Notation BPMN, la plus utilisée pour modeler les processus.

La notation BPMN est-elle encore un mystère pour vous ?

Dans quelques minutes, elle n’en sera plus un.

Dans ce post, nous présenterons tout ce que vous devez savoir sur le Business Process Model and Notation (Modèle et notation de processus métier), comment l’utiliser dans la cartographie des processus BPMN, et nous vous montrerons une série de symboles BPMN 2.0 avec leur signification, en plus d’exemples pratiques d’utilisation.

Notation BPMN 2.0 – Les secrets révélés !

La notation BPMN est la dernière méthodologie en matière de notation pour schématiser et communiquer visuellement dans le contexte de BPMN.

Cette notation a été créée et améliorée par le Business Process Management Initiative (initiative de gestion des processus métier), qui a ensuite rejoint l’Object Management Group, une association internationale ouverte et à but non lucratif, fondée en 1989.

La notation BPMN 2.0 a été développée dans le but spécifique de créer un standard, un langage commun pour la modélisation des processus métiers.

Ainsi, lors de la conception d’un diagramme de processus, il sera possible d’utiliser des symboles universels qui seront compris par divers professionnels ayant accès à cette norme internationale de notation.

Découvrez quelques-unes des raisons qui ont conduit la notation BPMN 2.0 à être si répandue et acceptée par d’innombrables professionnels comme étant une excellente solution pour la représentation des processus.

À voir aussi : Cartographie de Processus : les diagrammes et leurs secrets

La modélisation de processus est une étape clé du BPMN et peut être utilisée pour décrire le processus tel qu’il est, mais aussi pour projeter la version optimisée.

Pour cela, il y a la notation BPMN (la signification est Business Process Model and Notation). C’est une notation qui illustre le processus BPMN de manière simple et claire, conçue à la fois pour les gestionnaires et les professionnels techniques, les analystes, les développeurs et les employés en général.

À voir aussi : modélisation de processus.

Mais avant d’entrer plus en détail sur la notation BPMN 2.0 et ses éléments, il est important de prendre du recul et de comprendre plus en détail ce qu’est la BPMN.

Qu’est-ce que la BPMN ?

Cette notation a été surtout conçue pour améliorer la communication entre les secteurs et les personnes, car elle structure et montre le processus et ses phases.

Cependant, elle fait bien plus que cela, permettant au processus d’être illustré d’une manière jamais vue auparavant.

Nous ne pouvons changer que ce que nous comprenons et nous ne comprenons que ce que nous pouvons visualiser.

La notation BPMN détaille le processus métier dans un organigramme facile à lire pour les utilisateurs techniques ou non.

La création d’organigrammes BPMN est intuitive et permet la représentation de détails complexes du processus. La symbologie BPMN sert de langage standard, mettant fin au fossé de communication entre la modélisation et l’exécution des processus.

Pour cette raison, elle est aujourd’hui considérée comme le langage de préférence dans le monde des affaires.

Maintenant que vous savez ce qu’est la BPMN, jetez un œil à ce concept : la cartographie de processus.

Comment la notation BPMN est-elle effectuée ?

Le propre du langage BPMN, c’est de représenter chaque action par un symbole. Prenons comme exemple une agence de voyage qui reçoit une commande d’un éventuel client.

Le processus du projet de voyage commence par cette commande et passe par les devis des hôtels, les billets d’avion, la location de voitures et les visites touristiques. Ensuite, tout est rassemblé et consolidé, et cela se termine par l’envoi de la proposition au client.

Si elle est acceptée, un nouveau processus commence alors, le processus de vente. Chacune de ces étapes et la relation entre elles sont représentées dans l’organigramme BPMN par un symbole, ceci rend le processus standard au sein de l’entreprise, et il est compris par tout le monde.

Nous pouvons identifier quatre types de symboles BPMN 2.0 faisant référence à des éléments qui représentent le comportement du processus :

• Objets de flux
• Objets de connexion
• Lignes d’eau ou couloirs
• Artefacts

Comprenez plus en détail chacun d’eux et comment faire la modélisation de processus avec la BPMN.

