Matriz SIPOC: conheça esta metodologia de modelagem de processos

Fazer a modelagem de processos de negócios pode ser um desafio.

Reunir todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, quando ele se inicia, quais os eventos de término, a sequência de tarefas, os responsáveis por cada uma e definir os clientes do processo, entre outros pontos e elementos importantes, é uma atividade bastante complexa e trabalhosa.

Quem já fez uma modelagem de processos sabe exatamente do que estamos falando!

E como se não bastasse ter que definir todos esses detalhes, ainda é preciso alinhar isso com toda a equipe, fazer reuniões, trocar ideias e anotações…

Se você costuma ter aquela sensação de que tem muito trabalho duro pela frente toda vez que que vai modelar um processo, saiba que existe uma metodologia bastante prática e intuitiva para se fazer isso: a matriz SIPOC.

Você já ouviu falar nela?

Neste post, você vai saber em detalhes o que é SIPOC, como montar essa matriz e como fazer mapeamento de processos SIPOC além de diversos outros detalhes.

Acompanhe o texto com a gente!

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O que é SIPOC?

A matriz SIPOC é uma ferramenta visual usada para documentar um processo de negócios de seu começo até o fim.

Usar o SIPOC é uma maneira prática e intuitiva de se obter uma visão geral e clara das etapas principais do processo e de outros pontos importantes que o compõem, como seu escopo, os pontos de início e término e suas atividades.

Ao usar a matriz SIPOC de forma adequada, é possível entender rapidamente quais são as entradas, saídas, clientes e fornecedores do processo como um todo.

Além disso, por se tratar de um template fácil de entender e que resume muitas informações de forma simples, a matriz SIPOC ajuda a comunicar todas as informações relevantes de um processo para a equipe e para outros usuários do processo.

Devido a todas essas características, o mapeamento de processos com SIPOC é amplamente empregado, se revelando uma excelente ferramenta para consultores e analistas de BPM.

E para que você tenha um conhecimento completo de o que é SIPOC, confira esta definição “oficial”, baseada no Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – ABPMP BPM CBOK V3.0.

“SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída- Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”

Veja também em nosso blog: Vantagens e exemplos de mapeamento de processos nas empresas

SIPOC: significado

A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.

Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:

• Saídas do processo (outputs): As saídas são os resultados de um processo, aquilo que um cliente espera receber. Por exemplo: um produto, um e-mail ou um formulário preenchido.
• Clientes do processo (customers): Como mostramos acima, as saídas de um processo precisam ser entregues a alguém. Podem ser pessoas, departamentos, outro processo da organização, um órgão de fiscalização, outras empresas ou clientes externos do negócio.
• Entradas do processo (inputs): São aqueles elementos necessários para que o processo aconteça. Para que um relatório seja criado, é preciso receber informações, por meio do preenchimento de um formulário, por exemplo. As entradas dos processos podem ser dados, materiais, recursos, colaboradores, entre muitas outras.
• Fornecedores do processo (suppliers): Todas as entradas têm uma origem. Quais são essas origens das entradas? Podem ser pessoas, departamentos, empresas ou outros processos, por exemplo.
• O Processo (process): Trata-se do fluxo de tarefas que estão sendo mapeadas. Na matriz SIPOC, cada etapa do processo será indicada e, além disso, é necessário dar um nome ao processo. A dica é que o nome de um processo deve ser composto de duas partes: um verbo no infinitivo mais um complemento que o qualifica, por exemplo: Fazer a Expedição das Mercadorias.

Além das cinco letras que formam o acrônimo SIPOC, é bom lembrar que dentro dos processos devem ser definidos o início do processo, o seu término e as etapas que se desenrolam durante sua execução.

Confira mais dicas sobre mapeamento de processos em nosso blog: Os 5 tipos de mapeamento de processos mais usados e a solução definitiva

Sigma e SIPOC

Você conhece o 6 Sigma?

6 Sigma ou Six Sigma, segundo o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – ABPMP BPM CBOK V3.0 é:

“Uma abordagem direcionada à melhoria de desempenho de negócio reduzindo ou restringindo variações em processo e respectivos resultados. O objetivo é alcançar uma variação estatística de seis desvios padrão de variação dentro dos limites definidos pelas especificações do cliente. Desde a sua introdução em meados de 1980, Six Sigma tornou-se uma abordagem reconhecida para melhoria e estabilização de processos para obter resultados previsíveis e repetíveis”

A relação entre 6 Sigma e SIPOC se encontra na metodologia DMAIC, uma das ferramentas usadas nessa metodologia de gerenciamento empresarial.

A ferramenta DMAIC consiste em um método para solução de problemas em que são empregadas 5 fases, conforme as letras da sigla:

1. Definir os objetivos para a melhoria dos processos: eles devem estar alinhados com a demanda dos clientes e com a estratégia do negócio.
2. Medir os aspectos-chave do processo: além de coletar dados relevantes.
3. Analisar os dados: o objetivo desta fase é encontrar relações de causa e efeito.
4. Melhorar os processos: para isso, devem ser usadas técnicas analíticas de dados.
5. Controlar desvios em relação a metas: e, em seguida, corrigir esses desvios antes que resultem em defeitos. Para isso, deve-se definir mecanismos de controle e também monitorar continuamente o processo.

Na fase “Definir” do 6 Sigma é usado o SIPOC, constituindo-se, assim, em uma importante ferramenta dessa metodologia de melhoria de processos.

