Cycle PDCA : une méthode clé dans l’amélioration des processus

Le cycle PDCA fait référence au célèbre administrateur qui l’a popularisé : Willian E. Deming. En réalité, ce concept est apparu dans les années 1930, idéalisé par l’Américain Walter Andrew Shewhart. Deming est responsable de la propagation de ce concept en l’emmenant au Japon et en l’appliquant dans l’industrie locale.

Définition de PDCA

PDCA est composé des initiales des mots anglais :

• Plan
• Do
• Check
• Act

En français, cela donne :

• Planifier
• Réaliser
• Vérifier
• Agir

Comme son nom l’indique, c’est un cycle. Par conséquent, l’amélioration est continue. chaque fois que le cycle est déclenché et il revient à son commencement.

Consultez également cet article : Comprendre ce qu’est le cycle PDCA et comment l’appliquer dans la gestion de la qualité et de l’amélioration dans votre entreprise

Concept du cycle PDCA

La base de cet outil est dans la répétition. Il est appliqué successivement dans les processus afin que de rechercher une ‘amélioration continue. Dans ce contexte, la planification, la standardisation et la documentation sont des pratiques importantes. Des mesures précises sont également nécessaires.

Les autres facteurs abordés par le cycle PDCA sont les talents et les compétences des professionnels impliqués.

Mais comment définir de manière synthétique et didactique quel est le cycle PDCA ?

La signification de PDCA

PDCA est un acronyme qui donne son nom à un outil utilisé dans la gestion de la qualité des processus. Son but est de résoudre les problèmes en suivant les quatre phases indiquées par l’acronyme (Plan, Do, Check et Act = planifier, réaliser, vérifier et agir). Parce qu’il s’agit d’un outil cyclique, il favorise également l’amélioration continue des processus.

Voir aussi : Les 3 outils pour la gestion de la qualité et les processus

Les 4 étapes du cycle PDCA

Plan

Planifier en français. C’est l’étape dans laquelle les problèmes devant être résolus sont analysés dans l’ordre suivant :

• Définition des problèmes
• Établissement d’objectifs
• Choix des méthodes
• Si vous vous demandez 5 fois pourquoi le problème est survenu, votre réponse sera toujours plus complète.

Dans cette étape, le concept de PDCA commence déjà à se manifester au travers une recherche de solutions répétée, structurée et organisée.

Les 5 Pourquoi et le processus PDCA

Il n’y a aucun moyen de planifier une solution à un problème sans en identifier sa cause initiale. Le problème fondamental est celui qui se révèle être à l’origine de tous les problèmes.

Plus concrètement imaginez par exemple découvrir un simple problème dans votre maison : la lumière ne s’allume pas dans une certaine pièce.

Vous allez donc vous demander pourquoi la lumière ne s’allume-t-elle pas ? La réponse est évidente, l’ampoule doit être grillée.

Vous vérifiez donc l’ampoule et découvrez qu’elle est effectivement grillée. Vous vous demandez alors pourquoi l’ampoule a-t-elle grillée ?

Vous vous dirigez tout naturellement vers le compteur et découvrez que le fusible raccordé à cette pièce a sauté. Vous en concluez que l’ampoule a dû brûler lorsque cela s’est produit.

Vous pourriez tout simplement le reconnecter mais il est normal de vous demandez pourquoi le fusible a-t-il sauté ?

Habituellement, cela se produit lors d’une surtension.

Mais alors pourquoi y a-t-il eu une telle surcharge d’énergie ?

Vous revenez dans la pièce et remarquez qu’il y a plusieurs périphériques connectés sur  une même prise, via une multiprise, ce qui a généré une surcharge dans ce circuit.

Mais pourquoi brancher autant d’appareils sur une même prise ?

Enfin, vous trouvez une autre prise dans cette pièce autrefois utilisée mais dorénavant bloquée par la disposition des meubles.

Si au début de cette conversation nous vous avions indiqué que la lumière de la pièce ne s’allumait pas car les meubles avaient été bougés, auriez vous trouvé notre réponse adéquate ? Peut-être pas. Vous l’avez compris, nous vous avons illustré une utilisation de la méthode des 5 Pourquoi.

Résumons la séquence des des « pourquoi » utilisés pour déterminer la véritable cause du problème à résoudre :

• Pourquoi la lumière ne s’allume-t-elle pas ?
• Pourquoi l’ampoule a-t-elle grillée ?
• Pourquoi le fusible a-t-il sauté ?
• Pourquoi y a-t-il eu une surtension ?
• Pourquoi connecter autant d’appareils sur une même prise ?

Voir plus de détails sur notre blog : La méthode des 5 Pourquoi dans la recherche de la qualité

Do

Réaliser. Il est temps de mettre la main à la pâte, en effectuant ce qui a été déterminé à l’étape précédente :

• Mettre en pratique la méthode
• l’exécuter
• Éventuellement la réajuster
• Ne cherchez pas la perfection, mais ce qui peut être mis en pratique
• Mesurer et enregistrer les résultats

Il est intéressant de noter qu’à ce stade du modèle PDCA, bien qu’appelé Réaliser (DO), on ne commence pas réellement à faire quelque chose qui va résoudre le problème. On permet seulement aux gens d’agir, de retrousser leurs manches et de mettre les choses en pratique.

