Quem procura um bom software de controle de processos deve ter em mente que, mais do que fornecer dados para o controle da Cadeia de valor, ele será usado para o desenho dos processos e sua melhoria, continuamente.
Isso porque a modelagem de processos segue um ciclo de seis etapas:
- Planejamento e alinhamento estratégico
- Análise
- Desenho
- Implantação
- Monitoramento e controle
- Melhoria
Ao chegar à sexta etapa, volta-se ao início: alinha-se novamente o planejamento estratégico da empresa e seus objetivos com o processo atual, faz-se uma nova análise, redesenha-se o processo, e assim por diante, em um ciclo virtuoso da já citada melhoria contínua.
Nesse contexto, um software de controle de processos deve ir além, deve funcionar tanto como um software de controle de versões do processo, como um software de controle e otimização de processos, tudo isso de forma integrada, em uma única ferramenta.
Assim, tudo que foi feito antes pode ser revistado, versões paralelas podem ser testadas e comparadas, além muitas outras vantagens, como trabalho em equipe, integração e colaboração, que detalharemos a seguir.
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Vantagens de um software de controle de processos
Se esta ferramenta BPM for um software de controle de versão de processo e otimização, o trabalho na empresa será extremamente facilitado, veja como:
1- Trabalho em equipe
A modelagem, controle e melhoria de processos é um trabalho que exige uma equipe multidisciplinar, incluindo, entre outros, donos de processo, analistas, patrocinadores, escritório de processos, consultores e uma relação direta com que está na operação e até mesmo com clientes.
Assim, um software de controle de processos que permita a criação de diversas versões melhoradas, sem se perder as anteriores, e seja acessível pela nuvem, com atualizações em tempo real, fará com que todos possam compartilhar ideias parciais, trocar sugestões, apresentar inovações e muito mais, trabalhando ao mesmo tempo.
Um processo de um membro da equipe pode ser editado por outro, sem que a versão anterior de seu colega seja perdida, mas de forma que ele já aproveite o que foi desenvolvido.
2- Documentação
Falamos em um software de controle de processos que fosse mais além disso: queríamos um software de controle e otimização de processos, que guardasse versões anteriores e que fosse online, com acesso remoto.
E agora, queremos ainda mais: queremos que este software documente os processos modelados instantaneamente, com um clique do mouse!
Sim, isso é possível e vai facilitar muito a troca de informações, não só entre os membros da equipe, como com outras áreas, clientes internos e externos.
HEFLO conta com esta funcionalidade de gerar a documentação automaticamente, com um layout bonito e amigável, de fácil entendimento e muito completo!
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3- Biblioteca de processos: gestão do conhecimento
Que tal se este software de controle de processos, já que ele pode arquivar versões anteriores, contasse com uma biblioteca de processos onde projetos passados que deram certo pudessem ser estudados, alguns processos ou subprocessos padronizados, e tudo isso usado como inspiração para cada novo desafio?
Além de arquivar seus processos de forma intuitiva e prática, HEFLO oferece periodicamente diversos modelos de processos prontos que foram desenvolvidos e testados por especialista, para você usar e editar como quiser, facilitando muito e fazendo você ganhar tempo em seu dia a dia.
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HEFLO é um software de modelagem de processos que têm sido bastante útil para diversas empresas e profissionais, veja o que tem a dizer o Marcio Zilli:
“Faz algum tempo que procurava alguma opção ao caro Visio, e não tão prático. Encontrei algumas outras soluções, mas sempre havia dificuldades no uso (nada amigável) ou no suporte falho, ou na facilidade de aprendizado e uso. E bem quando necessitei de tudo isso, encontrei numa simples pesquisa e fui avançando e compreendendo, sendo apoiado e me desenvolvendo. A Equipe e a Ferramentas são excepcionais, e me tornei um de seus clientes. Obrigado a todos da HEFLO.”
Marcio Zilli – A&Z Consultoria
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É imprescindível às empresas o estímulo ao trabalho em equipe, o engajamento e contribuição de todos para o atingimento dos objetivos organizacionais.