Découvrez 4 outils et 3 conseils d’un spécialiste de Harvard sur le processus de prise de décision

Prendre des décisions n’est pas facile. Tout le monde a déjà été confronté à ça et chacun sait à quel point cela peut être pénible.

Après tout, une mauvaise décision peut avoir des conséquences à long terme sur votre entreprise.

C’est tellement vrai que certaines études démontrent que la prise de décisions « aspire » les énergies de notre cerveau et est extrêmement éreintante. Même pour de simples petites décisions. Pour cette raison, il est essentiel « d’économiser » les prises de décisions tout au long de la journée.

Certaines célébrités, comme Barack Obama et Mark Zuckerberg, prennent cette idée tellement au sérieux qu’ils ne perdent pas leur temps avec des décisions banales, comme par exemple choisir leurs vêtements le matin. Ils ont 5 ensembles de vêtements très semblables et ils s’habillent presque de la même façon tous les jours.

Vous pensez peut-être que c’est exagéré – et c’est peut-être le cas – mais mieux vaut tenir compte de certains conseils pour prendre des décisions.

Ainsi, dans ce post, nous avons sélectionné 4 outils auxquels nous avons ajouté 3 conseils supplémentaires pour vous aider dans le processus de prise de décision.

Ne perdez pas de temps à réfléchir : prenez la bonne décision et lisez cet article !

Processus de prise de décision : 4 outils et 3 conseils de Harvard

Le processus de prise de décision dans les entreprises peut être très complexe. Les processus appelés « trade-offs », auxquels on a recours, lorsqu’il faut choisir entre deux alternatives aux avantages “excluants” (par exemple : coût bas x qualité) sont les plus stressants.

Pour vous sentir plus à l’aise dans la prise de décision, découvrez les outils et conseils que nous avons sélectionnés et rendez votre « decision making process » (processus de prise de décision) plus productif et agréable.

Décision Management : 4 outils pour vous venir en aide

1- Indicateur de performance – KPI

C’est sûrement l’un des outils les plus importants pour la prise de décision dans le monde des affaires. Il est quasiment impossible de trouver une entreprise bien ancrée sur un marché qui n’utilise pas les indicateurs de performance afin d’évaluer ses processus et de prendre les décisions d’amélioration et d’ajustement nécessaires.

Les indicateurs de performance sont des instruments de mesure utilisés pour évaluer la progression des processus de façon simple et rapide.

Par exemple : on peut évaluer la qualité finale générée par une ligne de production des pièces en utilisant un indicateur de qualité qui mesure le pourcentage de pièces livrées sans défauts.

Il existe plusieurs types d’indicateurs de performance largement utilisés, tels que les indicateurs de profit, le taux de fidélisation client (ou taux d’attrition), le taux de conversion de ventes et beaucoup d’autres encore.

En comparant la mesure relevée par l’indicateur de performance avec les objectifs prévus dans les plans stratégiques et tactiques, l’administrateur peut prendre des décisions concernant le maintien du processus tel qu’il est ou opter pour le démarrage d’un travail d’amélioration.

L’un des moyens les plus efficaces d’accéder aux indicateurs de performance en temps réel est d’automatiser vos processus à l’aide des logiciels BPM.

Cette vidéo peut vous aider à créer des indicateurs de performance :

Découvrez-en plus sur les indicateurs de performance et comment ils peuvent être utiles dans vos processus de prise de décision ici : Quels sont les principaux types d’indicateurs de performance ? Exemples de KPI

2 – Matrice de prise de décision

La prise de décision ne se réfère pas toujours qu’aux processus.

De nombreuses autres décisions sont prises dans une entreprise, par exemple : quel employé promouvoir, quelle machine acheter, quel type de publicité utiliser, s’il faut ou non déplacer les locaux et bien d’autres exemples encore.

Pour tous ces cas, il existe un processus de prise de décision qui aide à choisir la solution parmi un éventail de possibilités : la matrice de prise de décision.

La matrice de prise de décision consiste à lister les solutions alternatives proposées pour le problème, à sélectionner certains critères d’évaluation des résultats et à attribuer une note à chacun d’eux.

Voici un exemple pour illustrer cela :

Matrice de prise de décision : quelle machine doit-on acheter ?

Imaginez que vous êtes le responsable de production d’une entreprise et vous avez sélectionné 4 machines différentes pour produire des pièces données.

Vous avez des doutes sur laquelle choisir, vous avez défini 4 critères :

  • Le prix
  • Le temps d’installation
  • La productivité
  • Le coût de la maintenance

Ce sont juste des exemples. Des critères spécifiques doivent être attribués à chaque prise de décision.

Après avoir choisi vos critères, vous montez un tableau comportant les quatre machines ; ensuite vous attribuez des notes comparatives pour chacun des éléments de l’évaluation.

  • Prix : plus le prix est élevé, plus la note baisse
  • Temps d’installation : plus le temps est long, plus la note baisse
  • Productivité : plus la productivité est élevée, plus la note monte
  • Coût de maintenance : plus le coût est élevé, plus la note baisse

Si vous le souhaitez, vous pouvez même définir des pondérations plus élevées pour certains critères que vous trouverez plus pertinents. Dans ce cas, les notes seront multipliées par un facteur.

Après cela, on additionne les notes de chaque ligne et on vérifie quelle machine aura obtenu la note la plus élevée. Ce sera alors cette machine-là qui sera choisie.

Voyez l’illustration :

3 – Matrice d’Eisenhower

Avec autant de décisions à prendre dans votre vie quotidienne, une façon de pratiquer un bon decision management (gestion de décisions) est de déterminer les activités à faire immédiatement, celles qui peuvent être reportées, celles qui doivent être déléguées et celles dont vous ne devriez plus vous soucier.

