Exemples de réingénierie des processus d’affaires
Savez-vous ce qu’est la réingénierie des processus d’affaires ? Également appelée Business Process Reengineering (BPR), il s’agit de la reconsidération radicale d’un processus métier visant à en améliorer de manière significative les coûts, la qualité, le service et la vitesse. La réingénierie des processus d’affaires est l’analyse et la refonte des processus d’une entreprise.
Certaines recommandations doivent être prise en considération lors de la mise en œuvre de la réingénierie des processus d’affaires :
- L’axe gestion – client ;
- Le manager doit déléguer du pouvoir à son équipe ;
- L’accent est mis sur le résultat ;
- Il n’est pas positif de marquer des points, mais de diriger et d’enseigner ;
- Des processus simples et optimisés sont meilleurs que des processus
compliqués et complexes ; - Si un processus ne fonctionne pas continuellement c’est qu’il est temps d’en
trouver un nouveau tourné vers l’avenir ; - Toujours identifier les buts et objectifs ;
- Gardez à l’esprit la mission de l’entreprise.
Ces recommandations vous permettront d’obtenir une réingénierie des processus d’affaires qui fonctionne.
Maintenant que vous avez compris ce qu’est le Business Process Reengineering, prenons le temps de regarder en détails quelques exemples et études de cas.
Voir aussi : Qu’est-ce que la réingénierie des processus ?
Réingénierie des processus d’affaires : des exemples de BPR qui fonctionnent
Rien de mieux que des exemples concrets de BPR pour vraiment comprendre le sujet. Nous allons donc vous exposer divers cas de réingénierie d’affaires qui ont été couronnés de succès.
Exemple de BPR au sein d’une entreprise de restauration rapide
Un exemple de réingénierie des processus d’affaires intéressant à observer est celui mis en place dans une entreprise de restauration rapide.
Refondre complètement de la façon de livrer des produits peut apporter des résultats inattendus. Dans ce type de restaurant, initialement le processus se passe comme dans tous les autres :
- les clients passent commande
- la commande est envoyée à la cuisine qui prépare le repas
- La cuisine fait parvenir la commande prête
- La commande est livrée au client.
Les analystes des processus d’affaires se sont rendu compte qu’il serait plus rentable que certaines composantes du repas soient préparées au préalable dans un centre distinct et livrées quotidiennement aux restaurants.
Lorsque le client commande, les composantes de la commande sont rassemblées et livrées. Il s’agit d’un changement complet dans le processus, qui aboutit à un contrôle accru, moins d’erreurs, une plus grande satisfaction des employés car ce changement leur permet d’augmenter leur capacité à se concentrer sur les besoins des clients, le tout sans perte de qualité.
Une curiosité : la prochaine fois que vous allez dans un fastfood servant des hamburgers, notez que la boisson est toujours placée au centre du plateau. Ce positionnement réduit le risque de chute [si ce n’est pas le cas, profitez-en pour donner cette astuce au serveur].
Pour vous détendre avant de voir la prochaine étude de cas de Business Process Reengineering, prenez le temps de regarder cette vidéo (pensez à activer les sous-titres):
Voici une autre vidéo en anglais:
Exemple de BPR au sien d’une société vendant des cartes de voeux
Dans une entreprise qui offre des produits tels que les cartes de Noël ou encore des cartes d’anniversaire renouveler constamment le stock et changer régulièrement le design des cartes sont des points fondamentaux.
En moyenne, il faut compter trois mois pour que les nouveaux articles atteignent les rayonnages d’un magasin. Grâce à des études de marché, on a pu déterminer que l’idéal serait d’avoir mensuellement de nouveaux produits en rayonnage.
À première vue, il était facile de dire que le retard se situait au niveau de la production. Lors de l’analyse et de la cartographie du processus, il a été vérifié que l’étape de création était en réalité l’étape la plus longue.
En effet, souvent le concept est donnée à l’équipe créative et plusieurs collaborateurs commencent à accomplir la même tâche. L’étape de création s’effectue en doublons. Une idée peut ainsi mettre des jours avant de sortir sur papier.
Ce constat a permis de redessiner complètement le processus en définissant une équipe interfonctionnelle définissant le concept et réalisant la création. Les résultats obtenus sur la vitesse, le coût et l’efficacité ont été incroyables.
Cet exemple de réingénierie des processus d’affaires montre l’importance à accorder à l’étude du processus puis à sa modification.
La réingénierie des processus revient à trouver des solutions nouvelles à appliquer à des cas existants. Cette vidéo disponible en anglais vous montre comment l’on oublie parfois d’envisager les solutions les plus évidentes.
Exemple de BPR : élaborer, soumettre et corriger des examens
L’une des tâches les plus pénibles pour les enseignants et les étudiants, que ce soit dans les universités ou dans les écoles, est d’élaborer des tests, les faire passer à leurs étudiants et les corriger.
Le problème majeur est souvent l’orthographe. Le test complété avec peine à la main par l’étudiant se révèle inintelligible par l’enseignant.
