Maîtriser la cartographie des processus « to be » : comment concevoir de meilleurs flux de travail pour l'avenir
Si vos opérations actuelles semblent chaotiques ou inefficaces, vous n'êtes pas seul. De nombreuses entreprises luttent avec des processus défaillants—jusqu'à ce qu'elles découvrent le pouvoir de la cartographie des processus « to be » pour concevoir des flux de travail optimisés pour l'avenir.
Cette technique simple mais stratégique vous aide à visualiser comment un processus devrait fonctionner après des améliorations, en faisant un pilier de la transformation numérique réussie et de la gestion des processus métier (BPM).
Qu'est-ce que la cartographie des processus « to be » ?
La cartographie des processus « to be » est une technique utilisée pour concevoir l'état futur d'un processus métier.
Alors que le diagramme de processus actuel montre comment les choses fonctionnent actuellement, le diagramme de processus « to be » illustre comment les choses devraient fonctionner après des améliorations comme l'automatisation, la restructuration des tâches ou les changements de rôle.
Il répond à des questions telles que :
- Quelles étapes peuvent être éliminées, fusionnées ou automatisées ?
- Comment les transferts peuvent-ils être réduits pour améliorer la rapidité et la précision ?
- Quels outils ou systèmes peuvent soutenir ce nouveau flux de travail ?
Cette carte tournée vers l'avenir devient votre plan pour le changement—et finalement, pour de meilleurs résultats.
Pourquoi utiliser la cartographie des processus « to be » ?
La cartographie des processus « to be » n'est pas seulement un exercice de documentation—c'est un outil de réflexion critique qui vous aide à concevoir des opérations plus intelligentes et plus efficaces. En visualisant l'état futur idéal d'un processus, votre organisation peut passer de la gestion de crise à l'exécution stratégique.
✅ 1. Améliorer l'efficacité opérationnelle
Des flux de travail inefficaces entraînent des retards, des efforts dupliqués et de la frustration chez les employés. La cartographie des processus « to be » vous permet de redessiner les processus pour :
- Éliminer les étapes inutiles
- Automatiser les tâches répétitives
- Minimiser les transferts entre départements
🌟 2. Aligner les processus avec les objectifs métier
Concevoir un processus « to be » garantit que vos opérations sont intentionnellement structurées pour offrir une valeur mesurable alignée avec les KPI et les attentes des clients.
🤖 3. Permettre l'automatisation des processus
Vous ne pouvez pas automatiser le chaos. Une carte de processus « to be » sert de fondation pour l'automatisation en :
- Définissant des entrées et sorties claires
- Clarifiant les règles et exceptions
- Identifiant les points d'intégration avec les systèmes informatiques
👥 4. Améliorer la collaboration et la responsabilité
Les flux de travail cartographiés clarifient les responsabilités et les attentes, aidant les équipes à travailler ensemble plus efficacement et avec un plus grand sens de la propriété.
📊 5. Soutenir l'amélioration continue
Une fois mis en œuvre, le processus « to be » devient votre nouvelle référence pour le suivi des performances et le raffinement futur.
Quand devriez-vous créer une cartographie des processus « to be » ?
Comprendre le bon moment pour concevoir une cartographie des processus à l'état futur peut augmenter considérablement la valeur et l'impact de vos efforts de transformation. Alors que de nombreuses organisations attendent que des initiatives majeures forcent le changement, la cartographie « to be » est plus efficace lorsqu'elle est appliquée de manière proactive.
🔧 1. Avant les projets d'automatisation
L'automatisation ne peut réussir que lorsque le processus sous-jacent est déjà efficace et bien structuré. Avant d'introduire des outils comme la RPA ou les moteurs de flux de travail, utilisez la cartographie « to be » pour simplifier, standardiser et clarifier le processus—afin de ne pas automatiser le chaos.
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🔁 2. Pendant la transformation numérique
La transformation numérique ne concerne pas seulement la technologie—il s'agit de redessiner la façon dont le travail est effectué. La cartographie à l'état futur aide à aligner les processus avec les nouveaux systèmes et garantit que les outils numériques soutiennent les résultats stratégiques plutôt que de reproduire des pratiques obsolètes.
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📉 3. Après les audits de performance
Les audits révèlent souvent des dysfonctionnements, des retards ou des problèmes de conformité. Plutôt que de masquer ces symptômes, la cartographie « to be » vous donne l'opportunité de redessiner le processus à sa base—en traitant les causes profondes et en intégrant des contrôles et une responsabilité plus solides.
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🌱 4. Lors du lancement de nouveaux services ou produits
Concevoir à partir d'une feuille blanche est une opportunité en or. Cartographier le processus idéal dès le départ assure la cohérence, l'évolutivité et une excellente expérience utilisateur—tout en évitant les pièges de l'improvisation ou des silos départementaux.
