Comprendre ce qu’est la matrice RACI et comment créer cette matrice de responsabilité

Qui fera quoi dans un processus ?

Déterminer les rôles des personnes impliquées dans les activités des processus n’est pas toujours facile.

Souvent, lors de la conception d’un processus, nous nous perdons dans certains détails et finissons par ne pas définir clairement les responsabilités.

Pour faciliter ce processus de définition des rôles et des responsabilités dans une organisation ou dans les processus, il existe le modèle RACI.

Il s’agit d’une matrice de responsabilités, appelée matrice RACI, qui crée une carte de responsabilités pour les activités d’un processus.

Dans cet article vous allez comprendre ce qu’est la matrice RACI et sa signification. Vous découvrirez comment faire une matrice de responsabilité ainsi que quelques exemples, dont vous pourrez vous inspirer.

Voir aussi : Approche des processus métiers : 9 principes essentiels à la conception

Alors, qu’est-ce que la matrice RACI ?

Comprendre ce qu’est une matrice RACI n’est pas difficile.

La Matrice RACI ou Tableau RACI est un outil visuel d’utilisation facile qui définit clairement les attributions, les rôles et les responsabilités de chaque collaborateur dans les activités d’un processus.

Cette définition vous a-t-elle paru claire ? Super ! Alors, voyez maintenant la signification de RACI.

RACI : signification

Comprendre ce qu’est une matrice RACI implique de découvrir la signification de cet acronyme.

RACI signifie en anglais : Responsible, Accountable, Consulted et Informed.

Voici la traduction de chacun de ces termes :

• Responsible = Responsable
• Accountable = Approbateur
• Consulted = Consulté
• Informed = Informé

La signification de RACI n’est toujours pas claire pour vous ? Ok, pas de problème, nous allons vous l’expliquer plus en détail !

Chacun de ces mots se réfère aux attributions et aux responsabilités que le collaborateur aura dans les tâches d’un processus.

Comprenez mieux :

• Responsible (responsable) : c’est la personne qui est effectivement chargée d’effectuer cette tâche du processus. Les réalisations devront être effectuées par ce collaborateur, qui est celui qui « met la main à la pâte ».
• Accountable (Approbateur) : la tâche du processus peut-elle démarrer ? A-t-elle été exécutée correctement ? Est-ce conforme aux normes souhaitées par l’entreprise ? L’approbateur surveille la réalisation du processus, il donne la permission de le démarrer (dans certains cas) ou approuve le résultat et les réalisations. C’est généralement le propriétaire du processus, un superviseur ou gestionnaire qui joue ce rôle.
• Consulted (Consulté) : il s’agit d’une personne qui peut contribuer à la réalisation du processus. Cet individu peut être à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise et il est consulté afin que le processus se déroule aux mieux. Il conforte le processus par son expérience et ses connaissances.
• Informed (Informé) : pendant que le processus est en cours, certaines personnes doivent être informées de son niveau d’avancement et de ses livraisons. Chaque fois qu’une activité génère des conséquences importantes pour l’une des personnes impliquées, cette personne doit être ajoutée dans la liste des personnes informées.

Voir cette illustration qui résume la signification de RACI :

Source : Stratec

Mais tous les processus ne suivent pas uniquement ces types de rôles, de responsabilités et d’attributions définis dans la méthodologie RACI.

Dans certains cas, il peut y avoir d’autres rôles et responsabilités, tels que Manager (Gérant), Backup (Equipe de réserve), Notify (Notifiés) et Originator (Créateur).

