Antes de analizar exactamente lo que es el modelado de procesos, tenemos que entender la definición de qué es un proceso y cuál es su papel dentro de la empresa.
Una serie definida de tareas o actividades distribuídas en un espacio de tiempo, con un inicio, un fin y con materias primas y productos claramente definidos. Eso es un proceso de negocio. Una empresa tiene varios procesos, ya sea en el área de comercialización, financiera, de servicios o de producción.
Para entregar valor al cliente con eficacia, estos procesos deben estar correctamente modelados, mapeados, optimizados y automatizados.
Una técnica diseñada para comprender y describir el proceso, eso es el modelado de procesos. Por ejemplo, un diagrama que representa la entrega de un producto desde el pedido del cliente, la entrada, la comunicación con el departamento de entregas, el inventario o la fabricación del mismo, hasta la entrega en sí, es un modelado de proceso.
¿Qué es el modelado de procesos? ¿Cuál es la diferencia entre el modelado y el mapeo?
Con el modelado, el objetivo es optimizar el proceso. Aunque el modelado y el mapeo de procesos son técnicas que parten el proceso en pedazos y nos permiten estudiarlo, no son iguales.
El mapeo de procesos está más orientado a aclarar las funciones y procedimientos, mientras que el modelado de procesos incorpora reglas económicas y de negocios.
El modelado de procesos está conectado con las pruebas que se realizan para ver las posibilidades que trae cada proceso. Permite un conocimiento más profundo de las pruebas y los resultados, estableciendo un sólido comienzo para la optimización de procesos, por lo que es posible y más fácil de ver los obstáculos y puntos ineficientes.
Para obtener más información, consulte: lo que es el mapeo de procesos y vea casos específicos donde se aplicó.
Conozca también este software gratuito para modelado y documentación de procesos: Modelador BPMN Online HEFLO.
Información sobre el modelado de procesos
Hay algunas categorías de información que se recogen en el modelado de procesos. Aquí vamos a cubrir cada una de ellas:
- Insumos: cualquier cosa que pasa a través de un proceso de transformación es un insumo. Esto incluye la transformación material, cambio de lugar o de información. Es importante que estos cambios no se produzcan de una manera desconsiderada, sino que añadan valor a las materias primas y a los clientes.
- Resultados: aquello que surge de la transformación de los insumos.
- Facilitadores: se utilizan en el proceso de transformación de insumos a resultados. Ejemplos: equipo, recursos humanos, etc.
- Guías: para definir cuándo, cómo y por qué se produce un proceso, usamos guías. Información, normas, conocimientos, recibos, informes de rendimiento, todos estos son guías.
¿Qué son las técnicas de modelado de procesos?
Visualizar es uno de los factores más importantes para la comprensión. Es ideal crear un diagrama o flujo para ver claramente el proceso y así, ver qué hay que cambiar, mejorar y optimizar. Para hacerlo, se pueden usar ciertas técnicas.
- Entrevistas individuales: recopilar información a través de entrevistas.
- Sesiones facilitadoras: recopilar datos a través de reuniones con grupos de personas de diferentes departamentos o del mismo departamento, dependiendo del objetivo.
- Enfoque de arriba a abajo: este enfoque analiza el proceso del todo hacia las partes.
- Enfoque de abajo hacia arriba: analiza el proceso del nivel de flujo de trabajo para el todo. Es más lento que el de arriba hacia abajo, pero encuentra un mayor nivel de detalles.
Para iniciar el proyecto, es esencial preguntar qué es el modelado de procesos para su empresa. A partir de ahí, podemos determinar dónde usted se encuentra ahora, de dónde vino, cómo ha llegado hasta donde está, hacia dónde debe ir y cómo llegará allá.
Es esencial contar con un software fiable para realizar el modelado de procesos, y en este sentido, HEFLO es ideal. Este software permite a la empresa; modelar, mapear, optimizar y automatizar los procesos de forma detallada, precisa y permanente.
Por medio del mismo, toda la organización sentirá una mejora significativa en la comunicación, los procesos serán más rápidos y eficientes, resultando en costes reducidos y una mayor productividad.
Ahora que ya sabe lo que es el modelado de procesos, lea más sobre la metodología BPM