Les objets de flux sont divisés en trois types :

• Activités – le travail qui est effectué, n’importe quelle tâche exécutée, action qui est faite (par exemple le devis de l’hôtel) ; elles sont symbolisées par des carrés en forme arrondie.
• Événements – C’est un élément, quelque chose qui se produit (par exemple le début du processus, la demande d’un plan), symbolisé par des cercles.
• Gateways ou branchements – points de déviation qui détermineront le chemin que prendra le processus (par exemple la décision de consolider les informations), symbolisés par des losanges.

Concernant les lignes d’eau et couloirs, il existe deux types à analyser :

• Piscines – représentent les processus et les participants au processus.
• Lignes d’eau et couloirs – chaque piscine a plusieurs couloirs, qui symbolisent les rôles, les zones et les responsabilités dans le processus.

Objets de connexion :

Les objets de flux sont des symboles BPMN, ils doivent se connecter les uns aux autres d’une manière ou d’une autre. Cela se fait au moyen d’objets de connexion.

• Flux de séquence – indique l’ordre dans lequel les activités sont effectuées et est symbolisé par une ligne continue et une flèche en avant.
• Flux de messages – indique quels messages circulent entre deux processus / piscines, et est représenté par une ligne en pointillés, un cercle ouvert et une flèche ouverte à la fin.
• Association – relie les artefacts aux objets de flux et est symbolisée par une ligne en pointillés.

Artefacts :

Selon le concept BPMN, les artefacts apportent un plus grand niveau de détail à l’organigramme, car ils permettent d’apporter des informations supplémentaires.

Les artefacts sont utilisés pour ajouter une documentation visuelle à l’organigramme. Les objets de données sont l’un des principaux éléments de BPMN, ils servent à décrire comment les données peuvent être manipulées. Ils peuvent être une sortie, une entrée, des données de formulaires, ou même pour une base de données.

Toutes ces informations sur la notation BPMN 2.0 continuent d’être quelque peu difficiles à visualiser ?

Ne vous inquiétez pas ! Nous avons fait une sélection des principaux symboles BPMN 2.0 pour que vous vous sentiez pleinement à l’aise avec ce sujet !

Les principaux symboles utilisés dans la notation BPMN 2.0

Il serait extrêmement long de présenter toutes les icônes, et symboles BPMN 2.0. Par conséquent, nous n’en présenterons que quelques-uns, divisés en 4 types principaux appliqués dans la conception des processus BPMN :

1. Connecteurs : ce sont des éléments de connexion de la séquence de flux de travail.
2. Activités : elles représentent le travail qui sera effectué.
3. Gateways – Branchements : ils affichent les ramifications et la réunion du flux de tâches.
4. Événements : ils indiquent les évènements extérieurs au processus qui ont une influence sur lui.

1- Connecteurs :

Ils relient différents éléments dans un flux BPMN.

Flux de séquence des activités :

Flux de messages :

Association d’artefacts et d’éléments de flux :

2- Activités

Ce sont les tâches qui doivent être effectuées. Elles peuvent être distinguées par de petits symboles BPMN dans le coin supérieur gauche du rectangle qui les représentent.

Voici quelques exemples :

Tâche simple : une tâche simple représente le travail effectué dans le processus. On peut lui associer un formulaire de saisie de données.

Tâche de service : exécute un service Web et permet de mettre en œuvre des intégrations avec des systèmes d’information.

Tâche d’envoi de message : envoie un message à une autre piscine ou processus et passe automatiquement à la tâche suivante, qui est généralement une tâche de réception ou encore un événement de capture de message.

Tâche de réception de message : attend de recevoir un message d’une autre piscine ou processus. Il est généralement positionné après une tâche d’envoi de message ou un événement de lancement de message intermédiaire.

Tâche manuelle : représente une tâche exécutée par une personne qui n’utilise pas de système de flux de travail. Exemple : servir du café.

Tâche utilisateur : représente le travail effectué par un utilisateur d’un système connecté au moteur de flux de travail. Exemple : saisir les informations d’un nouvel employé.

Tâche de script : exécute une séquence de commandes à l’aide du moteur de processus lui-même. Elle peut être utilisée, par exemple, pour exécuter un script Powershell.

Tâche de règle métier : déclenche une règle métier qui renvoie à une valeur à comparer. Cela peut être fait via un appel de service Web.

