Como controlar o reembolso de despesas de viagem

Mesmo com o uso de ferramentas de colaboração no trabalho, da computação em nuvem e do home office, não é possível, em algumas atividades, eliminar completamente as viagens e reuniões presenciais.

E para que esses custos de deslocamento, alimentação e hospedagem, – em muitos casos internacionais – sejam adequadamente controlados e verificados sem erros, é necessário modelar um processo de reembolso de despesas de viagem eficiente.

Mas por onde começar? Quem está envolvido? Quais suas etapas e tarefas?

Se este é o seu dilema, neste momento, saiba que temos um fluxo de reembolso de despesas de viagem prontinho para você usar em sua empresa.

Além de definir agentes, tarefas e critérios de tomada de decisão segundo as boas práticas do mercado, ele foi criado em um software de modelagem de processos.

O fluxo é totalmente editável para as necessidades e particularidades da sua empresa, de forma bastante ágil, no esquema “arraste e solte”.

Baixe agora mesmo este modelo de processo de reembolso de despesas de viagem acessando este link: Reembolso de Despesas. É só se cadastrar e começar a usar este e muitos outros fluxos de processo de nossa biblioteca.

Além disso, você poderá criar o diagrama de processos que quiser, por meio de uma ferramenta BPMN baseada na nuvem, acessível de onde estiver por dispositivos móveis, de interface amigável e intuitiva.

Veja também: Fluxo de processo de gerenciamento de incidentes ITIL

Fluxo de reembolso de despesas de viagem

O fluxo de reembolso de despesas de viagem é relativamente simples, com um único gateway e três raias, correspondentes ao Solicitante, ao Departamento Financeiro e ao Gestor.

Vamos dar uma olhada no que ocorre em cada uma dessas raias.

Veja mais: Fluxo de Processo de Service Desk

1- Raia do Solicitante

Este colaborador é responsável pelo início do processo, enviando um formulário e as correspondentes notas fiscais emitidas referentes às despesas de viagem para o Departamento Financeiro, que vai analisá-las, conforme representado no trecho do diagrama retratado abaixo:

Confira: Fluxo de processo de solicitação de férias

2- Raia do Departamento Financeiro

Nesta raia, a primeira tarefa executada é a análise das despesas, que devem ser enviadas ao gestor (em outra raia) para aprovação do reembolso.

Ao retornar para a Raia do Departamento Financeiro, este realiza o pagamento das despesas e providencia o envio do comprovante, evento que marca o fim do processo, veja:

Confira também: Fluxo de processo de solicitação de viagem

3- Raia do Gestor

A atuação do gestor poderá alterar a direção do fluxo de reembolso de despesas de viagem caso ele não aprove as despesas, o que, nesse caso, levará ao cancelamento do reembolso, determinando, assim, o fim deste fluxo.

Mais um diagrama pronto: Fluxo de processo de desligamento de empregado

Um bom controle do processo de reembolso de despesas de viagem é uma medida que vai além da mera verificação de desperdícios ou de gastos não autorizados.

Este tipo de procedimento traz mais transparência aos processos organizacionais, além de diminuir erros e tornar esta modalidade de rotina de prestação de contas mais ágil e, muitas vezes, menos constrangedora que a entrega pessoal de notas e formulários preenchidos à mão a um funcionário.

Você tem alguma sugestão sobre este processo? Deixe seu comentário abaixo!

Quer conhecer outros processos da nossa biblioteca? Crie sua conta para modelagem de processos e importe outros diagramas com a orientação do o vídeo abaixo:

Como Iniciar Rápido no BPM | Biblioteca de Processos

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