Você é daqueles trabalha todo dia até, no mínimo, as 8h da noite?
Uma ou duas vezes por semana fica até as 11h e trabalhar aos finais de semana já se tornou rotina.
Rapaz, uma notícia importante: Você é extremamente improdutivo!
Como? É isso mesmo: trabalhar muito só mostra que você precisa se esforçar demais para obter os seus resultados.
Se você está enfrentando uma rotina pesada de trabalho como a descrita, descubra como aumentar a produtividade no trabalho e viver com mais qualidade.
Confira urgentemente em nosso blog: 5 causas do “brain fog” que afetam a produtividade no trabalho
Ser produtivo é bem diferente de trabalhar muito
Produtividade é a palavra-chave de qualquer negócio bem sucedido. Dessa forma, as empresas estão em uma constante busca por maneiras de intensificar seus índices de produtividade e alcançar bons resultados de eficiência.
Para que isso aconteça, é preciso que cada colaborador faça a sua parte. Então a pergunta é: como aumentar a produtividade no trabalho?
Não há dúvidas de que essa não é uma questão fácil de responder, pois envolve diversos fatores. A sensação que nos temos é a de que nunca há tempo suficiente para realizar todas nossas tarefas do dia a dia.
Mas o problema é mesmo a falta de tempo ou a falta de gerenciamento do mesmo?
De fato, as cobranças são constantes e as tarefas parecem não ter fim. Por isso, separamos X dicas que irão te ajudar a produzir com mais eficiência.
Mas, antes de descobrir como melhorar a produtividade no trabalho, é preciso entender melhor esse conceito que permeia as organizações. Vem com a gente!
Você sabe o que é produtividade?
Produtividade nada mais é que a relação entre a quantidade produzida (produto ou serviço) e os recursos utilizados para a sua realização.
Ou seja: para alcançar uma produtividade eficiente, é preciso produzir mais com o mínimo de recursos possível. Porém, é fundamental estar atento à qualidade do produto ou serviço prestado.
Em uma empresa, identifica-se como funcionário produtivo aquele que fez mais e que alcançou bons resultados em menos horas trabalhadas.
Mas não se trata apenas de trabalhar mais. Dentre as maneiras de melhorar a produtividade no trabalho, a principal delas é saber encontrar o equilíbrio entre produção, utilização de recursos (tempo) e qualidade.
5 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho
Agora que você já entendeu o conceito, chegou a hora de conhecer quais são as maneiras de aumentar a produtividade no trabalho.
1. Organize suas tarefas
A primeira dica de como aumentar a produtividade no trabalho é clássica. Organizar os afazeres é saber estabelecer critérios a eles, como prazos e níveis e urgência.
Dessa forma, você conseguirá entregar suas tarefas sem atrasos e saberá exatamente quanto tempo é necessário para finalizar cada uma delas.
Você utilizar agendas e planilhas eletrônicas para gerenciar suas atividades. Confira algumas ferramentas de produtividade e utilize a tecnologia a seu favor.
Especialmente no HEFLO você pode mapear todos os seus fluxos de trabalho e estabelecer prazos para conclusão de cada tarefa.
Além disso, é possível definir “gatilhos” que alertam pessoas sobre o progresso do prazo ou até mesmo tomam ações para garantir o acordo de nível de serviço. Conheça mais sobre esse recurso nesse artigo da base de conhecimento do HEFLO.
Você não precisa mapear todos os processos.
Inicie com apenas algumas rotinas. Crie 4 ou 5 fluxos para os principais processos, e também 1 fluxo genérico ( o famoso “Outros” ) para tudo aquilo que você ainda não conhece.
Coloque isso em prática e registre tudo o que pode ser melhorado para ter mais produtividade.
De tempos e tempos revise seus fluxos e gere uma nova versão com as melhorias.
Melhor ainda…
Crie novos fluxos com base no seu conhecimento acumulado sobre a produtividade da sua equipe.
Um fator importante que considero para produtividade é o Padrão. Padronizar as entregas, determinando “o que” deve ser feito e “como fazer”, com regras e quesitos de qualidade. Parece óbvio, mas não vemos isso na prática, geralmente, os processos são realizados sem um direcionamento específico, deixando dúbio a relação de hand off, o que faz perder o alinhamento com a operação quando deve se tratar de questões macros. A padronização auxilia no entendimento e na melhoria dos processos, estabelecendo maior eficiência na operação. Mateus Pizetta – Especialista em Processos de Negócios (BPM)
2. Não se sobrecarregue
Está cientificamente comprovado: quem se dedica a realizar uma tarefa de cada vez apresenta melhores resultados.
