Méthode QQOQCCP : apprenez à concevoir, exécuter et mesurer un plan d’action simple et efficace.

Vous avez besoin de mettre en route un projet et vous ne savez pas comment vous organiser ?

Vous avez des difficultés à créer un plan d’action efficace qui intègre l’équipe, établit les tâches nécessaires et apporte de bons résultats ?

Avez-vous déjà entendu parler de la méthode QQOQCCP ? Savez-vous ce que c’est ?

La méthode QQOQCCP est l’un des outils de gestion les plus efficaces disponibles, et aussi incroyable que cela puisse paraître, l’un des plus simples et des plus faciles à appliquer.

Savez-vous ce qu’est méthode QQOQCCP ? Cette combinaison de lettres n’est rien de plus qu’un plan d’action qualifié et structuré en étapes pratiques et bien définies.

Dans un univers dynamique et extrêmement compétitif tel que celui des affaires, les activités et les communications internes de l’entreprise doivent être rapides et agiles. Des erreurs dans la transmission de certaines informations peuvent générer d’innombrables pertes.

Et c’est exactement pour s’assurer que cela n’arrive pas que la méthode QQOQCCP a été créée, puisqu’elle clarifie complètement les éventuels doutes qui pourraient survenir sur les processus d’affaires mis en œuvre dans les entreprises.

Dans ce post, vous allez comprendre exactement comment utiliser méthode QQOQCCP, vous aurez accès à quelques formulaires  QQOQCCP ainsi qu’à quelques exemples  QQOQCCP pour vous inspirer.

Êtes-vous prêt(e) ?

Alors, allons-y !

Pourquoi la méthode QQOQCCP s’appelle comme ça ?

À première vue cela peut sembler compliqué, mais c’est justement le contraire.

La méthode QQOQCCP est ainsi appelée pour simplifier les orientations impliquées à chaque étape du plan d’action qu’elle propose.

Savez-vous ce qu’est QQOQCCP ?

C’est facile ! Ce sont les lettres de 7 questions.

Découvrez quelles sont ces questions :

• Quoi?
• Qui?
• Où?
• Quand?
• Comment?
• Combien?
• Pourquoi?

Voyez ce formulaire de  QQOQCCP, très réduit, dans le tableau ci-dessous. Il s’agit d’une brève explication de chacune des questions, suivant l’ordre dans lequel elles doivent être analysées :

Quoi?	Qu’est-ce qui sera fait ?	L’action, les étapes, la description
Qui?	Par qui cela sera-t-il fait ?	La responsabilité de l’action
Où?	Où cela se fera-t-il ?	Le lieu
Quand?	Quand cela sera-t-il fait ?	Le temps, les dates, les délais
Comment?	Comment cela se fera-t-il ?	La méthode, le processus
Combien?	Combien cela coûtera-t-il à faire ?	Les coûts ou dépenses impliqués
Pourquoi?	Pourquoi cela se fera-t-il?	Le justificatif, la raison

Comme vous l’avez peut-être remarqué, chaque étape de la méthode QQOQCCP fait référence à une question différente, la réponse à chaque question étant le déclencheur de la question suivante.

C’est génial, non ? Une manière pratique et agile d’organiser vos plans d’action.

Il s’agit, en bref, d’un outil administratif efficace. Et en raison de sa simplicité, il peut être utilisé par les petites, moyennes et grandes entreprises qui souhaitent enregistrer leurs actions et leurs flux de travail de façon ordonnée et systématique, de la simple planification de réunions à l’exécution de projets plus complexes.

Savez-vous qui a créé la méthode QQOQCCP ? Ce furent les japonais ! Toujours à la recherche de moyens pratiques et intuitifs pour organiser.

Largement utilisée pour créer un plan d’action QQOQCCP, la méthode n’est pas le seul moyen d’y parvenir. Regardez cette vidéo qui donne d’autres astuces sur la façon de créer un plan d’action  :

Voici comment utiliser correctement la méthode QQOQCCP

Pour une application correcte de la méthode QQOQCCP, avant de commencer à remplir le tableau, le gestionnaire doit indiquer, à travers un planning stratégique précédemment préparé, les réponses aux problématiques qu’il souhaite résoudre.

