En ce qui concerne les logiciels de gestion des connaissances en entreprise, les tendances telles que la transformation digitale ou l’utilisation de logiciels SaaS donnent lieu à deux grandes approches :
- D’un côté, profiter des logiciels collaboratifs qui se trouvent dans le Cloud, qui ne sont pas spécifiquement utilisés dans le but d’une gestion des connaissances en entreprise (par ailleurs, certains d’entre eux sont gratuits) ; ils contribuent à des échanges d’informations de manière aisée comme Slack, Trello, Microsoft Teams, ou bien disposent de services de stockage en ligne que l’on peut partager et même éditer en simultané, tels que Google Drive et OneDrive.
- De l’autre côté, utiliser des outils de gestion des connaissances en entreprise spécialement conçus à cet effet ; certains d’entre eux se sont par ailleurs spécialisés dans des connaissances spécifiques comme, par exemple, la modélisation des processus,.
Nous allons vous présenter ci-dessous 3 logiciels de gestion des connaissances en entreprise mais aussi un logiciel complémentaire, spécialement développé pour une meilleure gestion des connaissances acquises lors de la modélisation de processus BPM.
Logiciels de gestion des connaissances en entreprise
L’objectif des logiciels pour la gestion des connaissances en entreprise est de transformer la connaissance implicite (personnelle et non standardisée) en connaissance explicite (générale et normalisée).
Il faut pour cela, entre autres, transformer des données en informations (comme par exemple convertir des chiffres abstraits en graphiques intelligibles), mais aussi, les informations en connaissances (tel que savoir comment utiliser ces graphiques avant de prendre une décision en s’appuyant, par exemple, sur l’expérience,).
Dans ce but, il est nécessaire que les données et les informations circulent de manière transparente au sein de l’organisation. Et, dès que celles-ci se transforment en acquis, qu’ils soient standardisés sous forme de documents, modèles, frameworks, manuels, présentations, vidéo-cours ,ou tout autre type de média.
Afin de faciliter ces activités, des logiciels de gestion des connaissances en entreprise ont été créés ; découvrez ci-dessous certains d’entre eux :
1-Bitrix24
Utilisé par plus de 2 millions de sociétés dans le monde, Bitrix24 est une plateforme gratuite de collaboration en ligne qui possède 35 outils développées dans le but de diffuser des informations et des connaissances entre les équipes.
Englobant tous les domaines de l’entreprise, il comporte des fonctionnalités comme l’intranet sociale, la gestion de projets, le vidéo chat et, bien sûr, la gestion des documents dans le Cloud grâce au stockage en ligne, de manière organisée et accessible.
2-AnswerHub
Avec une proposition différente et tout à fait spécifique parmi les outils de gestion des connaissances en entreprise que nous avons sélectionnés, l’AnswerHub fonctionne avec des Questions-Réponses.
En outre, il dispose d’outils qui facilitent la création d’idées et une base de connaissances idéale pour stocker et diffuser l’information dans l’entreprise, de sorte que des organisations telles que la Harvard Business Publishing, GE, eBay et LinkedIn font déjà l’utilisation de ce logiciel pour leur gestion des connaissances en entreprise.
3- Confluence
Peut-être le plus connu des logiciels de gestion des connaissances en entreprise dans notre liste, le Confluence est un recueil puissant d’informations et de connaissances créé dans le but précis d’instruire les gens sur n’importe quelle question posée.
L’outil de recherche, très bien élaboré, est essentiel dans ce logiciel qui permet non seulement de travailler et de collaborer sur des projets sans avoir à changer d’outil, mais aussi de profiter de la base de connaissances pour publier et accéder aux informations (y compris le support clientèle) et fournir des renseignements sur les projets et les équipes.
Ce sont déjà 100 millions de pages créées dans le logiciel pour des organisations et entreprises telles que la NASA, Lufthansa et Spotify.
4-HEFLO
Uniquement spécialisé en modélisation de processus et l’automatisation et documentation de ceux-ci, HEFLO n’a pas pour principal but de faire de la gestion des connaissances en entreprise ; cependant, si vous avez un objectif de documenter les processus et les connaissances acquises à travers de ceux-ci, c’est l’outil idéal.
En plus d’engendrer instantanément la documentation des processus, après que la modélisation ait été réalisée en « drag and drop », particularité des logiciels low code BPM , HEFLO dispose d’une bibliothèque de processus qui peut être consultée à tout moment, située dans le Cloud et accessible via les dispositifs mobiles.
En plus de faciliter le travail en équipe, chaque flux de processus est stocké sans que les versions précédentes ne soient perdues, créant un inventaire avec les connaissances et apprentissages en montrant l’évolution de chaque projet, dès l’idée initiale, en passant par les modifications étape par étape, jusqu’à atteindre le flux final, tel qu’il a été mis en œuvre.
Vous souhaitez avoir accès à une bibliothèque de flux de processus testés et approuvés pour partager avec votre équipe et votre organisation ? Inscrivez-vous gratuitement sur HEFLO et commencez immédiatement à modéliser et à archiver vos processus pour une utilisation future.