Para empezar, usted sólo podrá saber si todo esto funciona realmente bien en una herramienta BPM SaaS, si ofrece una versión Freemium (con algunas características limitadas, pero gratuita).
Pero antes de hablar sobre estas características esenciales para un software BPM SaaS, entendamos de qué se trata:
Las empresas SaaS ofrecen un servicio, normalmente pagado por suscripción, para el uso de un software basado en la nube y accesible de forma remota desde donde quiera que usted esté.
Por lo tanto, un BPM SaaS es un software de modelado y automatización de procesos de negocio como servicio, que se le ofrece a usted.
Algunos ejemplos de otros procesos de negocio como servicio (no necesariamente modelado) podrían ser:
- Empresas que ofrecen integraciones listas de aplicaciones vía API.
- Sistemas de CRM.
- Softwares automatización de marketing.
- Aplicaciones para gestión de proyectos y equipos.
- Entre muchos otros.
Pero de lo que trataremos en este artículo, será la elección de una herramienta de modelado y automatización de procesos como servicio, un BPM SaaS.
Y si desea profundizar sus conocimientos sobre BPM, descargue nuestro e-book gratuito: The BPM Cookbook.
Las 5 funciones que todo BPM SaaS debe tener
1- UX: la experiencia del usuario
Modelar procesos de negocio es una actividad desafiante, que requiere mucha experiencia, práctica, estudio y paciencia.
No por esa razón, la interfaz de un BPM en la nube debe ser sesuda, con un diseño pobre y comandos complejos, difíciles de entender sin la lectura de un manual.
La intuitividad y la usabilidad deben ser la regla, permitiendo que usted haga su trabajo con mucho más placer, sea fácil de entender para los laicos u otros profesionales menos acostumbrados con el BPM y principalmente, por clientes, internos y externos.
HEFLO ofrece una interfaz extremadamente agradable y fácil de operar. Vea este vídeo de una clase de modelado de procesos.
La interfaz de usuario no se puede olvidar. Las personas que trabajan en la ejecución del proceso deben contar con una interfaz ágil y que permita un fácil acceso a los datos necesarios para atender una tarea del flujo y tomar una decisión. Vea cómo funciona la lista de tareas de HEFLO:
El BPM SaaS también debe ofrecer facilidad para el uso de teléfonos inteligentes. Los formularios deben ajustarse automáticamente a las características de tamaño de pantalla y recursos de estos dispositivos.
Esto se llama “responsividad”.
Vea como queda la misma interfaz anterior en un smartphone:
2- Documentación integrada a la herramienta
Después de hacer todo el modelado y mejora del proceso, una de las fases más importantes del BPM es la documentación.
Es a partir de esta, que el conocimiento se preservará y transmitirá, se crearán manuales, entrenamientos e informes, y futuros usuarios y los analistas podrán entender mejor el proceso, para dar seguimiento a la mejora continua.
No tiene sentido un BPM SaaS ofrecer sólo el modelado, sin generar la documentación.
HEFLO no sólo ayuda a analizar y mejorar los procesos, sino que también proporciona automáticamente, con un clic, una documentación de diseño agradable y fácil de entender, todo eso en un clic del ratón.
3- Trabajo en equipo
Con un servicio SaaS para su herramienta BPM, sus diagramas, flujos y tareas están al alcance de todo el equipo, en el momento que quieran y de donde estén, permitiendo un excelente trabajo colaborativo, incluso en países diferentes, con todos aportando ideas, opciones y ajustando los flujos en tiempo real.
Hasta los clientes pueden encantarse con los flujos modelados instantáneamente, por un analista o consultor que se encuentra a kilómetros de distancia.
Los proveedores tampoco se pueden olvidar cuando implementamos un BPM SaaS. ¿Qué tal enviar una solicitud de presupuesto a un proveedor para hacer el input directo en la plataforma?
4- Biblioteca de procesos
Replicar procesos exitosos, crear flujos estandarizados e incluso consultar antiguos proyectos para crear nuevos, sólo será posible si su BPM SaaS puede archivar todos los flujos de una forma fácil de encontrar y editar.
HEFLO no sólo cuenta con esa biblioteca de procesos, sino que proporciona periódicamente algunos modelos gratuitos de soluciones probadas por expertos en el tema para que usted pueda inspirarse y editarlos como desee.
5- Notación BPMN 2.0
¡Nada de notaciones obsoletas! Su BPM en la nube tiene que ofrecer la última palabra en notación BPM para que todos los involucrados hablen una lengua común, ampliamente aceptada y certificada en todo el mundo.
HEFLO está totalmente desarrollado para BPMN 2.0.
Vea también: Sistema de control de procesos: la mejor manera de realizar un BPM
HEFLO ya es utilizado por diversas empresas y profesionales, vea este testimonio:
HEFLO me permitió aprender sobre la gestión de procesos de una manera general, a través de una plataforma moderna. Con la mente abierta a la innovación y feedback de los clientes, el equipo atiende a las demandas y presenta novedades constantes. Excelente herramienta en línea.
Andre Antivillo