Combien d’emails avez-vous envoyés aujourd’hui pour demander à quelqu’un de donner suite à une tâche que vous aviez accomplie ?
Et combien cette même personne a-t-elle reçu d’emails demandant exactement la même chose, l’ajout d’informations ou lui rappelant les engagements pris sur la réalisation d’une tâche ?
De nombreuses entreprises utilisent encore l’email pour contrôler les processus. Cette technique s’avère malheureusement extrêmement improductive. Elle est parfois même considérée comme dangereuse car pouvant générer de nombreuses erreurs.
Mais alors, quelle est la solution ? On vous dit tout dans la suite de cet article !
En savoir plus : Les 10 raisons pour lesquelles il faut éviter le contrôle des tâches par e-mails
Les systèmes de contrôle des processus : simplifiez-vous la vie et améliorez les résultats de votre entreprise
Que diriez-vous d’améliorer le flux de travail de votre entreprise, d’augmenter sa productivité et de réduire ses coûts ? Sachez que tout cela est parfaitement possible si vous possédez un bon système de contrôle des processus, également connu sous le nom de système de workflow.
Le manque de clarté dans la définition de leurs opérations et leurs difficultés à coordonner les améliorations des processus ont poussé plusieurs entreprises à adopter des méthodologies de gestion telles que la méthodologie de gestion BPM.
S’il est intégré via un système compétent, le BPM (Business Process Management) permet de fournir une communication plus agile entre les services de l’entreprise. En outre, la qualité de vos processus métiers sera impactée et vous pourrez constater son amélioration constante.
Mais qu’est ce que le BPM ? Comment fonctionne un système de contrôle des processus ? Savez-vous comment concevoir un diagramme de processus ?
Ne paniquez pas, nous allons tout vous expliquer !
Savez-vous ce qu’est le BPM ?
Comme indiqué précédemment, l’acronyme BPM correspond à l’expression anglaise Business Process Management. En français, on utilise l’expression « gestion des processus métiers ».
Fondamentale pour les entreprises de toutes tailles, cette méthodologie de gestion vise à optimiser les résultats grâce à l’amélioration continue des processus.
Avec le BPM, il vous sera possible de cartographier toutes les activités de votre entreprise. De cette manière, le gestionnaire sera capable d’analyser, de définir, d’exécuter, de surveiller et de gérer plus efficacement tous les processus.
En plus du « plan de vol » fourni par la cartographie des processus, le système BPM vous permet de contrôler l’exécution des tâches. Vous pourrez ainsi vous assurer que vos processus se déroulent comme prévus.
Lorsque votre entreprise parvient à déployer une gestion des processus métiers, toute la chaîne de production en sera impactée. Fonctionnant de manière synchronisée, elle atteindra tous ses objectifs.
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre blog : Qu’est-ce que le BPM ? Définition et applications pour votre entreprise
Vous savez maintenant ce qu’est le BPM. Il est temps de comprendre les avantages que peut apporter le BPM dans votre entreprise.
Les avantages du BPM
Une entreprise qui ne connaît pas ses processus sera désavantagée sur le marché. Le BPM permet aux responsables de prendre davantage conscience du fonctionnement de leur entreprise.
De plus, grâce au BPM, chaque collaborateur sera capable de percevoir plus clairement son rôle dans le fonctionnement de l’entreprise. Il prendra ainsi conscience de l’importance de son poste pour l’entreprise notamment dans sa recherche constante d’amélioration de ses résultats.
Ce n’est pas tout. Le BPM permet également de nombreuses améliorations internes telles que :
Une plus grande transparence
Le BPM offre plus de transparence. Tous les collaborateurs seront mis au courant des processus et pourront accomplir leur tâches en toute transparence au regard de la direction et des clients. Par exemple :
- Le client pourra suivre la réalisation de ses exigences : lors de l’exécution des tâches, les données correspondant à l’exigence du client seront enregistrées et, à chaque étape de la réalisation, lui seront envoyées.
- Le responsable peut suivre ce que chaque collaborateur réalise afin de déterminer rapidement à quel stade en sont les demandes, le nombre de demandes en cours de traitement, les délais imposés, etc.
Un plus grand contrôle
Le BPM introduit une discipline parmi les collaborateurs impliqués dans le processus.
Un achat ne pourra pas être effectué sans l’obtention d’au moins 3 devis.
Un licenciement ne pourra pas être prononcé sans que le service financier ait préalablement fait parvenir toutes les informations concernant les sommes éventuellement dues.
Plus jamais vous ne serez surpris par un document manquant lors d’un audit.
Le gestionnaire a donc, grâce au BPM, un contrôle conséquent sur la qualité des processus.
Une productivité accrue
L’élimination de certains obstacles, tels que le manque de communication ou le manque de clarté par exemple, facilite les flux de travail et, par conséquent, sensibilise les collaborateurs au respect des directives qui impactent positivement leur productivité.
Une plus grande agilité
La méthode BPM peut rendre plus fluide les flux de tâches.
Dans un système de BPM, les tâches sont planifiées, chaque action se déroule à un moment donné, d’une manière édictée, et ce, afin de fournir au collaborateur en charge de la tâche suivante tous les éléments dont il a besoin.
Les processus de l’entreprise deviennent ainsi plus agiles. Les temps de réponse aux demandes du marché extérieur dans lequel l’entreprise évolue est par conséquent réduit. C’est sans aucun doute l’un des principaux avantages du système de contrôle des processus.
Une efficacité accrue
Une meilleure compréhension des processus de l’entreprise permet aux collaborateurs d’être en mesure de s’acquitter de leurs tâches plus efficacement.
