Si alguien desea comprender qué es la documentación de procesos, debe entender que es el estado actual de un proceso, después de su análisis.
Especialmente porque la documentación del análisis de procesos es el último paso que debe dar el equipo de trabajo durante todas las etapas del análisis, creando un consenso sobre en qué estado se encuentra en este momento.
En este contexto, ¿qué es la documentación de procesos, sino un acuerdo explícito dentro del equipo que lo analiza sobre las conclusiones que tuvieron de su análisis?
Esto es con el fin de tener un punto de partida común para los próximos pasos a seguir en relación al proceso y para que se puedan hacer comparaciones futuras con respecto a mejoras y resultados, por ejemplo.
Así que es muy importante tener en cuenta que la documentación de procesos no cubre nada que se escape de la realidad actual del proceso, tales como proyecciones o estimaciones.
Para que se pueda entender mejor lo que es la documentación de procesos, vamos a comentar a continuación algunas de las principales características de esta actividad, así como una lista de algunos de los documentos que se pueden generar.
¿Qué significa documentación de procesos?
Muchos no se dan cuenta de la importancia de la documentación de procesos, y ven esta actividad como una mera acumulación de papeles, con un aspecto burocrático e improductivo.
De hecho, uno debe darse cuenta de que la documentación es una parte integrante de la mejora de procesos, en varias de sus fases, proporcionando una base sólida y consensual para que se entiendan las mejoras necesarias y se pueda hacer análisis y comparaciones de los resultados y desempeños.
¿Qué es la documentación de procesos As Is?
Las mejores técnicas para utilizar en la documentación de procesos incluyen el uso de modelado de procesos por medio de la notación BPMN, además de la descripción y detalles de los mismos. Para ayudar a la documentación, también se deben utilizar herramientas de BPM, hojas de cálculo y otros recursos tecnológicos similares.
Vea más: Modelado de procesos BPM – Comprenda los conceptos.
Entre las actividades desarrolladas durante la documentación, hay que destacar la diagramación del proceso actual, llamado AS IS, la distinción de cada una de las actividades que componen el proceso y la declaración de quiénes son los participantes y cuáles son sus responsabilidades.
Por lo general, los artefactos generados durante la documentación incluyen el documento que describe el proceso, las actividades, y el diagrama del proceso AS IS. Para alcanzar estos objetivos se deben analizar todos los documentos que ya existen referentes al proceso, y es la oportunidad importante de realizar entrevistas con los actores del proceso.
Ejemplos de los documentos generados
El modelo del proceso actual en sí, ya es uno de los principales documentos que se crean. Pero para llegar al mismo, otros documentos son muy útiles:
- Especificación del objetivo del proceso.
- Análisis general del entorno empresarial.
- Planillas acerca del escenario.
- Razón para pensar en la mejora del proceso.
- Descripción de las actividades inherentes al proceso.
- Lista de participantes.
- Especificación de las responsabilidades de los participantes.
Documentación del nuevo proceso
Otro tipo importante de documentación de procesos es el que se produce después del diseño del nuevo proceso.
Ahora, el diseño del nuevo proceso sirve para documentar en carácter formal y escrito los siguientes aspectos:
- El detalle de sus actividades.
- Las reglas de negocio aplicadas en el proceso.
- Los productos resultantes.
- Los puntos de contacto con los clientes y sus interacciones.
Está claro, después de todas estas consideraciones, que la documentación de procesos es un factor clave que está presente en las diferentes etapas de la mejora de procesos, lo que permite comparaciones para que se puedan obtener los mejores resultados. Por otra parte, contribuye a la preservación del conocimiento y en la realización de entrenamientos.
Las herramientas BPM ágiles e intuitivas, usan notaciones BPMN y permiten más que diseñar, sino también generar informes, alertas y cuadros de información, que pueden proporcionar ayuda sustancial en la documentación de procesos.
