Outils de gestion du temps : organisez-vous et améliorez votre productivité

  • C’est juste pour un café ! Vous m’accompagnez ?
  • Un instant, petit « like » sur la photo du neveu de mon ami qui est entré à l’université….
  • Zut ! Je n’arrive pas à me concentrer, j’ai l’impression de recevoir un courriel toutes les secondes !

Voilà des phrases typiques de personnes qui ne savent pas utiliser de bonnes techniques de gestion du temps.

Avez-vous reconnu quelqu’un qui correspond à ce profil ? Heureusement ce n’est pas vous, n’est-ce pas ?

Le temps est une ressource précieuse. Ce n’est pas quelque chose que nous pouvons « stocker », alors lorsque nous le gaspillons, nous ne pouvons pas revenir en arrière et le récupérer.

La gestion du temps sans secrets

Se sentir surchargé ou sans suffisamment de temps pour effectuer les tâches de la journée est une réalité courante au sein des organisations. La plupart du temps, c’est parce que de nombreuses personnes ont du mal à gérer et à optimiser le temps dont elles disposent.

Savoir faire une bonne gestion du temps contribue directement à augmenter la productivité et l’efficacité de l’entreprise et favorise une amélioration des résultats.
Mais avant tout : savez-vous ce qu’est la gestion du temps ? Venez et nous vous expliquerons !

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps, c’est gérer les heures de la journée. C’est planifier et organiser le temps qui sera consacré à la réalisation de certaines activités, que ce soit professionnellement ou personnellement.

Une gestion efficace du temps permet de planifier et d’exécuter les tâches quotidiennes dans les délais prescrits. Ainsi, les tâches ne s’accumulent pas et bénéficient d’une attention renforcée.

Il existe d’innombrables techniques de gestion du temps qui aident à comprendre les tâches quotidiennes de travail et à développer des méthodologies capables d’optimiser chaque minute de la journée. Heureusement pour nous, nous pouvons de nos jours compter sur la technologie, comme alliée, dans le processus de gestion du temps.

Connaissez-vous de bons outils de gestion du temps ?

Découvrez 6 outils de gestion du temps

Tempo é dinheiroAujourd’hui, le marché dispose de plusieurs outils de gestion du temps.

Certains sont minimalistes, comme « Remember the Milk », d’autres sont plus sophistiqués, comme les fonctions d’automatisation et de délais d’HEFLO, par contre, ils ont tous un seul objectif : aider les gens à mieux organiser leurs activités quotidiennes.

L’optimisation étant le mot d’ordre de ceux qui souhaitent booster leur productivité et obtenir des résultats pertinents, nous avons séparé 6 outils et techniques des plus utilisés en gestion du temps.

Les cinq premiers sont recommandés pour les petites demandes ou les tâches personnelles, tandis que le sixième est le meilleur outil lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des services et que le temps est une ressource précieuse.

1 – Getting Things Done (GTD)

Développée par David Allen, c’est l’une des techniques de gestion du temps les plus simples et les plus objectives. Avec la méthode GTD, il est possible d’augmenter la productivité et d’atteindre des performances professionnelles élevées.

Pour exécuter la technique, il est nécessaire de suivre cinq étapes :

  1. La collecte : faire une liste de toutes les tâches à effectuer.
  2. Le traitement : analyser la liste des demandes et identifier celles qui nécessitent une action ou non.
  3. L’organisation : organiser les tâches et fixer une date limite pour leur réalisation.
  4. L’exécution : effectuer les tâches planifiées. Pas de distractions et d’interruptions.
  5. La révision : revoir périodiquement les stratégies d’exécution des tâches et apporter certains ajustements, si nécessaire.

La Technique Pomodoro

La Technique Pomodoro a été créée en 1980 et vise à organiser les tâches en cycles de temps avec un intervalle à la fin de chaque cycle. Cela vous semble confus ? C’est plus simple qu’il n’y paraît.

Pour réaliser la technique, il suffit d’éditer une liste contenant les tâches à effectuer. Avec un chronomètre à vos côtés, vous devez vous concentrer sur l’une des activités énumérées pendant 25 minutes. Pas d’interruption possible.

Après cette période, une pause de cinq minutes vous est autorisée pour vous reposer, avant de reprendre aussitôt le travail.