Comprenez : Quels sont les avantages d’adopter un moteur de règles métiers en entreprise ?

Regardez la vidéo ci-dessous qui est un extrait du cours sur la modélisation HEFLO BPMN.

Ce ne sont là que quelques exemples des types de tâches les plus utilisées en BPMN. Certaines variations peuvent exister ou même se développer avec le temps.

C’est pourquoi il est essentiel de toujours se tenir au courant des évolutions dans ce domaine.

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3- Évènements

Pour tous les types d’événements, en règle générale, une fine ligne de contour signifie le début (le vert peut également être utilisé), une double ligne montre un événement intermédiaire (le bleu peut être utilisé) et une ligne épaisse indique un événement final (le rouge peut être utilisé), avec quelques exceptions, lorsqu’un évènement final n’aurait pas lieu d’exister.

Il est important de se rappeler qu’en fonction de l’évènement, différentes conséquences se produiront à la fois au début, ainsi que dans la phase intermédiaire ou finale du processus, selon la notation BPMN 2.0.

A titre d’exemple, voyons les évènements liés à un début de processus :

Démarrage simple du processus. Il est généralement utilisé pour représenter le démarrage manuel d’un processus.

Le processus commence par l’arrivée d’un message envoyé par un autre processus.

Temps : le processus est lancé par une condition de temps.

Conditionnel : une condition logique détermine le début de l’événement.

Signal : un signal venu d’un autre processus démarre le processus.

Multiple : l’un des nombreux évènements possibles démarre le processus.

Parallèle multiple : plusieurs évènements doivent se produire pour démarrer le processus.

De nombreux déclencheurs (icônes) des évènements initiateurs peuvent également être trouvés dans les évènements intermédiaires, qui servent à modéliser les évènements qui se produisent pendant l’exécution du processus. Voyez quelques exemples d’évènements intermédiaires selon la notation BPMN 2.0 :

Intermédiaire (générique) : cet événement n’a pas d’action définie, mais il représente dans la modélisation un changement d’état dans le processus.

Message : peut être utilisé pour échanger des messages entre deux piscines. Dans la mise en place de l’automatisation HEFLO, on l’utilise aussi pour l’envoi et la réception d’e-mails, appelés des services Web et pour d’autres fonctions disponibles via des connecteurs.

Temporisateur : Peut être utilisé comme un événement de bord dans une tâche pour définir les flux d’exception. Ce déclencheur sert aussi pour établir une restriction de flux (par exemple « Attendre 1 jour »).

Lien : On l’utilise pour tracer une continuité d’un flux de séquence. L’évènement qui lance le « aller à » doit être du type « lancement » et l’évènement de lien qui reçoit la redirection doit être du type « capture ».

Signal : peut être utilisé pour diffuser un signal ou pour entendre une diffusion sur un signal d’un événement de bordure. Les signaux sont une forme de communication découplée entre les processus métier.

Conditionnel : comme l’évènement de temporisation intermédiaire, il peut être utilisé comme événement de bordure (contenu dans une tâche) pour modifier le flux normal, ou en dehors des tâches pour représenter une contrainte.

Parallèle : similaire aux évènements conditionnels et de temporisation, mais avec la possibilité de contenir plusieurs événements, où tous les éléments contenus doivent être pris en charge pour que l’évènement soit déclenché.

Multiple : similaire au parallèle, mais déclenche l’évènement lorsqu’un seul des intermédiaires contenus reçoit une réponse.

Maintenant nous pouvons présenter les symboles qui indiquent un évènement final.

Fin (générique) : il s’agit d’un simple marquage de la fin du processus et met fin au « jeton » de flux. Il convient de rappeler qu’un processus peut contenir 1 ou plusieurs « jetons », chacun représentant des chemins en parallèle.

Multiple : Il est formé par plusieurs autres modules de finition, qui sont tous exécutés à la fin du processus.

Message : à la fin du processus, un message est libéré, qui peut être utilisé pour échanger des messages entre deux piscines.

Attribution des rôles : à la fin du processus, il envoie un message d’attribution de tâches afin que les évènements de capture (initiateur d’attribution ou intermédiaire de capture d’escalade) initient des flux complémentaires.