Confira mais informações: 7 desperdícios e 5 etapas: Lean e Six Sigma

Como fazer SIPOC: dicas práticas

O objetivo da matriz SIPOC é responder a 6 perguntas, veja quais são elas.

As 6 perguntas da matriz SIPOC:

1. Quem fornece insumos para o processo?
2. Quais são as atividades envolvidas no processo para transformar entradas em saídas?
3. Quais são os principais insumos necessários para os resultados esperados?
4. Quem são os verdadeiros clientes do processo?
5. Quais especificações são definidas nas entradas?
6. Quais são as saídas esperadas do processo?

A melhor forma de como fazer SIPOC é em grupo, por meio de uma sessão de brainstorm. Assim, será possível ter uma visão mais ampla do processo e contar com diversos pontos de vista.

Por isso, é fundamental contar com um template da matriz SIPOC em tamanho grande, para ser preenchido coletivamente.

Outro ponto importante: reúna um grupo multidisciplinar e que tenha contato direto com o processo, para poder contar com contribuições variadas e enriquecer o mapeamento de processos SIPOC.

Antes de começar, é importante apresentar aos participantes uma breve visão geral do processo SIPOC, seu propósito, as ferramentas utilizadas e o modelo de matriz SIPOC.

Com tudo isso esclarecido, é hora de identificar cada um dos componentes e preencher cada espaço da sua matriz SIPOC, vamos lá?

Matriz SIPOC: dicas para preencher

[enquanto lê o passo a passo de como fazer SIPOC, tenha este template da matriz SIPOC à vista, para entender melhor cada uma das etapas]

• O primeiro passo é definir o que é o processo e onde ele começa e termina. Isso será preenchido na coluna P (process) da matriz SIPOC.
• No primeiro espaço dessa coluna é preenchido o início do processo e no último espaço, o fim.
• Tenha em mente que você também deve definir as atividades necessárias para converter suas entradas em saídas.
• Normalmente são preenchidas, no mínimo, 5 etapas na coluna P (process).
• Em seguida, identifique as saídas para cada etapa do processo. Você fará isso preenchendo a coluna O (outputs).
• Lembre-se que as saídas do processo não incluem apenas o produto ou o serviço que você está entregando. Elas também podem incluir aprovação de documentos, dados, decisões e qualquer outra coisa que você possa imaginar que resulte de um processo.
• Se você tem muitas saídas, concentre-se apenas nas críticas, aquelas que são mais importantes para o processo.
• É hora de definir os clientes. Estes são os destinatários finais de cada saída do seu processo. Portanto, para cada saída, você deve assinalar na coluna C (customers) pelo menos um cliente correspondente a elas.
• Perceba que não pode haver uma saída sem um cliente para ela e vice-versa.
• Você também pode adicionar na coluna C (customers) os requisitos esperados para que cada uma das saídas seja considerada adequada e dentro da conformidade exigida pelo processo.
• Em seguida, identifique as entradas para cada etapa do processo. Faça isso preenchendo a coluna I (inputs).
• As entradas podem ser os materiais, a pessoas, as máquinas e equipamentos, os sistemas de TI, as informações ou qualquer outra coisa que seja necessária para que o processo ocorra adequadamente.
• É importante que a equipe se esforce para não deixar escapar nenhuma entrada do processo.
• Por fim, indique quem forneceu os insumos do processo. Identifique os insumos e os fornecedores de cada um deles na coluna S (suppliers). Dessa forma, ficará mais fácil entender de qual fornecedor dependerá a realização de cada entrada no processo.

Ficou claro para você como fazer SIPOC, com este tutorial?

Se ainda tem alguma dúvida, confira este interessante vídeo, que explica rapidamente e sem complicações como fazer a matriz SIPOC:

https://www.youtube.com/watch?v=6P1JZ5EKofI

Veja mais: Mapeamento de Processos: fluxogramas e seus segredos

Exemplo de matriz SIPOC

Para você ter ainda mais clareza de como fazer SIPOC, elaboramos este exemplo de SIPOC, um modelo para você seguir.

Nele estão preenchidos todos os campos, com exemplos de entradas, saídas, processo, seus fornecedores e clientes.

EXEMPLO DE PLANILHA

Clique aqui para baixar a planilha SIPOC de exemplo.

Gostou desse modelo de matriz SIPOC? Consulte-o sempre que precisar, na hora de fazer a modelagem de um processo.

Aliás, você notou como é importante definir claramente os clientes do processo ao fazer SIPOC?

Aproveitamos o tema para fazer uma enquete, responda com sinceridade:

Obrigado por deixar seu voto!

E já que você foi tão participativo, temos um convite a te fazer: visite nosso canal no YouTube, o somos HEFLO e assista a este vídeo que mostra como fazer a modelagem de processos.

Afinal, depois de fazer o mapeamento do processo usando a matriz SIPOC, nada melhor que transportar seu diagrama para a notação BPMN de forma ágil e rápida, com um software intuitivo e baseado na nuvem:

https://www.youtube.com/watch?v=ZgUHulPlibs

 

Você já usou a matriz SIPOC em seu negócio?

Conte para a gente nos comentários se já conhecia a matriz SIPOC e se usa em sua empresa.

E se não conhecia, diga o que achou dessa metodologia de mapeamento de processos e se pretende passar a usar.

Vamos lá! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente toda sua experiência em BPM!