Notación BPMN, la más utilizada para modelar procesos
¿La notación BPMN 2.0 sigue siendo un misterio para ti?
¡En solo unos minutos, eso va a cambiar!
En este artículo descubrirás todo lo que necesitas saber sobre el Business Process Model and Notation: cómo utilizarlo para mapear procesos de negocio, los principales símbolos de BPMN 2.0 y sus significados — con ejemplos prácticos que facilitan la comprensión.
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Notación BPMN 2.0 – ¡Secretos Revelados!
La notación BPMN 2.0 es la última en notaciones para esquematizar y comunicar visualmente en el contexto de BPM.
Esta notación fue creada y mejorada por la Business Process Management Initiative, que luego se fusionó con el Object Management Group, una asociación internacional abierta y sin fines de lucro fundada en 1989.
La notación BPMN 2.0 fue desarrollada con el objetivo específico de crear un estándar, un lenguaje común para el modelado de procesos de negocio.
Así, al dibujar un diagrama de proceso, será posible utilizar símbolos universales que serán entendidos por varios profesionales que tienen acceso a este estándar internacional de notación.
Además, el modelado de procesos es un paso clave en BPM, y se puede utilizar para describir el proceso tal como es y también para diseñar la versión optimizada.
En conclusión, la notación BPMN especifica el proceso de negocio en un diagrama que es fácil de leer tanto para usuarios técnicos como para usuarios de negocio. El diagramado BPMN es intuitivo y permite la representación de detalles complejos del proceso. El simbolismo BPMN sirve como un lenguaje estándar, cerrando la brecha de comunicación entre el modelado de procesos y su ejecución. Por esta razón, hoy se considera la lengua franca para la comunicación en el mundo empresarial.
¿Cómo se realiza la notación BPMN?
Lo que hace el lenguaje BPMN es representar cada acción con un símbolo. Tomemos como ejemplo una agencia de viajes que recibe una solicitud de un cliente potencial.
El proceso de planificación de viajes comienza con esta solicitud y pasa por cotizaciones de hoteles, boletos de avión, alquiler de autos y tours turísticos. Luego, todo se recopila y consolida, terminando con el envío de la propuesta al cliente.
Si se acepta, comienza un nuevo proceso, el proceso de ventas. Cada uno de estos pasos y la relación entre ellos se representa en el diagrama BPMN mediante un símbolo, haciendo del proceso un estándar dentro de la empresa y comprensible para todos.
Podemos identificar cuatro tipos de símbolos BPMN 2.0 relacionados con elementos que representan el comportamiento del proceso:
- Objetos de flujo
- Objetos de conexión
- Carriles de natación
- Artefactos
Los objetos de flujo se dividen en tres tipos:
- Actividades – el trabajo que se realiza, algo que se hace (por ejemplo, la cotización del hotel), simbolizado por cuadrados.
- Eventos – ocurrencias, algo que sucede (por ejemplo, el inicio del proceso, la solicitud del plan), simbolizado por círculos.
- Compuertas – puntos de desviación que determinarán el camino que seguirá el proceso (por ejemplo, la decisión de consolidar información), simbolizado por diamantes.
Sobre los carriles de natación, hay dos tipos para analizar:
- Pooles – representan procesos y participantes en el proceso.
- Carriles – cada pool tiene varios carriles, que simbolizan roles, áreas y responsabilidades en el proceso.
Objetos de conexión:
Los objetos de flujo son una simbología BPMN que necesita conectarse entre sí de alguna manera, y esto se hace a través de objetos de conexión.
- Flujo de secuencia – muestra el orden en que se realizan las actividades y se simboliza por una línea sólida y una punta de flecha.
- Flujo de mensajes – indica qué mensajes fluyen entre dos procesos/pooles y se representa por una línea discontinua, un círculo abierto y una punta de flecha abierta al final.
- Asociación – conecta artefactos a objetos de flujo y se simboliza por una línea discontinua.