La solution trouvée ? La réalisation de tests via des formulaires électroniques complétés sur des ordinateurs portables sur lesquels les étudiants ont accès à d’autres outils les aidant dans leurs réponses tels que des feuilles de calcul.
Pour empêcher les étudiants d’interroger Google de manière frauduleuse, ces appareils ne disposent pas d’une connexion Wi-Fi ou Internet. Les tests peuvent être insérer par des dispositifs simples (et peu coûteux) via une clé USB par exemple, puis collectés. Les données collectées peuvent être ensuite connectées à un système qui aide l’enseignant à corriger sans rencontrer les divers problèmes d’interprétation dû à l’orthographe. De nombreuses données peuvent même être partagées avec les étudiants comme des commentaires, l’accès à des statistiques de performance ou encore une base de données de questions permettant à l’enseignant de développer ultérieurement les tests.
Ci-dessous une infographie qui présente de manière schématique les étapes de Business Process Reengineering :
Source: Synconics
Exemple de BPR : Quatuors créatifs
Le processus de création dans les agences de publicité peut souvent être divisé en 6 étapes :
- L’équipe commerciale en lien avec le client interroge ce dernier et transmet l’information à l’équipe de planification ;
- La planification fait les études nécessaires, développe la stratégie et délivre la demande de création de campagne de publicité à l’équipe en charge (éditeur et designer)
- Après avoir développé la campagne, une réunion de présentation réalisée par l’équipe en charge de la création met en avant la planification de la campagne, sa concordance avec les attentes du client et les éventuels ajustements.
- L’équipe commerciale, souvent en présence de l’équipe en charge de la création, présente le projet de campagne publicitaire au client, le planning et récolte les remarques formulées par le client.
- Le processus reprend si le client demande des ajustements ou n’est pas satisfait de la campagne présentée.
Comme vous l’aurez remarqué, ce processus est réalisé par quatre agents : les deux personnes composant l’équipe en charge de la création, un commercial et une personne en charge de la planification.
Les conflits entre création, planification et réponse aux attentes du client sont très fréquents : les délais demandés peuvent ne pas correspondre aux délais de création ou de réalisation nécessaires, chacune des équipes défendant son travail.
Pour mettre fin à ces conflits, une agence a développé ce que l’on peut appeler des quatuors créatifs. Les 4 professionnels travaillent toujours dans leur domaine d’expertise propre mais sont informés de toutes les étapes du processus du briefing initial à la réception du les commentaires des clients.
Cette proximité entre les 4 professionnels les aide à mieux appréhender les difficultés rencontrées par chacune des équipes et génère une synergie qui rend le processus plus productif et agile. Nous sommes donc en présence d’un exemple de réingénierie de processus réussie.
En savoir plus : Définition de la gestion des processus
Consultez ce tableau schématique vous présentant des informations à connaître sur la réingénierie des processus métiers :
Exemple de BPR : produits alimentaire dérivés des céréales
Le processus de transformation des aliments de ce type commence dans les fermes avec la récolte de la matière première qui sera suivie d’un traitement initial, parfois de l’emballage et du transport des céréales vers les usines de transformation.
Une grande entreprise a analysé ce procédé et a découvert un sérieux problème logistique : en raison de la précarité des routes elle perdait en effet près de 20% des céréales récoltées dans le transport des fermes vers les usines situées à proximité des grands centres de consommation.
Une étude de Business Process Reengineering est venu à la conclusion qu’il serait plus rentable de déplacer les usines à proximité des fermes et de transporter les produits finaux vers les grands centres de consommation. Les pertes seraient beaucoup plus faibles.
Les anciens hangars d’usines disposant déjà de quais et d’autres infrastructures logistiques ont ainsi été transformés en centres de distribution. L’impact sur l’investissement initial a donc été réduit.
Exemple de BPR : système non intégré
Il peut également arriver que votre entreprise fonctionne via un système dit déconnecté. Ce système oblige chaque membre de l’équipe ou client à passer par plusieurs services de l’entreprise et plusieurs collaborateurs pour résoudre un problème ou exécuter une tâche.
L’information est perdue, les données sont répétées constamment, et la frustration est générale. Il est assez simple de résoudre ce type de problème. Un changement général dans le système de l’entreprise mettant en œuvre un système intégré avec un logiciel efficace rend en effet toutes les informations claires et disponibles.
Ce ne sont là que quelques exemples de réingénierie des processus métiers démontrant comment le BPR peut aider les entreprises. Les études de cas sur la réingénierie des processus métiers, telles que présentées ci-dessus, sont essentielles. Vous pouvez vous en inspirer et penser à des solutions innovantes pour votre entreprise.
Il est important de se rappeler qu’aucun changement ne peut être apporté avant de concevoir et de modéliser les processus.
Maintenant que vous avez lu des exemples de Business Process Reengineering, consultez également des exemples de réduction des coûts à appliquer dans votre entreprise et lancez-vous dès maintenant !