Si nécessaire, il peut demander de l’aide aux employés et collaborateurs directement ou indirectement impliqués dans son équipe de travail ou sa routine professionnelle, à travers des activités comme le brainstorming, par exemple. Mais il faut garder à l’esprit trois thèmes essentiels :

• L’horizon des actions doit toujours être la cause des problèmes et non les effets possibles qu’ils ont causés. Autrement dit, cherchez à créer des solutions définitives au lieu de solutions palliatives.
• Les solutions mises en œuvre au travers de la méthode QQOQCCP doivent être aussi objectives que possible, et éviter les effets secondaires qui peuvent provoquer de nouvelles actions afin de les supprimer.
• Ne vous contentez jamais de la première bonne idée : proposez plusieurs approches aux différentes situations analysées, vous augmenterez ainsi vos options et votre champ d’action.

Vérifiez en détail comment répondre à chaque question sur un formulaire  QQOQCCP

Répondre aux questions d’un plan d’action QQOQCCP peut être simple, mais cela nécessite une certaine prudence.

Si les réponses sont trop vagues, il sera difficile pour l’équipe de comprendre ce que l’on attend réellement de chacun des membres.

Pour cela, nous présentons quelques astuces sur la façon de remplir les questions d’un diagramme QQOQCCP.

Voyez :

Quoi? Qu’est-ce qui sera fait ?

La réponse à cette question correspond à la portée du projet et à la tâche spécifique de chaque membre de l’équipe.

En effet, vous pouvez créer votre méthode QQOQCCP en réservant une ligne pour le projet dans son ensemble, et aider ainsi les intervenants à comprendre son contexte.

Ensuite, créez une ligne pour chaque employé et complétez avec ce qu’il doit faire.

Ainsi, si l’objet du projet est de développer un nouvel aménagement de la salle de réunion, les obligations des membres – ce qu’ils doivent faire  peuvent être :

• Mesurer et dessiner le plan de la salle ;
• Faire le devis du nouveau mobilier ;
• Dessiner le plan électrique, avec les emplacements des lampes et des luminaires,Etc…

Qui ? Par qui cela sera-t-il fait ?

Évidemment, cela fait référence aux responsables de l’exécution de chaque tâche. Dans certains cas, il se peut que plusieurs employés travaillent ensemble dans des activités données. Cela doit être clairement indiqué, afin d’éviter à deux personnes de faire la même chose, au lieu de s’entraider à réaliser la tâche de façon collaborative.

Où ? Où cela se fera-t-il ?

L’endroit où les choses se passeront et aussi où le projet « aura ses effets ».

Ainsi, un environnement virtuel peut être indiqué comme le lieu où auront lieu les discussions et débats sur le projet, comme dans une chaîne du logiciel de communication d’entreprise Slack, par exemple.

Dans le cas d’un projet impliquant plusieurs services, voire plusieurs entreprises, il est essentiel de définir le lieu des réunions de travail.

Enfin, le lieu où les actions prendront effet permet également aux employés de mieux comprendre les conséquences de leurs activités.

Ainsi, dans notre exemple, le plan de la salle de réunion sera partagé dans le drive Google de l’entreprise, mais il sera implanté dans la salle qu’il représente.

Quand ? Quand cela sera-t-il fait ?

Définir simplement une date de début et de fin du projet peut ne pas suffire.

Idéalement, un calendrier devrait être créé, qui peut être attaché à la  méthode QQOQCCP.

Ainsi, pour chaque employé, indiquez quand il doit démarrer et exécuter sa tâche, ou plusieurs d’entre elles en fait.

Si nécessaire, définissez des étapes avec des livraisons intermédiaires, pour éviter que les activités ne s’accumulent à la fin du délai de livraison.

Comment ? Comment cela se fera-t-il ?

Expliquer comment le faire implique diverses possibilités.

Il peut même s’agir d’une description de la façon dont vous voulez que la tâche soit effectuée, par exemple : mesurer la salle en utilisant un mètre ruban.

Mais, la plupart du temps, il s’agit de définir quels outils, méthodologies ou même de notes seront utilisés.

Voici plus d’exemples :

• Réaliser le plan d’étage en utilisant tel logiciel graphique ;
• Développer la planification du projet en utilisant la méthode QQOQCCP ;
• Concevoir les diagrammes de processus en utilisant la notation BPMN.

