Como aumentar a produtividade no trabalho? Confira 5 dicas valiosas

Você é daqueles trabalha todo dia até, no mínimo, as 8h da noite?

Uma ou duas vezes por semana fica até as 11h e trabalhar aos finais de semana já se tornou rotina.

Rapaz, uma notícia importante: Você é extremamente improdutivo!

Como? É isso mesmo: trabalhar muito só mostra que você precisa se esforçar demais para obter os seus resultados.

Se você está enfrentando uma rotina pesada de trabalho como a descrita, descubra como aumentar a produtividade no trabalho e viver com mais qualidade.

Confira urgentemente em nosso blog: 5 causas do “brain fog” que afetam a produtividade no trabalho

Ser produtivo é bem diferente de trabalhar muito

Produtividade é a palavra-chave de qualquer negócio bem sucedido. Dessa forma, as empresas estão em uma constante busca por maneiras de intensificar seus índices de produtividade e alcançar bons resultados de eficiência.

Para que isso aconteça, é preciso que cada colaborador faça a sua parte. Então a pergunta é: como aumentar a produtividade no trabalho?

Não há dúvidas de que essa não é uma questão fácil de responder, pois envolve diversos fatores. A sensação que nos temos é a de que nunca há tempo suficiente para realizar todas nossas tarefas do dia a dia.

Mas o problema é mesmo a falta de tempo ou a falta de gerenciamento do mesmo?

De fato, as cobranças são constantes e as tarefas parecem não ter fim. Por isso, separamos X dicas que irão te ajudar a produzir com mais eficiência.

Mas, antes de descobrir como melhorar a produtividade no trabalho, é preciso entender melhor esse conceito que permeia as organizações. Vem com a gente!

Você sabe o que é produtividade?

Produtividade nada mais é que a relação entre a quantidade produzida (produto ou serviço) e os recursos utilizados para a sua realização.

Ou seja: para alcançar uma produtividade eficiente, é preciso produzir mais com o mínimo de recursos possível. Porém, é fundamental estar atento à qualidade do produto ou serviço prestado.

Em uma empresa, identifica-se como funcionário produtivo aquele que fez mais e que alcançou bons resultados em menos horas trabalhadas.

Mas não se trata apenas de trabalhar mais. Dentre as maneiras de melhorar a produtividade no trabalho, a principal delas é saber encontrar o equilíbrio entre produção, utilização de recursos (tempo) e qualidade.

5 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho

Agora que você já entendeu o conceito, chegou a hora de conhecer quais são as maneiras de aumentar a produtividade no trabalho.

1. Organize suas tarefas

A primeira dica de como aumentar a produtividade no trabalho é clássica. Organizar os afazeres é saber estabelecer critérios a eles, como prazos e níveis e urgência.

Dessa forma, você conseguirá entregar suas tarefas sem atrasos e saberá exatamente quanto tempo é necessário para finalizar cada uma delas.

Você utilizar agendas e planilhas eletrônicas para gerenciar suas atividades. Confira algumas ferramentas de produtividade e utilize a tecnologia a seu favor.

Especialmente no HEFLO você pode mapear todos os seus fluxos de trabalho e estabelecer prazos para conclusão de cada tarefa.

Além disso, é possível definir “gatilhos” que alertam pessoas sobre o progresso do prazo ou até mesmo tomam ações para garantir o acordo de nível de serviço. Conheça mais sobre esse recurso nesse artigo da base de conhecimento do HEFLO.

Iniciar pequeno e crescerVocê não precisa mapear todos os processos.

Inicie com apenas algumas rotinas. Crie 4 ou 5 fluxos para os principais processos, e também 1 fluxo genérico ( o famoso “Outros” ) para tudo aquilo que você ainda não conhece.

Coloque isso em prática e registre tudo o que pode ser melhorado para ter mais produtividade.

De tempos e tempos revise seus fluxos e gere uma nova versão com as melhorias.

Melhor ainda…

Crie novos fluxos com base no seu conhecimento acumulado sobre a produtividade da sua equipe.

Um fator importante que considero para produtividade é o Padrão. Padronizar as entregas, determinando “o que” deve ser feito e “como fazer”, com regras e quesitos de qualidade. Parece óbvio, mas não vemos isso na prática, geralmente, os processos são realizados sem um direcionamento específico, deixando dúbio a relação de hand off, o que faz perder o alinhamento com a operação quando deve se tratar de questões macros. A padronização auxilia no entendimento e na melhoria dos processos, estabelecendo maior eficiência na operação. Mateus Pizetta – Especialista em Processos de Negócios (BPM)

2. Não se sobrecarregue

Está cientificamente comprovado: quem se dedica a realizar uma tarefa de cada vez apresenta melhores resultados.