La perception de la qualité par le client sera également accrue et permettra à l’entreprise de faire la différence sur son marché vis-à-vis de ses concurrents.
Une meilleure sécurité
Le Business Process Management améliore la sécurité des informations au sein de l’entreprise.
Fini les emails et les feuilles de calcul sauvegardées sur différents serveurs. Toutes les données sont dorénavant conservées dans une même base de données.
Encore mieux : si le BPM est intégré à une infrastructure en cloud, le fournisseur restera responsable du contrôle et de l’exécution des sauvegardes. Des entreprises comme Amazon proposent des services de sauvegardes et de disponibilité des données de haute qualité auxquelles de nombreuses entreprises telles que HEFLO, Netflix, Airbnb et bien d’autres ont recours. Découvrez ainsi comment fonctionne l’infrastructure cloud de HEFLO.
La rationalisation des coûts
L’efficience des processus réduit les coûts d’exploitation : les activités, les fonctions et les ressources seront, en effet, distribuées de manière plus rationnelle et efficace.
Le BPM peut aider votre entreprise à innover de manière constante, pour en savoir plus consultez cet article de notre blog : Innovation disruptive, encore un exemple de mot à la mode ?.
Qu’est-ce qu’un système de contrôle des processus et comment cela fonctionne ?
Le BPM est donc un excellent moyen de mieux connaître son entreprise. Il se révèle même essentiel pour s’assurer que la production (produit ou service) soit livrée selon un processus prévu et respectant un certain niveau de qualité.
L’entreprise et ses clients en tirent avantage. Cependant, il est pour cela nécessaire que l’entreprise dispose d’un bon système de contrôle des processus qui rendra viable l’exécution du BPM.
Un système de contrôle des processus vise à gérer les processus de l’entreprise afin que tous les avantages du BPM puissent être exploités. Il favorise l’automatisation des processus et aide à l’analyse, à la conception et à la modélisation de nouveaux processus.
Cet outil fournit efficacement le flux et le stockage adéquats des données. Il rend les indicateurs de performance accessibles et disponibles et permet ainsi un contrôle et une amélioration constante des processus.
Il s’avère qu’il existe actuellement des systèmes de contrôle des processus très intuitifs. Modernes et présents sur le cloud, ces systèmes se paramètrent facilement et cela même par des personnes ayant peu de connaissances technologiques.
Voici une liste qui continuera de vous convaincre des avantages du système de contrôle des processus :
Découvrez les 10 avantages de l’utilisation d’un système de contrôle de processus :
- Des informations et des données précises et fiables accessibles en temps réel.
- Une définition objective des tâches en fonction de l’importance de leur exécution.
- Une plus grande capacité du gestionnaire à déléguer des tâches.
- Le développement et l’accroissement de l’efficacité du travail d’équipe et de la collaboration.
- La diminution des erreurs humaines.
- La diminution du gaspillage des ressources et la réduction des coûts d’exploitation.
- L’augmentation des bénéfices de l’entreprise.
- L’identification des activités apportant une valeur ajoutée à l’entreprise.
- L’assistance dans le processus de prise de décision et dans la définition de la planification stratégique.
- La satisfaction et la fidélisation des clients.
Souhaitez-vous connaître un système de BPM intégrant encore plus d’avantages ?
Un système de BPM de modélisation moderne, intuitif et hébergé sur le cloud
Un système de gestion des processus métiers présent sur le cloud s’avère encore plus avantageux. Voici pourquoi :
Les avantages d’un système de contrôle des processus présent sur le cloud :
Tous les diagrammes de processus sont stockés dans une bibliothèque et peuvent être consultés, partagés et même édités de manière collaborative.
Idéalement, ces systèmes doivent être très intuitifs et faciles à utiliser. Les collaborateurs qui ne sont pas habitués à la programmation avancée doivent pouvoir parvenir à renseigner dans le système les optimisations et les contributions nécessaires grâce à une interface peu compliquée, le fameux BPM.
Grâce à ce système BPM présent sur le cloud, la présentation de nouvelles tâches aux responsables des processus, aux collaborateurs-utilisateurs et aux clients est beaucoup plus simple et rapide.
La documentation des processus est également impactée. Toutes la documentation des diagrammes est générée automatiquement ce qui facilite, en toute fiabilité, la consultation en temps réel des informations.
Le BPM en cloud vous permet également d’utiliser des flux de processus qui ont fonctionné – et sont déjà conçus – et d’intégrer ces flux dans de nouveaux processus. Vous pourrez ainsi accélérer considérablement l’amélioration continue des processus dans votre entreprise.
Tous ces diagrammes peuvent aussi être utilisés comme support de présentation à la clientèle afin de lui donner un exemple pratique de réalisation du service, tout cela online et même depuis un smartphone.
Pour mieux comprendre le concept :
- Définition du BPM: qu’est-ce que c’est? Exemple concret + comment l’utiliser
- Architecture de processus: la base du BPM dans les entreprises
Un système de gestion des processus métiers abordable et complet
Grâce à la modélisation agile des processus et à l’aide de logiciels utilisant la notation la plus moderne et la plus acceptée, le BPMN 2.0 n’est plus un outil inaccessible.
Avec HEFLO, votre entreprise et tous ses collaborateurs pourront compter sur un outil accessible de n’importe quel appareil mobile et vous permettant de concevoir vos processus par un simple glisser-déposer.
HEFLO vous donne également accès à une bibliothèque de modèles de processus dont vous pourrez vous inspirer, à des vidéos de didacticiels sur YouTube et à un blog traitant de manière très didactique et facile à comprendre de nombreux sujets liés au BPM.