De cette façon, tout le monde « parlera la même langue » et on évitera que lors de l’intégration des tâches, que le résultat soit une véritable « salade », sans signification ni utilité.

Imaginez, par exemple, que la personne chargée de décider de l’emplacement du mobilier dans notre exemple de réaménagement de la salle de réunion reçoive le plan d’étage dans un logiciel qu’elle ne peut pas à ouvrir sur son ordinateur.

Si la façon dont les choses doivent être faites est clairement définie, ce genre de problème ne se produira pas.

Combien ? Combien cela coûtera-t-il à faire ?

Nous arrivons au budget du projet.

Ainsi, au-delà d’une estimation de son coût, il est important de définir le montant auquel chaque membre aura droit individuellement.

Idéalement, des dates de déclaration de frais et dépenses devraient être définies, pour vérifier que le devis est respecté.

Pourquoi ? Pourquoi cela se fera-t-il ?

Ceci est l’une des réponses les plus importantes.

Par rapport au projet, cela lui donne du sens. Ainsi, comme dans l’exemple ci-dessus, le motif pour refaire l’aménagement de la salle de réunion peut s’avérer être le fait d’augmenter la capacité d’accueil du personnel et de disposer d’installations adéquates pour de nouveaux équipements multimédias.

De même, définissez pour chaque membre du projet pour quelles raisons il doit exécuter ses tâches.

Par exemple : pourquoi concevoir le plan de la salle de réunions ? Pour mieux agencer la disposition du mobilier.

Vous souhaitez utiliser la méthode QQOQCCP dans un projet ? Utilisez ce modèle que nous avons préparé pour vous :

• Télécharger la version MS Excel.

Exemples de méthode QQOQCCP

Et si nous faisions notre propre exemple de plan d’action avec la méthode QQOQCCP ?

Imaginez que vous vouliez acheter de nouveaux ordinateurs pour le service ventes. Voici un plan d’action pour que la personne responsable du devis sache exactement ce qu’elle doit faire :

• Quoi? Qu’est-ce qui sera fait ? : demander un devis de 10 nouveaux ordinateurs auprès d’au moins 5 fournisseurs différents.
• Qui ? Par qui cela sera-t-il fait ? : Pierre Henri
• Où? Où cela se fera-t-il ? : service ventes.
• Quand ? Quand cela sera-t-il fait ? : jusqu’à la fin du mois.
• Comment? Comment cela se fera-t-il ? : effectuer une recherche sur internet, puis appeler pour négocier de vive voix.
• Combien ? Combien cela coûtera-t-il à faire ? : Un maximum de 5% du budget annuel du service de IT.
• Pourquoi ? Pourquoi cela se fera-t-il ? : les ordinateurs actuels sont en fin de vie utile, ils sont lents et obsolètes.

Avez-vous vu comme tout est clair pour Pierre Henri pour ce qu’il doit faire ? Délais, portée, motifs et le reste ?

Ainsi, lors de l’élaboration de votre plan d’action, l’idéal est d’utiliser un tableau, un formulaire QQOQCCP où les responsabilités et les réponses aux questions à chaque membre de l’équipe seront très claires pour tout le monde.

Par conséquent, si un employé dépend qu’un autre finalise sa tâche pour commencer la sienne, il sera à même de lui demander de l’agilité.

De la même manière, s’ils remarquent qu’ils peuvent aider les autres dans leurs tâches, une certaine synergie peut apparaître dans le groupe.

Vous doutez encore de comment faire la méthode QQOQCCP  lors de création de votre plan d’action ? Alors, regardez cette vidéo :

 

Avez-vous déjà entendu parler de la technologie BPM ? Les outils de Business Process Management tels que le logiciel HEFLO facilitent grandement l’application de la méthode QQOQCCP. Ils offrent plusieurs fonctionnalités supplémentaires qui profitent aux processus d’affaires et les améliorent considérablement.

Comment bâtissez-vous des plans d’action dans votre entreprise ? Utilisez-vous la méthode QQOQCCP, par exemple ? Ou d’autres méthodologies ? Répondez à ces questions dans les commentaires et participez également à notre sondage :