Artefactos:
Los artefactos se utilizan para agregar documentación visual al diagrama. Uno de los elementos principales de BPMN son los objetos de datos, que describen cómo se pueden manipular los datos. Pueden ser de salida, de entrada, almacén de datos y objeto de datos.
¿Toda esta información sobre la notación BPMN 2.0 se volvió un poco difícil de visualizar para ti?
¡No te preocupes! ¡Hemos seleccionado los principales símbolos BPMN 2.0 para que estés completamente informado sobre el tema!
Principales símbolos utilizados en la notación BPMN 2.0
Sería extremadamente largo presentar todos los íconos y símbolos de BPMN 2.0. Por lo tanto, presentaremos solo algunos de ellos, divididos en 4 tipos principales que se aplican en el diseño de procesos de negocio BPMN:
1- Conectores
Conectan diferentes elementos en un flujo BPMN.
Flujo de secuencia de actividades:
Flujo de mensajes:
Asociación de artefactos y elementos de flujo:
2- Actividades
Estas son las tareas que deben realizarse. Pueden detallarse con pequeños símbolos BPMN en la esquina superior izquierda del rectángulo que las representa.
Veamos algunos ejemplos:
Tarea simple: Una tarea representa el trabajo realizado en el proceso. Puede tener un formulario asociado para la entrada de datos.
Tarea manual: Representa una tarea realizada por una persona que no utiliza un sistema de flujo de trabajo. Ejemplo: Servir café.
Tarea de usuario: Representa el trabajo realizado por un usuario de un sistema conectado al motor de flujo de trabajo. Ejemplo: Registrar un empleado.
Tarea de servicio: Ejecuta un servicio web y se utiliza para implementar integraciones con sistemas de información.
Tarea de envío de mensajes: Envía un mensaje a otro grupo o proceso y avanza automáticamente a la siguiente tarea, que suele ser una tarea de recepción o un evento de captura de mensaje intermedio.
Tarea de recepción de mensajes: Espera un mensaje de otro grupo o proceso. Suele estar posicionada después de una tarea de envío de mensajes o un evento de lanzamiento de mensaje intermedio.
Tarea de script: Ejecuta una secuencia de comandos utilizando el propio motor de procesos. Puede usarse, por ejemplo, para ejecutar un script de Powershell.
Tarea de regla de negocio: Dispara una regla de negocio que devuelve un valor para comparación. Puede realizarse a través de una llamada a un servicio web.
Actividad de llamada: es un tipo especializado de actividad que hace referencia a otro proceso o una tarea global, "llamándola" efectivamente dentro del proceso principal.
Subproceso: Representa una secuencia de actividades que se agrupan para lograr un resultado específico, permitiendo un diseño modular y reutilización en el modelado de procesos.
Estos fueron solo algunos ejemplos de los tipos de tareas más utilizados que se incluyen en las mejores herramientas BPMN. Pueden existir algunas variaciones o incluso desarrollarse con el tiempo. Por lo tanto, es esencial mantenerse siempre actualizado.
3- Eventos
Para todos los tipos de eventos, como regla, una línea de contorno delgada significa inicio (también se puede usar color verde), una línea doble muestra un evento intermedio (se puede usar color azul), y una línea gruesa indica un evento final (se puede usar color rojo), con algunas excepciones donde no tendría sentido tener un evento final de este tipo.
Es importante recordar que dependiendo del evento, ocurrirán diferentes consecuencias tanto al inicio, en la fase intermedia, o al final del proceso, según la notación BPMN 2.0.
Como ejemplo, veamos los eventos relacionados con la iniciación del proceso:
Inicio simple: se utiliza generalmente para representar el inicio manual de un proceso.
Temporizador: el proceso se inicia por una condición de tiempo.
Condicional: una condición lógica determina el inicio del evento.
Señal: inicia un proceso al recibir un mensaje de difusión de cualquier otro proceso.
Múltiple: uno de muchos posibles eventos inicia el proceso.
Múltiple paralelo: deben ocurrir múltiples eventos para iniciar el proceso.
Mensaje: inicia el proceso después de recibir un mensaje de otro proceso o grupo.