Signal : envoie un signal diffusé à d’autres processus pour initier des flux via des initiateurs de signal, ou des évènements de capture de signal intermédiaire.

Erreur : met fin au processus et envoie un signal d’erreur pour traitement par un sous-processus d’erreur.

Clôture : met fin au processus en fermant tous les « jetons » en activité. Cet élément est important s’il existe des chemins parallèles dans votre processus.

Compensation : Met fin au processus ou « jeton » et démarre le flux de traitement de compensation, utilisé pour annuler les actions précédemment effectuées dans le processus.

4- Branchements – Gateways

Exclusif : le flux ne suit qu’un seul des flux sortants. Il peut être utilisé pour représenter une déviation du flux.

Parallèle : le flux se divise en d’autres flux qui se produisent en parallèle.

Inclusif : le flux suit une condition inclusive, c’est-à-dire que pour chaque flux de séquence de sortie, une formule est évaluée et, si la valeur vraie est renvoyée, le chemin est activé. Ce type nécessite généralement l’ajout d’un deuxième branchement inclusif pour représenter la synchronisation. Nous en avons déjà parlé dans notre cours de modélisation BPMN.

Complexe : contrôle les conditions complexes de divergence et de convergence.

Intermédiaire exclusif basé sur les évènements : toujours utilisé pour fractionner le flux en démarrant un processus en raison de l’existence exclusive de l’un des évènements multiples. Il est souvent utilisé pour recevoir un message d’une autre piscine.

Initiale exclusif basé sur les évènements : toujours utilisé pour fractionner le flux en démarrant un processus en raison de l’occurrence exclusive de l’un des évènements multiples.

Initiale parallèle : utilisé pour démarrer un processus à partir de plusieurs évènements. Dans ce cas, tous les évènements doivent se produire pour que l’instance de processus soit générée.

Maintenant que vous savez tout sur la notation BPMN 2.0, que diriez-vous de consulter une infographie qui vous apprenne à créer un flux BPMN étape par étape :

Les avantages de la notation BPMN 2.0

• Soutenir la gestion des processus d’affaires.
• Présenter une notation intuitive et facile à comprendre pour les utilisateurs non-spécialistes en BPM.
• Représenter la sémantique de processus complexes d’une manière facilement intelligible.
• Réduire le bruit de communication entre la phase de conception du processus et son implantation, son exécution et sa gestion.
• Avec ce niveau de compréhension intuitif, il est possible de faciliter grandement l’intégration d’autres professionnels impliqués dans le BPM, tels que les analystes d’affaires, le staff technique qui exécute les processus et aussi les managers, qui auront accès aux données pour contrôler et surveiller un processus qu’ils comprennent parfaitement.
• Faciliter l’automatisation du processus.

En résumé, on peut dire que la notation BPMN 2.0 est un langage spécialement conçu pour intégrer tous les niveaux hiérarchiques et professionnels dédiés au BPM dans l’organisation, facilitant grandement la gestion des processus.

Êtes-vous d’accord sur ces avantages de la méthodologie BPMN ? Participez à notre enquête sur l’utilisation des notations BPM :

Informations finales sur la BPMN

Tout ce processus peut sembler trop complexe et ne pas en valoir la peine. Cependant, ce n’est pas le cas.

Lorsque les techniciens, les collaborateurs et les gestionnaires alimentent tous les symboles et informations, l’organigramme devient facile à lire et à modifier.

Les avantages que cela apporte sont nombreux : des processus standardisés, une communication claire et la certitude de l’exécution, et bien d’autres.

Il est essentiel de disposer d’un logiciel fiable lors de la mise en place de la notation BPMN dans votre entreprise. Cela fera la différence entre un projet réussi et une modélisation désorientée et sans but.

HEFLO est un logiciel qui permet de modéliser efficacement les processus de votre entreprise, de standardiser tous les domaines et de diffuser les informations dans toute l’organisation. Commencez à utiliser HEFLO pour implanter la notation BPMN en créant votre compte pour la modélisation !

Voyez ci-dessous une vidéo de l’académie HEFLO concernant le cours de modélisation des processus métiers avec la BPMN.

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