Après avoir terminé les quatre cycles de 25 minutes, il vous sera alors possible de faire une pause plus longue. L’auteur de cette technique s’est appuyé sur l’idée que des pauses fréquentes stimulent la vigilance mentale.

Técnica Pomodoro para Gestão de tempo

2 – Wunderlist

Autre outil de gestion du temps des plus simples et des plus rapides.

Wunderlist vous permet de créer des listes d’activités et d’organiser vos tâches dans des dossiers, et d’avoir en plus un système de rappel qui vous avertit lorsque la date limite s’approche.

Pratique et agréable à regarder, Wunderlist fonctionne sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable. La mise en page facilite la gestion de toutes les fonctionnalités présentes dans cet outil.

3 – Remember the Milk

Remember the Milk se démarque parmi les principaux outils de gestion du temps.

Gratuit, il crée des listes de tâches et peut être synchronisé avec votre compte de messagerie et autres plateformes. De cette façon, vous aurez toujours toutes vos tâches à portée de main.

Remember the Milk est disponible sur iOS et Android et est parfait pour gérer les tâches personnelles.

4 – Rescue Time

On a souvent l’impression que le temps passe trop vite et que cela nous empêche de pouvoir terminer toutes les activités dans la journée.

Avec l’application Rescue Time, vous pouvez suivre vos tâches en ligne. Il enregistre votre développement et vous indique combien de temps la tristement célèbre procrastination vous en fait perdre.

Grâce à cette application, votre temps est géré efficacement.

5- Todoist

Disponible sur différents systèmes d’exploitation, Todoist est une excellente alternative pour ceux qui souhaitent organiser des listes de tâches.

En plus de permettre l’accès aux tâches à partir de n’importe quel endroit, cette application permet de les partager avec d’autres membres de l’équipe. Elle vous tient également informé des délais de livraison.

La mise en page est très intuitive, ce qui rend les fonctionnalités plus compréhensibles.

6 – Gestion par processus

Toutes les techniques et outils de gestion du temps ci-dessus sont excellents pour les tâches personnelles ou professionnelles comportant de petites exigences.

Mais que faire lorsque l’entreprise se développe ?

Comment gérer le temps de grandes équipes ou processus ?

Il existe sur le marché une approche entrepreneuriale appelée BPM (Business Process Management), ou simplement « Gestion par processus ». Dans cette technique, nous cartographions les principaux processus d’une entreprise et définissons ensuite des délais pour les tâches ou pour l’ensemble du flux.

Pour permettre la gestion du temps, nous avons ajouté la configuration d’alertes, qui servira de référence pour la priorisation. Voici des exemples de déclencheurs pour une tâche de réservation de billets d’avion :

  • Après avoir atteint 50% de l’échéance de la tâche, envoyer un courriel à la personne en charge.
  • Quand on atteint 70% de l’échéance de la tâche, ajouter un indicateur visuel rouge.
  • Après avoir atteint 80% de l’échéance de la tâche, la transmettre automatiquement au coordinateur de la personne en charge.

Outre la standardisation, cette approche permet au gestionnaire de déléguer davantage de tâches.

De quelle manière ?

Les responsabilités sont préalablement convenues dans le flux de processus et les déclencheurs ne feront intervenir le gestionnaire que dans des situations exceptionnelles.

Dans l’image ci-dessous, voyez le résultat final d’une demande dans la liste d’un membre de l’équipe.


Découvrez en détail le fonctionnement de la fonction de délais et d’alertes de HEFLO.

Découvrez également les principales fonctionnalités de HEFLO pour gérer les processus métiers et rendre votre équipe plus productive.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, le manque de temps est souvent confondu avec la désorganisation.

Maintenant que vous connaissez certains des principaux outils de gestion du temps, que diriez-vous de les mettre en pratique ? Organisez-vous et améliorez votre productivité !

Et si vous vous considérez déjà comme une personne organisée, dites-nous, dans les commentaires, quelles techniques vous utilisez pour gérer le temps !

Toutefois, si vous rencontrez toujours des difficultés, pas de problème. Enregistrez votre problème de gestion du temps et nous vous donnerons quelques conseils supplémentaires.

 

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