Voici leurs rôles et attributions :

• Manager (Gérant) : c’est le responsable pour assurer la livraison du processus, mais pas pour l’approuver. Par exemple : en développant un logiciel, il se peut que l’employé principal ou le client approuve cette livraison mais pas la personne qui s’est occupée du processus.
• Backup (Equipe de réserve) : si la personne responsable de la tâche ne peut pas l’exécuter, il est nécessaire de déterminer qui la remplacera.
• Notify (Notifié) : contrairement à la personne informée, qui a besoin de recevoir plusieurs informations importantes sur le processus, la personne notifiée n’a besoin que d’être notifiée de la fin d’une tâche. Cette personne pourra ainsi, par exemple, démarrer sa tâche, et permettre la continuité du processus.
• Originator (Créateur) : est la personne qui a créé la tâche du processus. En sachant qui a initié cette tâche, il est plus facile de clarifier directement avec cette personne les doutes sur son exécution.

Commencez-vous à comprendre comment fonctionne la matrice des rôles et des responsabilités ? Avez-vous vu comment cela peut aider à définir les rôles et les responsabilités des collaborateurs ?

Comment créer une matrice de responsabilité RACI

Maintenant que vous connaissez la signification des initiales dans la matrice RACI, il est temps d’apprendre à créer une matrice de responsabilité.

Pour cela, suivez simplement quelques étapes.

Comment mettre en place une matrice de responsabilité étape par étape.

La forme traditionnelle pour mettre en place une matrice RACI est la suivante :

1. Faites une liste de toutes les activités d’un processus
2. Faites une autre liste de toutes les personnes impliquées dans le processus
3. Montez un tableau avec une ligne réservée à chaque activité du processus
4. Dans ce même tableau, créez des colonnes correspondantes à chacune des personnes impliquées dans le processus
5. Analysez chaque activité et marquez-la soigneusement d’une des lettres dont nous avons vu la signification dans le sujet précédent

Cependant, dans HEFLO, il est possible d’effectuer la configuration RACI directement dans l’élément de tâche.

Toutefois, il y a quelques conseils importants à respecter lors de la construction de votre tableau RACI :

Les 6 règles fondamentales pour créer une matrice de responsabilité RACI

1. Il doit toujours y avoir au minimum une personne responsable pour chaque activité du processus.
2. De même, il doit toujours y avoir au minimum un approbateur pour chaque tâche du processus.
3. En revanche, il ne peut y avoir plus d’un approbateur pour une même activité des processus.
4. La personne responsable d’une activité particulière peut également être son approbateur.
5. Dans une même activité il peut y avoir plusieurs personnes consultées et informées.
6. L’idéal est de n’avoir qu’un seul responsable pour chaque activité. Cela évite les processus parallèles ou dédoublés. Mais, s’il est vraiment nécessaire de définir plus d’un responsable, la répartition des tâches de chacun doit être claire et très bien définie.

Est-ce que vous avez compris comment mettre en place une matrice de responsabilisation RACI ? Pensez-vous que vous seriez en mesure d’en créer une pour votre entreprise ?

Que diriez-vous de voir un exemple de matrice de responsabilité pour vous assurer que vous maîtrisez ce processus ? Mieux, que diriez-vous d’en voir 3 exemples ?

Modèle de matrice de responsabilité, voyez 3 d’entre eux

Nous avons sélectionné 3 exemples de matrice de responsabilité RACI pour que vous puissiez voir, dans la pratique, comment ils fonctionnent.

Modèle de matrice de responsabilité 1 :

Source : HSM

Ceci est un exemple assez simple de matrice de responsabilité RACI.

Notez que la matrice ne liste que les noms des responsables sur la première ligne, sans indiquer les postes ou fonctions. L’idéal est plutôt d’indiquer les postes et les fonctions, car les processus sont réalisés par des personnes formées pour effectuer chaque tâche.

En effet, si l’un des collaborateurs est dans l’impossibilité de travailler, voire a quitté l’entreprise, le tableau RACI devra être refait, ce qui n’est pas l’idéal.

Pour cette raison, nous recommandons de ne pas utiliser les noms des personnes, mais les fonctions ou postes qu’elles occupent dans l’entreprise. Dans le cas où une personne impliquée est extérieure à l’entreprise, la même chose devrait être faite.

