição, a reestruturação empresarial dos processos, tem o objetivo de aumentar a eficiência da organização ao simplificar tarefas, descartar etapas desnecessárias e desperdícios, usando as mais modernas técnicas de modelagem de processos.
Fácil de falar, nem tão simples de executar.
- Como detectar o que pode ser simplificado ou eliminado?
- E como saber quais tarefas precisam ser mais eficientes?
Para promover uma reestruturação empresarial dos processos ágil e objetiva, 5 pontos principais devem ser observados com atenção.
Veja, as eguir, mais detalhes sobre cada um deles e como usar em sua empresa.
Veja também: Redesenho de processos BPM – Definição e conceito
Os 5 segredos da reestruturação empresarial dos processos
A maioria das empresas visa o lucro.
E mesmo aquelas que trabalham por causas humanitárias, ou que são instituições sem fins lucrativos, ou ainda que cumprem a tarefa de divulgar ideias, usam processos com entradas e saídas.
Para que estas organizações prosperem, a modelagem desses processos tem que garantir que a soma de todos os recursos empregados em sua cadeia de tarefas seja menor que o resultado final entregue a um consumidor ou à sociedade.
Em outras palavras: é preciso que cada etapa do processo agregue valor a ele para que o produto final (ou serviço) seja reconhecido como algo de valor.
É sobre isso que trata o primeiro ponto chave da reestruturação empresarial dos processos.
Confira: Promova a colaboração com um software de controle de processos
1- Análise da cadeia de valor
A cadeia de processos é dividida em tarefas. A primeira coisa a fazer para determinar se existem tarefas que podem ser eliminadas ou devem ser melhoradas, é analisar o quanto de valor elas agregam ao processo.
Por exemplo: para uma marca de perfumes de grife, o layout da embalagem, a criação do logotipo e a produção das embalagens agregam muito valor ao produto final.
Devem-se tomar todas as providências para que estas etapas do processo sejam efetuadas com a máxima eficiência.
Já para uma marca de perfume posicionada de outra forma, focada em baixo preço, estas fases do processo não são tão importantes e podem ser terceirizada, simplificando o processo.
Da mesma forma, em vez de manter uma equipe de designers especializados em criar embalagens e equipamentos caros, a empresa pode usar embalagens padronizadas oferecidos no mercado, eliminado todas essas etapas do processo.
2- Automatização de tarefas repetitivas
Para ambos os exemplos de empresas que demos acima, depois de definido o design do rótulo que vai na embalagem, muito provavelmente será bem mais econômico e eficiente usar uma máquina e automatizar o processo de adesivagem do rótulo.
Portanto, tarefas repetitivas devem ser automatizadas como é o caso de pesagens, envaze, empacotamento e outros.
Mas atenção: se uma tarefa repetitiva também for responsável por agregar alto valor à cadeia, pode ser o caso de não automatizá-la, como acontece em restaurantes de alta classe, onde chefs especializados fazem os mesmos pratos, segundo as mesmas recitas, todos os dias.
3- Gargalos
Gargalos são aqueles pontos de sua cadeia que exigem a reestruturação empresarial dos processos porque eles “travam” o fluxo de trabalho.
Isso normalmente ocorre por falta da entrada de algum recurso, como materiais, informações ou serviços, ou ainda por incapacidade técnica do pessoal assim como deficiências em equipamentos.
Saiba mais: Análise de gargalo em processos: responda 4 perguntas
4- Analisando handoffs
Toda vez que se passam informações de um sistema para outro, trata-se de um processo de handoff.
Este processo incorre no risco de que as informações sejam passadas incorretamente ou com atraso, o que pode levar a gargalos ou erros.
Daí a necessidade de se atentar apara eles e, se for o caso, automatizá-los.
Veja mais detalhes sobre isso nesta postagem: Estratégias de hand-off se traduzem em resultados
Veja também neste vídeo como a automatização de processos de negócio pode auxiliar ao otimizar a transição de responsabilidades entre diferentes equipes:
5- Momentos da verdade
Um dos pontos fundamentais de qualquer processo é aquele em que o cliente final toma contato com ele.
Pense na entrega de um carro novo, zero quilômetros, em uma concessionária.
As grandes marcas, principalmente, desenvolvem todo um processo, quase um ritual, para que este momento mágico seja perfeito e motivo de satisfação e lembrança na mente do cliente pelo resto de sua vida.
Mas deve-se ter muita atenção neste ponto. Do que vale uma entrega espetacular se a pós-venda for ruim? É importante que a experiência se estenda e seja repetido a cada revisão do automóvel entregue.
Veja mais um texto sobre este tema: Mapeamento de processos: como fazer corretamente na empresa
Determinar a reestruturação empresarial dos processos é uma tarefa meticulosa, que exige muito estudo e trabalho em equipe.
Nesse contexto, uma ferramenta colaborativa, baseada na nuvem, com acesso por diversos dispositivos móveis pode ser de grande ajuda.
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