Quand on parle de méthodologie Lean, beaucoup pensent immédiatement au Canvas Business Model, également appelé Canvas Model, développé par le suisse Alexander Osterwalder.
Oui, la systématisation du Canvas Model a aidé de nombreuses entreprises à créer habilement et rapidement leur stratégie d’affaires. Il est important de se rappeler que la méthodologie Lean ne se limite pas à ce sujet. Comme nous le montrerons dans ce post, son origine est en réalité bien antérieure.
Voir : le modèle économique Canvas créé par Alexander Osterwalder.
SourceVous allez également vous intéresser à cet article sur la gestion de projets AGILE avec SCRUM!
Origine de la méthode Lean
C’est pour la première fois dans les années 1980, au Japon, que le terme « Lean Manufacturing » a été utilisé. L’objectif était de rendre la production de véhicules dans ce pays plus efficace.
Mais ce n’est que 10 ans plus tard, avec la publication du livre de James Womack « Le système qui va changer le monde », que le terme s’est généralisé et que la méthode Lean a commencé à être considérée comme fondamentale pour l’industrie automobile japonaise, notamment pour Toyota.
Plus récemment, en 2011, un autre best-seller écrit par Eric Ries, intitulé «Lean start-up», a revisité la méthode Lean en l’adaptant à ceux qui se destinent à construire une startup de manière agile mais également à ceux qui souhaite être employé dans de grandes entreprises aux secteurs d’activité les plus variés.
Comme vous le voyez, l’origine de la méthode Lean est donc beaucoup plus ancienne que certains l’imaginent. Pour en résumer le principe, il s’agit d’utiliser rationnellement des ressources, sans gaspillage, de sorte que seul ce qui est vraiment nécessaire soit utilisé dans la réalisation d’un projet ou dans la mise en place d’un processus.
Dans le post “Lean Tools : les 7 techniques « oubliées » vous pourrez en apprendre d’avantage sur cette méthode.
5 étapes pour utiliser la méthode Lean dans la gestion des processus
L’un des préceptes de la méthode Lean est l’utilisation de méthodes Agiles. Ces méthodes reposent sur deux postulats :
Le premier est le concept d’itération. Le terme itération est étroitement lié à l’expression « résultats rapides » c’est à dire de petites améliorations dans les processus qui peuvent être réalisés rapidement et qui apportent des résultats visibles à court terme. Source d’encouragement, les équipes seront motivées à aller de l’avant à chaque nouveau « petit résultat ».
Le second est la participation effective des clients et des utilisateurs finaux lors de la conception et de l’amélioration des processus. Cette participation apporte des retours d’expériences et des contributions importantes permettant aux résultats finaux de correspondre au plus prêt des intérêts de ceux qui bénéficieront réellement du processus (ou du développement du produit).
Pour appréhender au mieux ces postulats nous vous proposons d’avancer pas à pas au travers cinq étapes :
1 – Donner l’importance voulue au projet d’amélioration des processus
Avant de commencer à travailler, vous aurez besoin des données nécessaires au bon fonctionnement de tous types de processus. Il vous faut donc fixer les objectifs, la portée du projet, les membres de l’équipe et leurs responsabilités, les ressources nécessaires, les délais de livraison et les échéanciers.
En d’autres termes, planifier avant de commencer.
2 – Engager les participants dans la recherche de changements efficaces
Toutes les personnes ne sont pas à l’aise avec les changements dans l’organisation. Même lorsque vous travaillez avec des processus qui se révèlent inefficaces, beaucoup ont peur de quitter leur zone de confort et de faire face à quelque chose de nouveau.
Il est très important d’impliquer tous les membres de l’organisation et de les convaincre de ce besoin de changement et des avantages que le nouveau processus apportera dans l’exécution des tâches et dans l’obtention de résultats.
3 – S’assurer du soutien des dirigeants d’entreprise
Il est nécessaire de comprendre que les ressources tant financières que matérielles, spatiales, humaines et, également, le temps alloué par les membres de l’équipe au projet, sont significatives.
Sans le soutien des dirigeants de l’entreprise, à un niveau stratégique, il sera impossible d’atteindre les résultats souhaités.
4 – Commencer avec des processus simples
La méthodologie Lean se base sur des petites avancées, des itérations continues et cumulatives qui, additionnées, vous permettront d’atteindre un résultat élevé.
Évitez de commencer à appliquer la méthode Lean sur les processus de votre organisation les plus inefficaces ou ceux nécessitant une modification urgente. Optez plutôt pour un processus simple sur lequel vous pourrez prendre le temps nécessaire. Les résultats de ces améliorations motiveront vos équipes et vous permettront d’utiliser cet apprentissage pour, dans un deuxième temps, vous concentrer sur des plus grands défis d’amélioration.
5 – Déterminer un espace physique spécifique pour les réunions de projet
Il est essentiel de déterminer un espace physique exclusif pour les réunions d’amélioration des processus comprenant par exemple un mur sur lequel il vous sera possible de tracer les diagrammes des processus.
Définir un endroit spécifique montrera davantage aux autres membres de l’entreprise que l’amélioration des processus est un effort sérieux et important.
Voir aussi : Tout sur la conduite du changement AGILE.
Pensez qu’un outil d’automatisation des processus BPMN peut être également d’une grande aide dans l’utilisation de la méthode Lean.
HEFLO est un logiciel BPNM gratuit pour la modélisation et intuitif utilisé dans le monde entier. Il vous permet de partager vos diagrammes en ligne pour solliciter et obtenir de manière collaborative des suggestions d’amélioration de vos processus.
