Kanban workflow: Haga su tabla en 5 pasos

Kanban es una de las técnicas utilizadas por aquellos que emplean las llamadas metodologías ágiles.

La técnica kanban nació en Japón con el objetivo de gestionar inventarios y líneas de producción, para poder trabajar en el sistema just-in-time, que sólo proporciona un recurso en el momento exacto que es necesario.

Entre algunos pilares de la metodología ágil kanban podemos mencionar:

• El control visual del flujo de tareas
• La eliminación de pérdidas, atrasos y desperdicios
• La reposición inmediata en función del consumo

La idea del kanban workflow consiste en la creación de tablas con listas consecutivas de actividades en las cuales fluyen las tarjetas con tareas específicas.

De esta manera es fácil saber en qué etapa del proceso está cada tarea, quién la está realizando y otros detalles acerca de su ejecución.

Vea un ejemplo del workflow kanban:

¿Pero cómo se determinan las listas de su flujo de trabajo para montar su tabla kanban?

A continuación, vea cómo hacer eso, paso a paso.

Vea también: Los 10 mandamientos para entender lo que es el control de calidad

5 pasos para crear un Kanban Workflow

1- Elija flujos continuos que incluyan actividades cooperativas ordenadas

El primer punto es la necesidad de haber un flujo de trabajo colaborativo, es decir, varias personas o equipos están involucrados y necesitan comunicarse con rapidez.

Además, no tiene sentido utilizar un kanban workflow en un proceso que no tiene un flujo claro de tareas y actividades ordenadas.

Por ejemplo: las actividades que requieren tomar una decisión inmediata debido a los cambios bruscos de escenarios, como una cirugía, por ejemplo; o que requieren un esfuerzo creativo y mucha subjetividad, como la dirección de un largometraje, no se adaptan adecuadamente a un flujo de trabajo kanban.

2- Haga el mapeo cuidadoso de cada paso del proceso

Antes de crear las listas de tareas, haga el mapeo del proceso y entienda cada uno de sus pasos, especialmente cuando las tareas cambian de manos efectivamente, ya que es la clave para definir cuando una tarjeta se moverá de una lista a otra.

Por lo tanto, definir quiénes son los agentes del proceso, puede ayudar mucho. Cuando se percibe que otra persona o equipo asume una actividad, es una buena indicación de que se debe crear una nueva lista.

3- Preste atención a posibles obstáculos

Si hay una etapa del proceso en la que hay una gran posibilidad de un retraso o falta de recursos, es importante prestar atención a esa etapa después, cuando se definen las listas.

4- Haga las listas correspondientes a las actividades

La forma más fácil de empezar a crear sus listas kanban workflow y establecer la lista de entrada, lo que muchos llaman “To Do” (para hacer) y la lista donde se deben colocar las tareas terminadas, generalmente llamada “Done“.

Pero usted puede personalizar estas listas, dando un nombre más familiar y relacionado con su actividad. Por lo tanto, los que trabajan con marketing digital, en la creación de textos para blogs, por ejemplo, puede llamar la lista de entrada “pautas”, o en el caso de un taller mecánico, la lista se puede llamar “vehículos”.

La siguiente lista debe coincidir con la primera tarea a realizar. Normalmente, nadie empieza a hacer nada sin parar y pensar un poco antes. Entonces, una lista de uso frecuente en este punto es “plan” o planificación.

En el caso del taller podría ser “diagnóstico” y en la creación de contenidos, “definición del enfoque”. Por lo tanto, dependiendo del flujo que se está formando, se crean diferentes nombres para las listas de kanban workflow. Idealmente, deben ser intuitivas y fácil de entender.

Vea estos dos ejemplos de kanban workflow:

Listas de kanban workflow para un taller mecánico

1. Vehículos
2. Diagnóstico
3. Presupuesto
4. Aprobación del presupuesto por parte del cliente
5. En reparación
6. Prueba en la calle
7. Esperando al cliente para retirar el vehículo
8. Terminado

Listas kanban workflow para la creación de contenido para blogs

1. Pautas
2. Definición del enfoque
3. Redacción del texto
4. Revisión ortográfica y gramatical
5. Esperando la aprobación del cliente
6. Esperando la fecha de publicación en el blog
7. Publicado

SUGERENCIA ESPECIAL: la lista “blocked” o bloqueados

¿Recuerda cuando hablamos en el paso 3, que se debe prestar atención a posibles obstáculos? En un taller, las partes que faltan pueden ser uno de estos obstáculos, y en una agencia de contenidos, el retraso de la aprobación por parte del cliente.

Para evitar que su flujo de trabajo kanban se quede con una tarjeta pegada en cierta lista indefinidamente, es interesante crear la lista de “bloqueados”.

Cuando la persona responsable de una tarea nota que no será capaz de completarla por una razón ajena a su voluntad, él pone su tarjeta allí y señala la razón de la demora en la tarjeta.

Y si ya se hizo el mapeo de esos tipos de retrasos y obstáculos, como se sugiere en el paso 3, es posible definir símbolos y abreviaturas que faciliten al director del proyecto o del flujo de trabajo kanban para hacer los arreglos necesarios.

5- Defina los colores para las tarjetas y facilite el control

Comentamos antes que uno de los pilares de kanban workflow es permitir un control visual rápido e intuitivo.

Así, además de las tareas, se puede establecer algunas características especiales que tienen ciertas entradas, lo que facilita toda la gestión del proceso.

Por ejemplo, al incluir pautas o vehículos en las listas correspondientes, se pueden usar 3 colores de tarjetas que indiquen si el texto o el servicio es normal, urgente o una refacción.

De este modo, los colores de las tarjetas pueden representar cualquier información relevante para su negocio, cómo identificar para qué cliente se está haciendo ese trabajo, donde se efectuará la entrega final, el idioma del texto y muchas otras variables, dependiendo de su campo de actividad.

Vea e inspírese: Gestión de procesos empresariales – ¿qué es? Una guía completa de las dificultades y soluciones

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