Sans une formation adéquate, l’exécution du cycle PDCA sera certainement compromise.

Il y a une phrase attribuée au président américain Abraham Lincoln qui illustre bien cette situation dans laquelle la préparation est aussi importante que l’action :

Source

Il est important de répéter que la phase Réaliser (DO) du processus PDCA ne constitue pas une recherche de la perfection mais une recherche de ce qui peut être réalisé de manière pratique. Comme tout bon statisticien, Deming savait qu’en atteignant un certain niveau d’excellence, aller au-delà de lui dans la recherche de la perfection pourrait les coûté plus que d’éventuel petit problème.

Ainsi restez vigilant. Veillez à ne pas en faire trop, ne pas vous lancer dans la quête d’une qualité inaccessible. Il est primordial de définir les standards qui peuvent être atteints et mesurer si la modification engendrée est dans des limites acceptables.

Vérifier

C’est l’une des étapes les plus importantes qui définissent le concept de PDCA dans un cycle. La vérification nous permet par la suite d’envisager des améliorations :

• Vérifiez si le standard est atteint
• Vérifiez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas
• Vous demandez des « pourquoi ? » à chaque étape. Si un problème est détecté, n’oubliez pas, il vous faudra alors appliquer la méthode des 5 Pourquoi.
• Graĉe aux réponses, déterminer le procédé définitif à adopter.

L’assistance du diagramme d’Ishikawa lors de la mise en pratique du modèle PDCA

De la même manière qu’avec la méthode des 5 pourquoi le diagramme d’Ishikawa, également connu sous le nom de “diagramme en arête de poisson”, peut aider dans les phases de planification, de découverte des problèmes et de vérification.

Comme vous le verrez ci-dessous, la méthode des 5 pourquoi et la méthode d’Ishikawa sont utilisées conjointement.

Nous vous proposons de consulter le diagramme de cette méthode d’Ishikawa avant de poursuivre la lecture :

 

Ishikawa a déterminé 6 causes éventuelles de problèmes qui doivent être étudiées à l’aide de la méthode 5 Pourquoi :

1. Méthode : la méthode utilisée peut être la cause du problème. Vous devez vérifier qu’elle est adéquate.
2. Matériel: des matériaux de mauvaise qualité, défectueux, inappropriés ou hors
   spécification requise peuvent causer des problèmes.
3. Travail : la sélection, la quantité, l’entraînement, la motivation au travail, la qualification, entre autres facteurs, doivent être analysés.
4. Machines : les équipements sont-ils à jour ? Est-ce qu’ils fonctionnent correctement ? Sont-ils correctement réglés? L’entretien est-il à jour ?
5. Mesures : les métriques choisies sont-elles efficaces pour contrôler les résultats attendus ? Les instruments de mesure sont-ils calibrés et fiables ? La forme utilisée pour calculer les métriques est-elle facile à appliquer ?
6. Environnement : l’environnement de travail est-il adéquat ? Est-il correctement protégé contre certains facteurs tels que les intempéries, les sons, les gaz ?

En analysant soigneusement chacun de ces points, il sera possible d’affirmer et de rendre plus efficace la méthode de travail source des problèmes.

Act

Il est temps d’agir avec assurance.

• La planification est-elle prête ? Continuez comme ça!
• Y a-t-il des éléments non-conforme ? N’hésitez pas, prenez des mesures pour corriger et prévenir les erreurs !
• Améliorer le système de travail
• Répétez les solutions qui se sont avérées appropriées.

À la fin de la quatrième phase, le concept PDCA recommande de redémarrer le cycle pour poursuivre une amélioration continue et ininterrompue.

Lorsque la méthode a été définie et commence à être appliquée, les mesures permettant la recherche d’erreurs et de divergences doivent être intensifiées. Si des éléments non-conformes sont détectés, le processus PDCA redémarre à la recherche d’une amélioration continue du processus.

Si vous voulez en savoir plus sur le modèle PDCA, regardez cette vidéo disponible en anglais :

Prendre soin de la méthode PDCA

• Il suffit d’appliquer la phase Réaliser (DO) après s’être entièrement dédié à la phase de Planifier (PLAN)
• Si vous remarquez que la phase Agir (ACT) comporte un excès de répétitions et d’essais, il est nécessaire de revenir à la phase Planifier (PLAN)
• Évitez de créer un court-circuit dans le cycle. Il n’est pas conseillé de sauter des phases ou de ne pas y consacrer assez de temps. Prenez notamment le temps d’appliquer la méthode des 5 Pourquoi.

Cycle de vie de la gestion des processus

L’amélioration continue PDCA est une approche très complète et applicable dans de nombreuses situations. Il peut arriver que certains problèmes plus spécifiques nécessitent une résolution particulière.
Cette vidéo vous présentera comment PDCA peut vous aider à gérer les processus métiers.

PDCA un concept simple mais qui exige un fort engagement

Beaucoup se sont trompés en appliquant la méthode PDCA pensant à tort que cet outil ne nécessitait pas un travail dédié et méticuleux. Parmi les erreurs les plus courantes, nous pouvons relever :

• Un manque de raisonnement en répondant aux 5 pourquoi
• Une analyse de scénario incomplète
• Une mise en pratique inefficace
• Des suivis incomplets
• Des mesures inexactes
• Une standardisation peu détaillée