O controle do estoque muitas vezes é visto como um detalhe burocrático da área de vendas. Porém, ele tem grande impacto em toda a empresa — e depende das suas ações para que esses efeitos sejam positivos.
Quando esse controle é feito da maneira correta evita desperdícios, diminui os custos, aumenta a segurança e garante o abastecimento, evitando que o cliente deixe de comprar o que deseja. Por outro lado, o descontrole nesse sentido leva à perda de produtos por causa da validade ou da obsolescência, além de prejudicar a área de compras e vendas.
É fundamental saber o que e como fazer para garantir que tudo fique sob controle. Veja a seguir 5 segredos para ter sucesso na tarefa e entenda a importância de cada um!
1. Crie processos bem estruturados
Para cuidar do estoque da melhor maneira possível, tudo começa com a estruturação dos processos. Isso serve para dar importância a processos considerados cruciais, aumentando a segurança.Essa etapa é responsável por estabelecer uma importante padronização, o que contribui para o aumento dos níveis de controle e para a melhoria dos resultados.
Para fazer essa estruturação de maneira adequada, determine, por exemplo, como ocorrerá a saída de estoque. Em alguns casos, os produtos que entraram primeiro saem primeiro, garantindo um bom giro — ainda mais para os perecíveis.
Já no caso de demandas específicas e pontuais — como um produto que passa a ser muito vendido —, pode fazer sentido estabelecer que o último que entra é o primeiro a sair. Tudo vai depender do momento do seu negócio e do tipo de produto que é vendido.
Também é necessário pensar em outras questões, como a disposição física dos elementos. Dar importância a esse ponto é fundamental, já que favorece a organização e facilita na hora de encontrar itens importantes.
Não se esqueça, ainda, de definir com qual frequência os inventários devem ser feitos, de modo a garantir o acompanhamento adequado desses níveis.
2. Automatize as tarefas
Uma vez que os processos estejam estruturados, o ideal é buscar aumentar a produtividade ao máximo. Nesse cenário, o mais recomendado é recorrer à tecnologia e buscar a automação de tarefas.
Isso é ainda mais importante para empresas que têm um estoque elevado e que exige cuidados especiais. Como são muitas as tarefas no cotidiano — como a entrada e a saída de elementos desse setor —, fazê-las de maneira automática é o melhor caminho.
Uma das possibilidades consiste, por exemplo, em registrar automaticamente a entrada e a saída do estoque. Aliando isso ao inventário prévio, é possível acompanhar os níveis de produtos em tempo real e com mais confiabilidade.
Criar fluxos de compras junto aos fornecedores para garantir que tudo entre no estoque no mesmo período, por exemplo, também é uma forma de automatizar as obrigações. Com isso, há menores riscos para o empreendimento e desmobilização da equipe, que pode atuar de maneira estratégica.
3. Insira o uso de códigos de barras
Uma das formas de automatizar o controle do estoque consiste em utilizar os códigos de barras. Esses elementos que revolucionaram o varejo ainda na década de 70 são especialmente úteis para diminuir o trabalho necessário para cuidar do estoque.
No caso de lotes de produto, como em caixas, há um código específico que pode ser lido a distância pelo equipamento certo. Individualmente, há códigos de diversos tamanhos e com tecnologias diferenciadas, como o QR Code.
O ponto é que o uso desse recurso no controle do estoque o torna mais eficiente porque ajuda na administração do que existe dentro desse espaço.
Associando o código às informações de produto, cria-se um banco de dados completo com tudo o que é necessário para o acompanhamento. Além disso, a simples leitura do código e o subsequente envio de informações acontecem de maneira rápida e totalmente automática, facilitando a tarefa e diminuindo a possibilidade de erros.
4. Adote um sistema de gestão
Para aumentar a robustez do controle do estoque, o uso de tecnologia é indispensável. Nesse sentido, um dos elementos mais importantes é o sistema de gestão. Ele é capaz de integrar as informações e ampliar a produtividade, diminuindo custos e evitando erros que podem custar caro.
Nesse caso, o sistema atua conectado a outros setores. A partir do inventário inicial, baseando-se em dados da área de compras e de vendas, ele atualiza automaticamente as informações sobre a disponibilidade de produtos.
Também é relevante considerar que o sistema de gestão ajuda a monitorar questões como a data de entrada do produto, a validade que ele possui, o custo ao entrar no estoque e assim por diante.
Para empresas que desejam ir fundo nesse controle, ele é ainda mais relevante porque favorece uma abordagem baseada em um grande volume de dados. Dá para saber, por exemplo, qual é o giro de estoque de determinado produto, assim como quais são as características mais relevantes de um lote específico.
Isso favorece a tomada de decisão e, reduzindo a atuação humana, traz mais confiabilidade sobre a tarefa.
5. Capacite a equipe continuamente
Não adianta automatizar tarefas, estruturar processos e contar com os melhores recursos se a equipe não consegue executar corretamente suas funções. Por maior que seja o uso da tecnologia, ainda é necessário ter uma equipe de profissionais. Então, uma das preocupações deve ser capacitar essas pessoas.
É necessário, por exemplo, que todos os colaboradores responsáveis por essa área tenham vasto conhecimento sobre as principais características específicas desse estoque. Esses profissionais devem reconhecer questões como giro de estoque, produtos mais importantes e quais falhas frequentes precisam ser reduzidas. Também devem ser capacitados para usar o software, os códigos de barras e os demais recursos da melhor maneira.
Mesmo quando já tiverem bons conhecimentos, os colaboradores devem passar por uma reciclagem e atualização de conceitos, de modo que a atuação seja sempre estratégica e alinhada aos objetivos da organização. Sem isso, há grandes riscos de haver falhas e subaproveitamento de recursos.
Ao aplicar esses segredos, o controle do estoque da sua empresa ficará muito mais robusto, seguro e eficiente. Como resultado, o seu empreendimento poderá economizar e favorecer a satisfação dos clientes, mantendo a segurança e a atuação estratégica.
Como o acompanhamento é um dos segredos do controle benfeito, vale a pena conhecer alguns indicadores de estoque para pequenos negócios. Veja o que e como monitorar!
Artigo produzido pela equipe do Saia do Lugar.
