¿Qué son las reglas de negocio y cuáles son las ventajas de aplicarlas en una empresa?

Tomar la decisión de qué ropa elegir para ir a una fiesta es un proceso que puede tomar horas. Si es un dilema para algunos, imagínese las decisiones que involucran los procesos de una empresa.

Y no piense que esa es una característica exclusivamente femenina, claro que no.

Barack Obama y Mark Zuckerberg se toman tan en serio la toma de decisiones, que no desperdician energía tomando decisiones que se pueden evitar.

Ellos tienen un armario bastante limitado y usan casi siempre la misma ropa, para no perder tiempo en tomar decisiones de ese tipo.

Las reglas de negocio siguen un principio, de cierta manera similar: son decisiones preestablecidas que ayudan a que los procesos fluyan más rápido y evitan que sus colaboradores pierdan tiempo con eso.

¿Quiere saber más claramente qué son las reglas de negocio y cómo afectan la productividad de la empresa?

Entonces, lea nuestro artículo.

Vea también en nuestro blog: 7 recursos que debe tener todo software de automatización de flujo de trabajo

¿Qué son las reglas de negocio?

Como el propio término sugiere, son reglas que sirven para definir o restringir alguna acción en los procesos de su empresa.

Son declaraciones que describen cómo se deben realizar ciertas operaciones y si hay algún límite que se debe aplicar.

Son estas reglas que guiarán los comportamientos y definirán qué, dónde, cuándo, por qué y cómo debe hacerse algo en una empresa.

Estas reglas se pueden transmitir de manera formal, informal, escrita o automatizada.

Sin embargo, generalmente, por ser tan relevantes, no sólo se registran correctamente, pero también se ejecutan cada vez más con la ayuda de la tecnología, con la utilización de software especializado.

Estas reglas declaran la forma en que una empresa funciona y por lo tanto, deben reflejar las políticas de la organización.

Así, señalan requisitos que van a moldear la ejecución de actividades y procesos, orientando la toma de decisiones de sus colaboradores.

Las posibilidades de aplicación son amplias y dependerán mucho de las particularidades de cada empresa.

Pero algunas reglas de negocio que se implementan normalmente están vinculadas a cierto tipo de proceso.

Ejemplos comunes de procesos que utilizan reglas de negocio:

• Cálculos de precios
• Grados de descuento al cliente
• Aprobación de presupuestos
• Aprobación de préstamos
• Beneficios ofrecidos
• Establecimiento de prioridades

Cómo aplicar las reglas de negocio

Entender lo qué son las reglas de negocio es el primer paso.

Ahora, hay que saber cómo funcionan.

Muy asociadas al buen rendimiento de los procesos y estrategias de una empresa, los gestores deben definir esas reglas mediante un excelente análisis de sus procesos.

Dichas reglas deben estar de acuerdo con las políticas de la empresa, dialogar con sus objetivos y fortalecer las estrategias definidas.

Por lo tanto, una sugerencia importante es tratar de considerar las posibles reglas en el momento en que se está implementando una planificación estratégica, para hacer posible que se logren las metas de la forma más acertada.

Para aplicar las reglas de negocio es cada vez más común el uso de la tecnología, lo que garantiza procesos automatizados, más ágiles y eficientes.

Ejemplos de reglas de negocio

Considere una empresa que vende libros en línea.

Es a través de las reglas de negocio que se definen los descuentos que se pueden aplicar en cada caso y cuál es el límite mínimo para ofrecer flete gratis, por ejemplo.

También existirá una regla que establecerá que una compra sólo puede ser enviada después del registro de pago de aquel consumidor.

En otro caso, considere un SaaS que funciona a partir de ventas recurrentes.

La empresa se enfrenta últimamente a problemas con clientes que no cumplen.

¿Qué hacer si el pago no se registra en el plazo acordado?

La empresa que ofrece SaaS puede decidir por interrumpir el suministro del software, teniendo como base un plazo establecido a través de una regla de negocios.

Es decir, puede establecer el cancelamiento de la suscripción del cliente que no efectúe el pago por dos meses consecutivos, por ejemplo.

En estos casos, es posible percibir que una buena ejecución también es fundamental.

No es suficiente saber analizar y definir bien las reglas que se deben establecer, si no se logra ponerlas en práctica.

Imagine en las situaciones anteriores como estos procesos ocurrirían si todas estas directrices no existieran o dependieran solamente de las tareas manuales.

¿Ha pensado usted tener que decidir caso por caso, el descuento de una mercancía, o cancelar el servicio de clientes que no cumplen?

Ciertamente su negocio perdería productividad y podrían ocurrir errores.

¿Cuál es la importancia de las reglas de negocio?

Todo gestor debe preocuparse en planificar estrategias y desarrollar procesos para mejorar los resultados de su empresa.

Y es para eso que los líderes necesitan entender con exactitud lo que son reglas de negocios.

Cuando se definen y se aplican, se controlan mediante la automatización y se puede saber en tiempo real, las ganancias de rendimiento que aportan a la empresa.

Qué significan las reglas de negocio en términos de ventajas para la empresa:

• Proporcionar mayor control de procesos: al tener reglas establecidas, será más fácil percibir errores y actividades incompatibles y corregirlas agilmente. Es posible tener un mayor control sobre los procesos más relevantes.
• Fortalecer estrategias: acarrea más eficiencia en la ejecución de la planificación estratégica, al tomar en consideración las políticas de la empresa, las metas definidas y fortalecer los procesos para alcanzarlas.
• Reducir costos: monitorear las reglas que consideran sus ingresos y objetivos podrá evitar perjuicios.
• Auxiliar en las tomas de decisión: podemos decir que la propia definición de lo que es una regla de negocio deja claro su auxilio para que las decisiones que se toman estén dentro del estándar de la empresa.

Reglas de negocio y diseño de procesos

Uno de los problemas más comunes en el diseño de procesos es la inclusión de reglas de negocio como tareas del flujo.

¡Intente revisar sus flujos y observe aquellos repletos de Gateways exclusivos!

Si usted encuentra cosas del tipo…

• Si el saldo es más que…
• Si la fecha es anterior a…

Es probable que sean reglas de negocio y no tareas o elementos que se deben diagramar en su flujo.

¡Crealo!

Si usted mueve toda esa complejidad a un diagrama DMN o abstrae las reglas en una documentación, su flujo será increíblemente más fácil de entender.

Ahora que ya sabe lo que son las reglas de negocio, nos gustaría saber si se utilizan en su empresa y cómo es ese proceso.

¿Hay un manual a seguir, que se debe consultar, o el proceso se automatiza?

¿Usted cree que las reglas de negocio podrían beneficiar los resultados en su organización?

¡Deje sus respuestas y opiniones en los comentarios!