♻️ 5. Dans le cadre de l'amélioration continue
Les organisations performantes réexaminent régulièrement leurs processus—pas seulement lorsque quelque chose se casse. La cartographie « to be » soutient le raffinement continu, aidant les équipes à évoluer avec les conditions changeantes, les attentes des clients et les objectifs internes.
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🧩 6. Lors des changements organisationnels
Lorsque les équipes se restructurent, fusionnent ou adoptent de nouveaux rôles, les flux de travail existants ne conviennent souvent plus. Une cartographie « to be » offre de la clarté en réalignant les responsabilités et les points de décision—minimisant la confusion et assurant une transition plus fluide.
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Comment créer une cartographie des processus « to be » (étape par étape)
Construire une cartographie des processus « to be » ne se résume pas à dessiner des formes sur un écran. C'est un effort structuré et collaboratif qui combine une connaissance approfondie des processus métier, des contributions pratiques du personnel de première ligne et une supervision stratégique des décideurs.
L'objectif n'est pas seulement de créer un diagramme visuel, mais de concevoir un processus qui soit logique, réaliste et aligné avec les objectifs opérationnels et stratégiques de votre organisation.
🔍 1. Analyser le processus « tel quel »
Avant de concevoir l'état futur, vous devez avoir une compréhension claire de l'état actuel. Interviewez les responsables de processus, observez les flux de travail et recueillez des données de performance. Recherchez les points de douleur, les redondances, les boucles de révision et les transferts manqués. Cette phase de diagnostic garantit que votre conception future est ancrée dans des problèmes réels.
🌟 2. Définir les objectifs et les indicateurs
Établissez ce que le nouveau processus doit accomplir. Visez-vous à réduire le temps de traitement, améliorer la qualité, réduire les coûts ou améliorer l'expérience client ? Définir les critères de succès aide à s'assurer que la conception « to be » a une direction claire et peut être évaluée efficacement.
💡 3. Imaginer des améliorations avec les parties prenantes
Impliquez les personnes qui comprennent le processus de première main—celles qui l'exécutent et celles qui le gèrent. Encouragez un dialogue ouvert sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui pourrait être rationalisé, automatisé ou restructuré. Cette phase révèle souvent de petits changements qui peuvent avoir un impact majeur.
🧱 4. Concevoir le flux de travail « to be »
Traduisez vos idées en un flux visuel structuré. Utilisez BPMN, des diagrammes en couloirs ou des diagrammes de flux pour illustrer les séquences de tâches, les points de décision et les responsabilités des rôles. Concentrez-vous sur la simplicité, la lisibilité et le flux logique. Assurez-vous que toutes les exceptions, dépendances et déclencheurs sont clairement représentés.
📝 5. Valider avec les parties prenantes
Examinez la carte avec les principales parties prenantes de tous les départements. Le processus est-il réalisable compte tenu des outils et du personnel actuels ? Y a-t-il des préoccupations de conformité ou de risque ? Recueillez des commentaires, affinez la carte et obtenez l'accord de toutes les parties qui seront affectées par ou responsables du nouveau flux de travail.
🚦 6. Planifier la mise en œuvre et la gestion du changement
Une excellente cartographie des processus est inutile sans exécution. Créez un plan de déploiement qui inclut des stratégies de communication, des sessions de formation, des changements de système et le suivi du succès. Assurez-vous que les gens savent non seulement ce qui change, mais pourquoi—et comment le nouveau processus les aidera à mieux travailler.
⚠️ Pièges courants à éviter dans la cartographie des processus « to be »
Concevoir des processus futurs a un potentiel énorme, mais seulement si c'est fait avec soin. Voici les erreurs courantes qui peuvent compromettre vos efforts, ainsi que des conseils pour les éviter.
❌ Ignorer l'implication des parties prenantes
✅ Lorsque les processus futurs sont cartographiés sans l'apport des personnes qui les exécutent quotidiennement, le résultat est souvent un design idéalisé mais impraticable. Les perspectives des parties prenantes ancrent votre carte dans la réalité opérationnelle et augmentent l'appropriation par l'équipe.
❌ Rendre la carte trop complexe
✅ Un processus « to be » qui tente de tout résoudre à la fois peut devenir confus et difficile à mettre en œuvre. Gardez le design simple et ciblé pour favoriser l'adoption et faciliter la communication entre les équipes.
❌ Ignorer les contraintes du monde réel
✅ Les conceptions de processus ambitieuses qui ignorent les limitations du système, les budgets ou la capacité de la main-d'œuvre ont tendance à stagner lors de la mise en œuvre. Équilibrez toujours l'innovation avec la faisabilité technique et opérationnelle.