Modèle de matrice de responsabilité 2 :

Source : Rede Juntos

Ce second modèle de matrice de responsabilité adopte quant à lui les postes des responsables en première ligne.

C’est une matrice RACI pour un processus de développement de systèmes.

Notez que la personne responsable d’une tâche (marquée d’un R) peut être le consulté (C) ou l’informé d’une autre personne/tâche (I). Il peut même s’agir de l’approbateur (A) d’une autre tâche ou activité.

Cela se produit dans la colonne Analyste, par exemple.

De plus, notez dans la colonne du responsable que ce collaborateur de l’entreprise est à la fois responsable (R) et approbateur (A) de l’activité « Surveiller et suivre le développement  ». On le marque comme cela dans la cellule correspondante : R / A.

Enfin, il convient de préciser que l’un des membres du tableau RACI peut ne pas être directement responsable (R) d’aucune activité, ni un approbateur (A) ou un consulté (C). C’est le cas de l’assistant (dernière colonne) qui est seulement informé (I) de toutes les activités qui se produisent au cours du processus.

Modèle de matrice de responsabilité 3 :

Source : GitHub

Dans cet exemple de matrice RACI, en plus des personnes impliquées dans des positions bien définies, il existe une particularité spéciale. Un nouveau type de responsabilité a été créé, le testeur, indiqué par la lettre (T).

C’est parce que nous sommes dans un contexte de processus de développement de logiciels. Dans des processus comme celui-ci, où toute responsabilité vitale est très spécifique et différenciée, cela s’avère nécessaire.

Dans ce cas, tester le logiciel est une étape importante qui ne pourrait être représentée par les lettres conventionnelles de la matrice RACI, ni par les lettres supplémentaires.

Par conséquent, lorsqu’il s’agit d’un processus avec ces caractéristiques, vous pouvez créer une nouvelle catégorie de responsabilité, lui attribuer une lettre et l’indiquer dans le tableau. C’est ce qui se passe dans toutes les colonnes de la dernière ligne de l’exemple de matrice RACI, comme vous pourrez le constater.

Modèle de matrice de responsabilité 4 :

Chez HEFLO, les responsabilités sont présentées sur le portail et permettent à l’utilisateur d’identifier rapidement ses responsabilités.

Les avantages de l’utilisation de la matrice RACI.

Après tout ce que nous avons vu jusqu’à présent, vous vous demandez peut-être : pourquoi utiliser la méthodologie RACI ? Quels en sont les avantages ?

Nous avons préparé ci-dessous une liste de ces avantages :

• Aide pour retracer les responsabilités.
• La méthode RACI aide les autres membres du processus à savoir à qui se reporter, à qui demander de l’aide ou à qui réclamer la réalisation.
• Elle empêche un processus de se bloquer lorsque quelqu’un n’a pas rempli une tâche qui lui avait été assignée.
• Contrôle formel et documenté de « qui doit faire quoi ».
• Outil facile à utiliser et à créer, visuel et intuitif. Pratique pour consulter rapidement.
• Stimule la communication entre les membres de l’équipe, la collaboration et le travail d’équipe.
• Répartition claire et objective des tâches des membres du groupe de travail.
• Un sens plus développé des responsabilités et le constat que la bonne réalisation du travail de chacun entraîne une meilleure performance du travail et des résultats des autres.
• Les ressources sont allouées à leur juste mesure pour chaque collaborateur.
• Le dédoublement des tâches est évité.
• Si un membre de l’équipe part, le backup, l’équipe remplaçante sait exactement quoi faire.

Utilisez-vous la matrice RACI dans votre entreprise ?

Connaissiez-vous déjà la matrice RACI ? Comment l’avez-vous trouvée ? Avez-vous l’intention de l’employer dans votre entreprise ?

L’utilisez-vous réellement dans votre entreprise ? Parlez-nous de votre expérience avec cet outil dans les commentaires.

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