My Inbox

O My Inbox é um consumidor; as tarefas em si vivem em um motor de workflow:

1. Um workflow, por exemplo um flexible workflow para uma requisição de compra, cria um work item para um ou mais agentes.
2. O serviço Task Gateway coleta tarefas de seus provedores de tarefas. A SAP fornece provedores para o SAP Business Workflow e o SAP Business Process Management, e outros provedores que seguem o Task Consumption Model (TCM) podem ser adicionados.
3. O usuário abre o tile do My Inbox, que dispara o intent WorkflowTask-displayInbox e inicia o app.
4. O My Inbox chama o serviço OData TASKPROCESSING e lista as tarefas que o usuário tem permissão para processar, com as opções de decisão e os atributos customizados que a tarefa define.
5. Quando o usuário decide, o My Inbox envia a decisão de volta pelo Task Gateway, e o workflow continua no back-end.

Os administradores também podem publicar tiles específicos por cenário, por exemplo um tile para aprovações de pedidos de compra, restringindo um tile do My Inbox a definições de tarefa selecionadas.

O My Inbox é, portanto, uma janela para as tarefas de workflow, não o lugar onde a lógica do workflow é definida.

O My Inbox cobre as ações do dia a dia de um aprovador:

• Decidir: aprovar, rejeitar ou escolher outra opção de decisão que a tarefa ofereça.
• Organizar o trabalho: assumir uma tarefa compartilhada com colegas, liberá-la novamente ou encaminhá-la a outro usuário.
• Processar em massa: selecionar várias tarefas do mesmo tipo e executá-las juntas.
• Trabalhar com contexto: navegar, ordenar, filtrar e agrupar tarefas; ler atributos customizados; visualizar, carregar e excluir anexos; adicionar comentários.
• Planejar ausências: criar regras de substituição para ausências planejadas e não planejadas.
• Consultar o histórico: ver tarefas concluídas e suspensas pela visão de saída (outbox).

A disponibilidade de cada ação pode variar conforme a release e o provedor de tarefas; consulte a documentação do My Inbox da sua release. O My Inbox oferece a todo aprovador o mesmo vocabulário de tratamento de tarefas em todos os cenários.

• Um app para vários cenários: requisições de compra, faturas, pedidos de férias e workflows customizados aparecem na mesma lista, com as mesmas ações.
• Pronto para mobile: o app é projetado para desktop, tablet e smartphone, então as aprovações não esperam o usuário voltar à mesa.
• Desenho neutro em relação ao back-end: a camada Task Gateway desacopla a interface do usuário do motor de workflow, e provedores customizados podem alimentá-la.
• Extensível: a SAP Fiori Apps Reference Library lista extensões de view e de controller, além de pontos de extensão no back-end, para adaptar o app.
• Delegação nativa: regras de substituição e encaminhamento tratam ausências sem ajuda do administrador.

Para usuários cujas aprovações vêm de um único sistema SAP S/4HANA, o My Inbox é o ponto de entrada padrão do SAP Fiori para o trabalho de workflow.

• Tarefas, não processos. O My Inbox mostra a etapa que aguarda o usuário. De onde veio o caso de negócio, o que acontece depois da decisão e quanto tempo o caso inteiro levou ficam fora da sua visão.
• Somente provedores conectados. Uma tarefa só aparece se o seu sistema estiver conectado pelo Task Gateway. Aprovações em outras aplicações continuam chegando pelas próprias caixas de entrada ou por e-mail.
• As decisões são definidas em outro lugar. As opções de decisão, os agentes e os prazos vêm da definição ou da configuração do workflow no back-end; o My Inbox não pode alterá-los.
• O contexto depende da tarefa. Se uma tarefa oferece poucos atributos ou nenhum link para o documento de negócio, os aprovadores decidem com pouca informação ou saem do app para buscá-la.

Esses limites são intencionais: o My Inbox otimiza o tratamento de tarefas individuais, não a visibilidade do processo ao qual elas pertencem.

Trabalhe do back-end para fora:

1. Confirme que o work item existe. Localize-o na SWI1 e verifique o status e os agentes. Se o usuário não é agente, o problema está na determinação de agentes, não no My Inbox.
2. Verifique se a tarefa está exposta. A definição da tarefa deve estar atribuída a um cenário do Task Gateway, mantido no Customizing em SAP Gateway Service Enablement > Content > Task Gateway > Task Gateway Service > Scenario Definition.
3. Teste o serviço diretamente. A SAP recomenda chamar o serviço Task Gateway no SAP Gateway Client (/IWFND/GW_CLIENT) e verificar o log de erros (/IWFND/ERROR_LOG).
4. Verifique o system alias e os roles. Na prática, caixas de entrada vazias são frequentemente atribuídas a um system alias de back-end incorreto ou à falta de autorização para o serviço.
5. Verifique o tile. Um tile específico de cenário mostra apenas as definições de tarefa às quais está restrito.

Se a tarefa aparece, mas "Open Task" abre o app errado, revise a visualização da tarefa na SWFVISU, onde o tipo de visualização Intent-Based Navigation e seus parâmetros definem o app de destino. A maioria das tarefas ausentes no My Inbox é questão de agente ou de configuração, não defeito do app.

• SAP S/4HANA on-premise e Private Edition: os administradores ativam o serviço Task Gateway, conectam o back-end por um system alias e atribuem o catálogo do My Inbox por meio de roles.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition: o My Inbox (F0862) chega aos usuários pelos business catalogs dos cenários de aprovação incluídos nos seus business roles, como SAP_PRC_BC_PURCHASING_MNGR para aprovação de pedidos de compra.
• SAP BTP: o SAP Build Process Automation usa sua própria cópia do My Inbox no SAP Build Work Zone, configurada por parâmetros de navegação como substituição e tamanho da lista. A SAP recomenda o SAP Task Center como caixa de entrada central quando as tarefas vêm de várias fontes.

O app tem a mesma aparência em todos os lugares, mas a origem das tarefas do My Inbox varia conforme a opção de implantação.