De acordo com neurocientista Earl Miller, o cérebro humano não é multitarefa. Dessa forma, o excesso de informações e comandos diminui seu desempenho.
Aquele que se diz capaz de fazer várias coisas ao mesmo tempo pode acabar não dando a devida atenção e dedicação à determinada tarefa.
Portanto, é fundamental que se crie o hábito de executar uma demanda por vez. Assim, você dará impulso a sua produtividade.
3. Evite procrastinar
Procrastinar é o famoso “deixar para depois”. Esse hábito é extremamente prejudicial para quem almeja alcançar bons resultados e ser mais produtivo.
Se uma tarefa precisa ser feita, faça. Adiar só vai fazer com que o trabalho se acumule lá na frente, o que afetará a execução de outras demandas.
A dica é engolir os maiores sapos primeiro, aqueles que você preferiria não fazer nunca. Depois de se livrar deles, o resto do dia vai ser moleza!
A melhor maneira de iniciar é parar de falar e começar a fazer! - Walt Disney Click To Tweet4. Reuniões só em pé!
Reuniões em excesso eliminam qualquer possibilidade de aumentar a produtividade no trabalho!
Evite reuniões longas e sem sentido.
Será que faz mesmo sentido uma reunião ter mais de 45 minutos?
O Scrum tem uma idéia radical para isso:
Todos os participantes ficam em pé! Entre inúmeros benefícios, essa condição gera um pouco de desconforto e força os participantes a serem objetivos nos itens da pauta.
Fonte: Are daily standup (Scrum) meetings mandatory in AGILE?
Quanto maior a reunião, menores são os resultados. - Tim Cook, CEO da Apple Click To Tweet5. Estabeleça metas
Tenha sempre em mente que toda demanda precisa ser entregue dentro de determinado prazo.
Por isso, é interessante que você tenha as suas próprias metas de acordo com o seu ritmo de trabalho e a necessidade do negócio.
Suponhamos que você esteja fazendo um relatório:
Nesse caso, defina um horário razoável para que o relatório seja concluído. Feito isso, você se dedicará exclusivamente a essa tarefa (lembre-se da dica número 2) até que ela esteja finalizada.
Você é um gestor?
Então comunique as metas da equipe e dê feedback sobre o progresso.
E a melhor parte:
O melhor gestor que existe é aquele 100% previsível, pois sua equipe sabe o que deve fazer para crescer e ser produtivo.
Última dica sobre metas:
Implemente uma estratégia de gestão à vista. Coloque em um televisor um painel com todas as metas da equipe e a apuração em tempo real. Se existir um problema eles irão naturalmente se movimentar mais para tirar o problema da televisão. Se os números forem bons, ficarão ainda mais motivados e produtivos.
Fonte: How DonorsChoose.org Uses Dashboards to Drive Impact.
Comece com boas pessoas, defina as regras, comunique-se, motive e recompense seus funcionários. Se você fizer todas essas coisas de forma eficaz, você não tem como errar. - Lee Iacocca Click To TweetDá para descansar um pouco e ser produtivo? Descubra:
6. Descanse
Como aumentar a produtividade no trabalho descansando? Muita gente acha que ser produtivo é sinônimo de trabalhar por horas e mais horas com o mínimo de descanso.
Quem pensa assim, que dissemos, está completamente equivocado.
A produtividade também está relacionada com o uso inteligente do tempo livre. Por isso, é importante que você faça pausas durante o expediente, algo em torno de 10 minutos.
A técnica Pomodoro, por exemplo, ensina que devemos focar nas tarefas por 25 minutos e descansar 5, em ciclos consecutivos. Depois de 4 ciclos (o que soma 2 horas), pode-se fazer um descanso de meio hora e retornar para mais 4 ciclos.
Esse tempo pode ser suficiente para você recarregar suas energias e oxigenar o pensamento. Assim, aquela tarefa complicadíssima pode ser mais simples do que você imagina.
Agora que você já sabe mais sobre como aumentar a produtividade no trabalho, que tal aplicar essas dicas no seu dia a dia?
Você tem alguma outra dica que gostaria de compartilhar com a gente?
Lição Aprendida sobre Produtividade. Automatize ou Terceirize sempre que possível as atividades que não estão diretamente ligadas ao seu Core Business. No meu caso automação de todo o processo de CRM e Financeiro. Grande abraço.
Alcindo Correa Filho – Founder of AC Creative Studios and Project Manager
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Veja também em nosso blog: Exemplos de gamificação: é divertido ser mais produtivo