❌ Perdre l'alignement avec les objectifs de l'entreprise
✅ Les améliorations de processus qui ne se connectent pas aux priorités stratégiques manquent souvent de soutien exécutif. Assurez-vous que chaque changement contribue à des résultats tels que l'efficacité, la qualité, la conformité ou l'expérience client.
❌ Oublier de maintenir la carte
✅ De nombreuses équipes cessent de mettre à jour leur documentation après le déploiement. Une carte de processus « to be » doit évoluer avec l'organisation, restant une base fiable pour la formation, les audits et l'amélioration continue.
❓ FAQ – Cartographie des processus « to be »
Quelle est la différence entre la cartographie des processus « as is » et « to be » ?
La cartographie des processus « as is » se réfère à la documentation de la manière dont un processus métier fonctionne actuellement, y compris toutes ses inefficacités, ses goulots d'étranglement et ses déviations réelles. En revanche, une carte de processus « to be » représente la version future améliorée et idéale de ce processus, montrant comment il devrait fonctionner après optimisation, automatisation ou restructuration.
Pourquoi la cartographie des processus « to be » est-elle importante ?
C'est une étape cruciale dans l'amélioration des processus car elle crée une vision partagée de la manière dont les choses peuvent mieux fonctionner. Une carte « to be » aide les équipes à réduire le gaspillage, à s'aligner sur les objectifs métier et à préparer les flux de travail pour l'automatisation ou la transformation numérique.
Quand devrais-je utiliser la cartographie des processus « to be » ?
Cette technique est particulièrement utile avant de lancer des initiatives d'automatisation, de migrer vers de nouveaux systèmes ou de redessiner des services. Elle est également précieuse après des audits ou des évaluations de performance. Dans les cultures d'amélioration continue, la cartographie « to be »est un outil proactif pour anticiper les problèmes.
Quels outils sont utilisés pour créer une carte de processus « to be » ?
Les équipes utilisent couramment des outils BPMN ou des plateformes de diagramme comme Lucidchart, HEFLO ou Bizagi. Ces plateformes permettent aux utilisateurs de construire des diagrammes structurés et collaboratifs qui soutiennent l'analyse et la communication.
La cartographie des processus « to be » peut-elle aider à l'automatisation ?
Absolument. Une carte de processus « to be » aide à identifier quelles étapes doivent être automatisées et où la logique, l'intégration et la gestion des exceptions sont nécessaires, garantissant une mise en œuvre réussie et efficace.
Qui devrait être impliqué dans la cartographie des processus « to be » ?
Vous devriez inclure les propriétaires de processus, les travailleurs de première ligne, les professionnels de l'informatique et les agents de changement. Ce mélange garantit que le processus est pratique, soutenu et aligné à travers les équipes.
Qu'est-ce que la cartographie des processus dans l'ERP ?
Dans les projets ERP, la cartographie des processus aide à visualiser et à aligner les opérations métier avec les capacités du système ERP. Elle révèle les lacunes et soutient une configuration et un déploiement fluides.
Qu'est-ce que la cartographie des processus dans l'ISO ?
Dans les normes ISO comme l'ISO 9001, la cartographie des processus soutient la clarté, la cohérence et la responsabilité. C'est un outil critique pour assurer la conformité et se préparer aux audits.
Quel est un autre nom pour la cartographie des processus ?
Elle peut également être appelée cartographie des flux de travail, modélisation des processus métier, diagrammation des processus ou simplement diagramme de flux, selon le contexte et les outils utilisés.
Qu'est-ce qu'un SIPOC ou une carte de processus ?
Un diagramme SIPOC est une vue d'ensemble utilisée pour décrire les Fournisseurs, les Entrées, le Processus, les Sorties et les Clients. Il est souvent utilisé dans Six Sigma pour définir les limites avant de créer des cartes détaillées.
Qu'est-ce que la cartographie des processus dans Six Sigma ?
Dans Six Sigma, la cartographie des processus est utilisée dans le cadre du DMAIC pour analyser les flux de travail, identifier les variations ou les gaspillages, et concevoir des améliorations. Les outils incluent SIPOC, les cartes de flux de valeur et les diagrammes de flux détaillés.
🏢 Exemples Concrets de Cartographie des Processus « To Be »
Pour mieux comprendre comment la cartographie des processus « to be » peut soutenir une transformation à grande échelle, il est utile d'examiner des cas réels où des organisations ont appliqué la méthodologie en parallèle avec le cadre ESOAR de Capgemini—Éliminer, Standardiser, Optimiser, Automatiser, Robotiser.
Cette approche garantit que l'automatisation n'accélère pas simplement des processus défaillants. Au lieu de cela, elle commence par éliminer ce qui n'apporte pas de valeur, puis standardise et optimise ce qui reste. Ce n'est qu'après cela que l'automatisation (via des outils numériques) et la robotisation (via RPA) sont introduites pour maximiser l'efficacité, le contrôle et le retour sur investissement.
