Coteje 4 técnicas de rediseño de procesos de organizaciónales

Si planeamos mejorar algo, rediseñarlo, se espera que el objeto de la mejora ya haya sido estudiado y detectado que realmente necesita un cambio. Aunque parece obvio que el rediseño de procesos de organización sólo debe iniciarse después del análisis del proceso que se está ejecutando actualmente, no siempre ocurre esto.

Por lo tanto, nos gustaría destacar la importancia de la etapa anterior, de análisis de procesos, llamada  AS-IS antes de que comencemos a idealizar cómo deseamos que quede el proceso en el futuro, la etapa TO-BE.

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Rediseño de procesos de la organización

Lo que se desea es ser capaz de visualizar cómo se debe diseñar el proceso para cumplir con los objetivos de la organización. Se creará una representación futura del proyecto, incluyendo los cambios, mejoras e innovaciones propuestas.

Para ello, el primer paso es buscar en los resultados del análisis de procesos (AS-IS) para detectar las deficiencias y hacer comparaciones. Es decir, para ver cómo los resultados del proceso actual se pueden superar mediante el rediseño del proceso de organización en cuestión.

En la elaboración de proyecciones claras de las ganancias de la nueva forma de realizar el proceso, será mucho más fácil de involucrar al personal y otros empleados de la compañía para contribuir a su aplicación, evitando resistencias futuras.

A menudo hay una cierta inseguridad de algunos empleados acerca de su capacidad para salir de la zona de confort y enfrentar a una fase de formación y aprendizaje nuevo para hacer de manera diferente (¡y mejor!) lo que estaban acostumbrados a hacer antes. Con proyecciones adecuadas y realistas que expresen más claramente las mejoras, se pueden evitar estas reacciones.

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Técnicas más utilizadas en el rediseño de los procesos de organización

Para determinar lo que se debe cambiar en el proceso hacia la consecución de los objetivos establecidos, debemos tener en cuenta algunos puntos importantes.

1. Los puntos de contacto con los clientes

El objetivo final de toda organización, ya sea B2B o B2C, es entregar el mejor producto o servicio a su cliente final, con la máxima eficiencia y eficacia. Pero no sólo eso: es necesario que la experiencia de compra, la consulta, la atención, la visita, la degustación o de cualquier manera que el cliente se relaciona con la empresa, sea plenamente satisfactoria.

Los puntos de contacto con el cliente son momentos únicos cuando todo el proceso de producción de la organización se pone a prueba. Es en estos momentos que el cliente hará su juicio sobre la empresa, determinando toda una relación, de admiración o insatisfacción por la misma.

Por lo tanto, debe prestarse especial atención a estos momentos en el momento de hacer el rediseño de los procesos de organización, de modo que siempre encanten al cliente.

2. Determinación de actividades que añaden valor

Con la información recogida en la etapa AS-IS se puede determinar qué actividades del proceso agregan más valor a su entrega. Sobre todo el valor percibido por el cliente final.

Aquí, nuevamente queda claro el objetivo de proporcionar siempre satisfacción a las necesidades del público. Y si una actividad simplemente no colabora en absoluto para lograr esta satisfacción, debe ser retirada del proceso. Del mismo modo, las actividades que añaden más valor deben ser rediseñadas para operar sin defectos e inconformidades y se deben supervisar ​​con mayor intensidad.

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3. Análisis de los obstáculos

Como su nombre lo dice, el obstáculo es una acumulación de trabajo que impide el flujo de la actividad y del proceso. Es necesario averiguar qué está limitando al proceso: las entradas, la información, los productos, equipos, etc. A continuación, los factores que contribuyen a esta situación, personal insuficiente o incapacitado, sistemas sin estructura. Una vez hecho esto, es necesario determinar qué mejoras se deben aplicar para resolver el problema.

4. Interacciones entre sistemas

Estos puntos, llamados Handoffs, presentan un cierto riesgo, ya que la información que pasa de un sistema, o grupo de personas a otro, puede sufrir modificaciones e inexactitudes que afectan el proceso e incluso pueden paralizarlo o retrasarlo.

Al final del rediseño de los procesos de organización, es necesario generar un documento llamado Diseño del Nuevo Proceso. Con él, habrá una documentación formal de las actividades, reglas de negocio, puntos de contacto con los clientes y los productos resultantes. Con eso, será posible que las personas responsables de las actividades comprendan plenamente los nuevos procedimientos y puedan realizarlos de manera adecuada para alcanzar los objetivos deseados.

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