¿Usted sabe qué es BPMS?
Lea abajo el relato de un usuario… cualquier semejanza con su empresa no es mera coincidencia.
“En nuestra empresa, hacíamos el mapeo de procesos con un software tradicional del mercado.
La documentación llevada días (por no decir semanas o nunca) para que la hicieran y quedaba confusa, en archivos Word.
Con respecto a la automatización de los procesos y la disponibilidad de KPI, que trabajo que daba crear los sistemas y programas para hacerlo…
Para crear un simple formulario se necesitaban algunos programadores y docenas de horas.
Y luego, pruebas y más pruebas, sanar “bugs” y un montón de otras fallas.
No quiero ni recordarlo. Al final de cuentas, era más fácil intercambiar correos electrónicos.
Hasta que un día oí una sigla mágica, con sólo 4 letras: BPMS.”
En este post voy a explicar todos los conceptos de un BPMS y usted verá que cambiar la gestión de una empresa no es algo imposible, utilizando esa tecnología.
Vea en nuestro blog: 7 características que deben tener todos los softwares de flujo de trabajo.
Business Process Management Suite: las ventajas del BPMS
El hombre y la máquina integrados con diversas tecnologías para que el tiempo invertido con el flujo de información de una empresa sea estratégicamente optimizado.
Esto se debe al Business Process Management Suite.
Para crearse la secuencia efectiva y lógica de eventos en una organización, es necesario un sistema de gestión de procesos de negocio (Business Process Management BPM).
Este software, cuando reúne diversas herramientas y funcionalidades inherentes al BPM, se denomina BPMS.
Hace el análisis, el mapeo y modelado de procesos, crea la documentación, pone a disposición sus indicadores en tiempo real e incluso automatiza.
¡Es todo lo que necesita en su empresa!
Vea también: Los 10 pecados del control de tareas por e-mails
Etapas de la gestión de procesos empresariales
Usted ya conoce esto, pero cuando se hace con un Business Process Management Suite – BPMS, ¡todo se vuelve más fácil!
Paso 1: Análisis
Se estudia el proceso como se está ejecutando y se hace su diseño con ayuda del software BPMS, que en realidad es un conjunto de softwares BPM específicos, una “suite”, como dice el nombre.
Normas, manuales internos, informes, etc. Reunimos toda la información sobre procesos, actividades y tareas, y creamos la primera versión de los procesos, denominada “AS IS”.
Paso 2: Rediseño y Modelado
Con el mismo software, se hace el modelado del nuevo proceso. Una vez detectados los obstáculos, desperdicios, retrasos y otros puntos que se pueden mejorar, se crea el nuevo modelo de proceso.
¡Entonces surge el modelo “TO BE”!
Ah! Y no vamos a olvidar, Business Process Management Suite ya crea la documentación automáticamente con toda la trazabilidad de la evolución de su proceso.
¿Conoces la notación BPMN para modelado?
Vea la clase gratuita de nuestro entrenamiento de modelado BPMN.
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Paso 3: Automatización y ejecución
Si usted piensa que basta con documentar los procesos, entonces ni comience su proyecto. No desperdicie su dinero.
El proyecto BPM sólo termina cuando se realiza la automatización, que es el control efectivo del proceso.
¡Olvide la “ISO” y piense en el “USO” de la herramienta de gestión!
Entonces… ¿cómo hacer la automatización del proceso, ahora que se ha modelado?
Muy fácil: el propio software BPMS ya tiene todo listo para ello.
En la forma tradicional, la automatización se hace con el desarrollo de sistemas, pero con el BPMS todo se hace muy fácil.
Sobre la propia estructura del diagrama de procesos se ejecutan comandos intuitivos, del tipo arrastra y suelta, y la automatización rápidamente se completará, permitiendo que se ejecuten los procesos.
Responsabilidades, plazos, formularios, desvíos e integraciones. Estos son ejemplos de las configuraciones que se realizan en este paso.
Paso 4: Monitoreo
Los dashboards fáciles de interpretar pronto proporcionarán los datos necesarios para saber si las mejoras en los procesos realmente están aportando las mejoras deseadas.
Gráficos, listados y velocímetros. ¡Imagínese esto en la pantalla del director o en un televisor para que todo el equipo siga los indicadores!
Paso 5: Optimización
Con base en los resultados alcanzados, se vuelve al diagrama de procesos modelado en el BPMS y se buscan nuevas maneras de continuar mejorando continuamente.
¡Todo esto sin tener que cambiar de herramienta BPM ni una sola vez!
En esta etapa, es importante que su BPMS cuente con recursos de versión de procesos. De esta forma, es posible evolucionar su proceso sin pérdida de rastreabilidad y preocupación por el mantenimiento del legado de requisiciones e instancias de procesos, lo que es imposible con el desarrollo de sistemas tradicionales.
Siguiendo todas estas etapas es fácil implementar la mejora continua de verdad, además de la gestión por resultados y una gestión de KPI eficiente.
9 Recursos que toda BPMS debe tener
Si desea alcanzar los mismos resultados en su empresa, lea sobre estas 10 características que un buen Business Process Management Suite debe tener:
1- Interfaz de diseño de procesos amigable para los usuarios
No quedar atrapado a programadores, todos en su organización deben ser capaces de crear sus propios flujos de trabajo, es el llamado Low Code BPM.
2- Creación simplificada de diagramas de procesos
Una buena herramienta para la creación de diagramas de proceso debe incluir muchos símbolos BPMN para elegir, un modelo de arrastrar y soltar y un diseño limpio y agradable. A continuación, um ejemplo de herramienta BPMS con modelador BPMN gratuito y recursos de automatización en el plan empresarial.
3- Implementación en la nube
Una herramienta BPM en la nube cuesta menos, no tiene mantenimiento, es más ágil y es más segura que la opción en el modelo local (on premises).
Vea también 7 características que deben tener todos los softwares de flujo de trabajo.
4- Informes y dashboards integrados
Las mejores BPMS cuentan con informes que usted puede personalizar para rastrear cualquier elemento, usuario o tarea con un clic de su ratón.
5- Notificaciones en tiempo real
Las notificaciones automatizadas personalizables mantendrán a los participantes en la misma página y alertarán sobre nuevas tareas.
6- Flexibilidad en la creación de procesos
Algunos flujos de proceso pueden ser complicados y requieren fórmulas, pasos condicional, detalles paralelos e informes detallados.
Un buen BPMS cuenta con recursos para hacer esas representaciones y sus automatizaciones con bastante facilidad.
7- Capacidad de integración
Una herramienta BPM debe tener conexiones fáciles para plataformas comunes y API para las integraciones personalizadas, en particular web services del tipo REST.
8- Inversiones que compensan el costo beneficio
Elija una opción que la empresa pueda pagar en una cuota mensual, para obtener precios más bajos y un gasto coherente con el tamaño de la organización.
El ideal es BPMS en el modelo SaaS.
Ahora que ya sabe todo sobre Business Process Management Suite, vea lo que estamos disfrutando en nuestras empresas:
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