Voici deux exemples concrets qui démontrent comment de grandes organisations ont appliqué la cartographie des processus « to be »—en utilisant la méthodologie ESOAR (Éliminer, Standardiser, Optimiser, Automatiser, Robotiser) de Capgemini—pour transformer leurs opérations et obtenir des résultats mesurables.
🏦 Entreprise FMCG Mondiale – Finance & Comptabilité
Défi : Malgré des processus mondiaux standardisés, de nombreuses tâches financières reposaient encore sur des saisies manuelles et des solutions locales.
Comment la cartographie « to be » a aidé :
- Éliminer : Suppression des tâches redondantes et rationalisation des processus bancaires et de saisie de journaux.
- Standardiser : Mise en place de modèles communs et application de modèles de processus mondiaux.
- Optimiser : Amélioration de l'utilisation de SAP HANA, automatisation des rapprochements et amélioration des flux de travail.
- Automatiser : Introduction d'outils pour le traitement des devises et le calcul proactif des coûts des produits.
- Robotiser : Déploiement de RPA pour les immobilisations, les validations de modèles et les rapprochements.
Résultats : Réduction de 44 % de l'effort dans les principaux domaines financiers. Meilleure visibilité et conformité grâce à des contrôles automatisés et des processus entièrement intégrés.
🏭 Client Majeur de Fabrication – Services Partagés
Défi : Bien qu'ils croyaient que leur implémentation SAP existante était efficace, ils faisaient encore face à des inefficacités de processus à travers les régions.
Comment la cartographie « to be » a aidé :
- Éliminer : Suppression des étapes à faible valeur ajoutée, comme l'impression de copies papier.
- Standardiser : Harmonisation des processus à travers différents pays.
- Optimiser : Amélioration de l'utilisation de SAP et rationalisation des outils de support.
- Automatiser : Automatisation des rapports, de l'acheminement des cas et du transfert de données.
- Robotiser : Utilisation de RPA pour des tâches comme la consolidation des données de factures, les listes de contrôle des fournisseurs et la préparation de la balance de vérification.
Résultats : Améliorations de 25 à 50 % de l'efficacité des paiements et des factures. Augmentation de la satisfaction des utilisateurs et réduction de l'effort manuel en utilisant plus efficacement les outils existants.
📚 Ressource Connexe
Pour d'autres exemples concrets à travers les industries, consultez notre article : Exemples de Redesign de Processus Métier Transformateurs Qui Produisent des Résultats
🏛️ Agence Gouvernementale – Services aux Citoyens
Défi : Une agence nationale responsable de la délivrance de licences commerciales faisait face à des délais d'approbation longs, des saisies de données dupliquées et une faible transparence pour les demandeurs.
Comment la cartographie « to be » a aidé :
- Éliminer : Suppression des examens internes redondants et de l'acheminement manuel des documents.
- Standardiser : Unification des flux de travail dans les bureaux régionaux avec un modèle de licence partagé.
- Optimiser : Connexion des données d'application avec les systèmes d'identification nationale et de fiscalité existants.
- Automatiser : Déploiement de formulaires en ligne en libre-service et notifications de statut automatisées.
- Robotiser : Utilisation de RPA pour extraire des données des documents téléchargés et valider les soumissions de manière croisée.
Résultats : Le temps de traitement des licences commerciales est passé de 20 à 5 jours. Les citoyens ont obtenu une visibilité sur le statut de leur demande, et la charge de travail du personnel a été réduite de 40 %.
🎥 Regardez : Cartographie des processus « to be » expliquée
Pour un aperçu dynamique de la stratégie de cartographie « to be » et comment elle soutient l'amélioration continue, regardez notre discussion vidéo :
Cette vidéo explore comment la cartographie « to be » permet la transformation des processus métier en éliminant les inefficacités, en alignant les départements et en utilisant des outils BPM comme HEFLO pour créer des modèles de processus prêts pour l'avenir.
🧠 Conclusion : Concevez l'avenir avant de le construire
Les grandes organisations ne se contentent pas de réagir, elles conçoivent ce qui vient ensuite. Avec la cartographie des processus « to be », vous pouvez transformer l'ambition en action et façonner des processus qui font réellement avancer votre entreprise.
En visualisant l'état idéal, en s'alignant sur les objectifs métier et en permettant l'automatisation, cette approche transforme la conception des processus en un avantage stratégique.
📘 Envie de passer à l'étape suivante ? Explorez nos guides pratiques sur le BPMN, les outils d'automatisation, et des méthodes éprouvées pour redessiner des processus à fort impact.
Ne vous contentez pas d'améliorer le passé—concevez l'avenir.