Pour cela, le président américain Eisenhower utilisait une phrase :

« Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

Source : Pensador

Pour se servir de la matrice d’Eisenhower, classez vos activités par importance et urgence et prenez les décisions suivantes :

  • Important et urgent : faites-le vous-même, tout de suite !
  • Important mais pas urgent : réservez un jour pour le faire.
  • Pas important, mais urgent : déléguez à quelqu’un en qui vous avez confiance.
  • Ni important, ni urgent : oubliez cette tâche.

Découvrez cette image qui illustre la matrice d’Eisenhower :

4 – Analyse de Pareto

L’un des outils les plus anciens pour la prise de décision. L’analyse de Pareto se base sur la théorie de l’économiste italien Vilfredo Pareto selon laquelle 20% des causes génèrent 80% des conséquences.

Cette analyse s’utilise beaucoup quand il y a une grande quantité d’actions possibles à faire et qu’il faut choisir les plus effectives.

Par exemple : une entreprise possède un portefeuille de clients bien fourni, cependant son service et sa force de vente ne suffisent pas à répondre de façon adéquate et elle ne peut se permettre d’embaucher plus d’employés.

Une possibilité serait de procéder à une étude sur chaque client pour trouver celui ou ceux qui génèrent le plus de profit pour l’entreprise et concentrer les efforts sur eux.

Selon Pareto, en faisant l’analyse de ces données, l’entreprise pourra découvrir que 20% de ses clients méritent une attention particulière, car ils génèrent 80% des bénéfices.

De plus, il apparaîtra que 20% des clients sont responsables de 80% des annulations de commandes, par exemple.

De cette façon, les responsables des ventes et du marketing pourront choisir entre quels clients conserver et quels clients mettre à l’écart.

Cette règle s’applique à plusieurs autres prises de décision, comme par exemple, opter pour des produits plus rentables, des unités plus productives, etc…

Voulez-vous approfondir ce sujet ?

Consultez cette infographie qui illustre plus de détails sur le principe de Pareto :

3 conseils de decision making process (processus de prise de décision) selon un article de Harvard.

Maintenant que vous avez appris quelques techniques sur la prise de décision, c’est le moment de découvrir quelques conseils pour les mettre en pratique au quotidien.

Pour cela, nous avons sélectionné un article de Harvard Business Review intitulé « 3 ways to improve your decision making » ou, en français : « 3 façons d’améliorer votre prise de décision ».

Selon l’article, lorsque nous prenons des décisions, nous devons prendre en compte la façon dont nos choix auront une influence sur les résultats et à quel point nous voulons que tel ou tel résultat se produise.

En ce sens, le processus de prise de décision nécessite deux facteurs importants :

  • La prévision
  • Le jugement

Mais comment bien s’en sortir dans ces deux tâches ?

Voici 3 conseils :

1 – Ayez moins de certitudes

Selon le prix Nobel de psychologie Daniel Kahneman, une confiance en soi exagérée est le comportement numéro 1 qu’il éliminerait s’il avait une baguette magique.

Il est étonnant de voir comment cela peut entraver la prise de décision, en particulier pour ceux qui se considèrent experts dans certains domaines.

Les gens trop confiants en eux-mêmes finissent par prendre des décisions sans y penser suffisamment.

Si vous êtes sûr que la décision A est la meilleure, essayez de regarder sous un autre angle et d’analyser de plus près les alternatives B et C.

Alors, revoyez vos certitudes : elles peuvent vous faire prendre des mauvaises décisions et rater l’occasion d’obtenir des résultats bien meilleurs, que ceux que vous aviez envisagé.

2 – Vous vous demandez : « À quelle fréquence cela se produit-il normalement ? »

Cela peut sembler évident, mais la plupart des gens ne se posent pas cette question lorsqu’ils prennent une décision et découvrent le résultats obtenu.

Combien de fois avez-vous fait cela et combien de fois cela a-t-il fonctionné, le savez-vous ?

Une étude et des recherches sur internet sur des sources peuvent en révéler beaucoup sur ce que vous devez décider.

Par conséquent, lors de l’analyse des prévisions de résultats, et pour vous décider sur le meilleur choix, n’hésitez pas à utiliser des « vues externes ».

Il y a beaucoup de matériel à votre disposition pour vous aider à faire des prévisions plus précises et, par conséquent, à prendre de meilleures décisions.

3 – Utilisez la probabilité

La probabilité est une branche des mathématiques largement utilisée pour faire de bonnes prédictions. Et, comme nous l’avons dit, plus les prévisions sont bonnes, plus les choix faits lors de la prise de décisions seront judicieux.

Il ne s’agit pas de faire des études de probabilité complexes à chaque fois que vous prenez une décision, mais avoir des notions de base vous aideront à avoir plus de maîtrise sur le sujet.

Des études ont montré que même des connaissances limitées en probabilité apportent une amélioration importante dans la prise de décision dans les entreprises. Que diriez-vous de consacrer une demi-heure par jour à ce sujet ?

Conclusion : le processus de prise de décision demande de la pratique et quelques outils.

Vous avez vu 4 outils de prise de décision qui peuvent être très utiles pendant ce processus :

  1. Les indicateurs de performance – KPI
  2. La matrice de prise de décision
  3. La matrice d’Eisenhower
  4. L’analyse de Pareto

En plus de cela, vous pouvez suivre 3 conseils importants pour améliorer votre processus de prise de décision :

  1. Ayez moins de certitudes
  2. Demandez-vous : cela arrive-t-il souvent ?
  3. Utilisez la probabilité

Prenez-vous beaucoup de décisions dans votre vie quotidienne ?

Utilisez-vous des outils pour cela ? Avez-vous des conseils à partager avec nous ?

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