Muchos de los disparadores (íconos) de eventos de inicio también se pueden encontrar en eventos intermedios, que sirven para modelar los eventos que ocurren durante la ejecución del proceso. Veamos algunos ejemplos de eventos intermedios según la notación BPMN 2.0:
Intermedio (genérico): este evento no tiene una acción definida pero representa algún cambio de estado en el proceso en el modelado.
Mensaje: se puede usar para el intercambio de mensajes entre dos grupos. En la implementación de automatización de HEFLO, también se utiliza para el envío y recepción de correos electrónicos, llamadas a servicios web y otras funciones disponibles a través de conectores.
Temporizador: se puede usar como un evento de límite en una tarea para definir flujos de excepción. También se utiliza para establecer una restricción de flujo (por ejemplo, "Esperar 1 día").
Enlace: se utiliza para representar gráficamente una continuación de un flujo de secuencia. El evento que inicia el "ir a" debe ser del tipo "lanzamiento", y el evento de enlace que recibe la redirección debe ser del tipo "captura".
Señal: se puede usar para emitir una señal o para escuchar una emisión en una señal de un evento de límite. Las señales son una forma de comunicación desacoplada entre procesos de negocio.
Condicional: Al igual que el evento de temporizador intermedio, se puede usar como un evento de límite (contenido en una tarea) para modificar el flujo normal o fuera de las tareas para representar una restricción.
Paralelo: similar a los eventos condicionales y de temporizador, pero con la posibilidad de contener varios intermediarios, donde todos los elementos contenidos deben cumplirse para que se active el paralelo.
Múltiple: similar al paralelo, pero activa el evento cuando solo se cumple uno de los intermediarios contenidos.
No podíamos dejar de incluir el símbolo que indica un evento final. Al igual que los anteriores, puede incluir muchos de los disparadores vistos anteriormente:
Fin (genérico): es una simple marca del final del proceso y termina el "token" de flujo. Vale la pena recordar que un proceso puede contener 1 o más "tokens", que son caminos paralelos.
Múltiple: está formado por varios otros finalizadores, que se ejecutan todos al final del proceso.
Mensaje: al final del proceso, realiza un lanzamiento de mensaje, que puede usarse para el intercambio de mensajes entre dos grupos.
Escalación: al final del proceso, envía un mensaje de escalación para que los eventos de captura (iniciador de escalación o captura de escalación intermedia) inicien flujos complementarios.
Señal: envía una emisión de señal para que otros procesos inicien flujos a través de iniciadores de señal o eventos de captura de señal intermedios.
Error: termina el proceso y envía una señal de error para ser manejada por un subproceso de error.
Terminación: termina el proceso cerrando todos los "tokens" activos. Este elemento es importante si hay caminos paralelos en su proceso.
Compensación: termina el proceso o "token" e inicia el flujo de manejo de compensación, que se utiliza para deshacer acciones previamente realizadas en el proceso.
4- Pasarelas
Exclusiva: el flujo sigue solo uno de los flujos salientes. Puede usarse para representar una desviación en el flujo.
Paralela: el flujo se divide en otros que ocurren en paralelo.
Inclusiva: el flujo sigue una condición inclusiva, es decir, para cada flujo de secuencia saliente, se evalúa una fórmula, y si el valor es verdadero, entonces se activa el camino. Este tipo generalmente requiere la adición de una segunda pasarela inclusiva para representar la sincronización. Hablamos de esto en nuestro curso de modelado BPMN.
Compleja: controla condiciones complejas de divergencia y también de convergencia.
Intermedia exclusiva basada en eventos: siempre se usa para dividir el flujo iniciando un proceso debido a la ocurrencia exclusiva de uno de múltiples eventos. Se utiliza ampliamente para recibir un mensaje de otro grupo.
Inicial exclusiva basada en eventos: siempre se usa para dividir el flujo iniciando un proceso debido a la ocurrencia exclusiva de uno de múltiples eventos.
Inicial paralela: se usa para iniciar un proceso a partir de múltiples eventos. En este caso, todos los eventos deben ocurrir para que se genere la instancia del proceso.
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