De acordo com neurocientista Earl Miller, o cérebro humano não é multitarefa. Dessa forma, o excesso de informações e comandos diminui seu desempenho.

Aquele que se diz capaz de fazer várias coisas ao mesmo tempo pode acabar não dando a devida atenção e dedicação à determinada tarefa.

Portanto, é fundamental que se crie o hábito de executar uma demanda por vez. Assim, você dará impulso a sua produtividade.

Humano multi-tarefa

3. Evite procrastinar

Procrastinar é o famoso “deixar para depois”. Esse hábito é extremamente prejudicial para quem almeja alcançar bons resultados e ser mais produtivo.

Se uma tarefa precisa ser feita, faça. Adiar só vai fazer com que o trabalho se acumule lá na frente, o que afetará a execução de outras demandas.

A dica é engolir os maiores sapos primeiro, aqueles que você preferiria não fazer nunca. Depois de se livrar deles, o resto do dia vai ser moleza!

A melhor maneira de iniciar é parar de falar e começar a fazer! - Walt Disney Click To Tweet

4. Reuniões só em pé!

Reuniões em excesso eliminam qualquer possibilidade de aumentar a produtividade no trabalho!

Evite reuniões longas e sem sentido.

Será que faz mesmo sentido uma reunião ter mais de 45 minutos?

O Scrum tem uma idéia radical para isso: 

Todos os participantes ficam em pé! Entre inúmeros benefícios, essa condição gera um pouco de desconforto e força os participantes a serem objetivos nos itens da pauta.

Reuniões Scrum para produtividade

Fonte: Are daily standup (Scrum) meetings mandatory in AGILE?

Quanto maior a reunião, menores são os resultados. - Tim Cook, CEO da Apple Click To Tweet

5. Estabeleça metas

Tenha sempre em mente que toda demanda precisa ser entregue dentro de determinado prazo.

Por isso, é interessante que você tenha as suas próprias metas de acordo com o seu ritmo de trabalho e a necessidade do negócio.

Suponhamos que você esteja fazendo um relatório:

Nesse caso, defina um horário razoável para que o relatório seja concluído. Feito isso, você se dedicará exclusivamente a essa tarefa (lembre-se da dica número 2) até que ela esteja finalizada.

Você é um gestor?

Então comunique as metas da equipe e dê feedback sobre o progresso.

E a melhor parte:

O melhor gestor que existe é aquele 100% previsível, pois sua equipe sabe o que deve fazer para crescer e ser produtivo.

Última dica sobre metas:

Implemente uma estratégia de gestão à vista. Coloque em um televisor um painel com todas as metas da equipe e a apuração em tempo real. Se existir um problema eles irão naturalmente se movimentar mais para tirar o problema da televisão. Se os números forem bons, ficarão ainda mais motivados e produtivos.

Fonte: How DonorsChoose.org Uses Dashboards to Drive Impact.

Comece com boas pessoas, defina as regras, comunique-se, motive e recompense seus funcionários. Se você fizer todas essas coisas de forma eficaz, você não tem como errar. - Lee Iacocca Click To Tweet

Dá para descansar um pouco e ser produtivo? Descubra:

6. Descanse

Como aumentar a produtividade no trabalho descansando? Muita gente acha que ser produtivo é sinônimo de trabalhar por horas e mais horas com o mínimo de descanso.

Quem pensa assim, que dissemos, está completamente equivocado.

A produtividade também está relacionada com o uso inteligente do tempo livre. Por isso, é importante que você faça pausas durante o expediente, algo em torno de 10 minutos.

A técnica Pomodoro, por exemplo, ensina que devemos focar nas tarefas por 25 minutos e descansar 5, em ciclos consecutivos. Depois de 4 ciclos (o que soma 2 horas), pode-se fazer um descanso de meio hora e retornar para mais 4 ciclos.

Técnica Pomodoro para Gestão de tempo

Esse tempo pode ser suficiente para você recarregar suas energias e oxigenar o pensamento. Assim, aquela tarefa complicadíssima pode ser mais simples do que você imagina.

Agora que você já sabe mais sobre como aumentar a produtividade no trabalho, que tal aplicar essas dicas no seu dia a dia?

Você tem alguma outra dica que gostaria de compartilhar com a gente?

Lição Aprendida sobre Produtividade. Automatize ou Terceirize sempre que possível as atividades que não estão diretamente ligadas ao seu Core Business. No meu caso automação de todo o processo de CRM e Financeiro. Grande abraço.

Alcindo Correa Filho – Founder of AC Creative Studios and Project Manager

 

Por favor, use os comentários e conte para nossos leitores!

Veja também em nosso blog: Exemplos de gamificação: é divertido ser mais produtivo

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