Papéis por todos os lados, planilhas desatualizadas, com dados em duplicidade e de preenchimento complexo, sendo compartilhadas por e-mails (que se acumulam nas caixas de entrada de todo mundo!). Atrasos, retrabalhos, prazos perdidos (e funcionários mais ainda…), clientes insatisfeitos e gestores de alto escalão furiosos…
Se este quadro caótico lhe parece familiar, é hora de puxar o freio de mão e abandonar esse gerenciamento informal para adotar um software de gestão de processos.
Mas calma!
Use um software de qualidade, colaborativo, online, que permite compartilhar informações em tempo real e conte com acesso remoto. Escolha um sistema de gestão de processos que permite mapear, modelar e documentar os processos, com ajuda de tutorias e uma biblioteca de modelos de fluxos de processos prontos. Conheça HEFLO.
Passo a passo para usar um software de gestão de processos BPMN online
PASSO 1 – Modelagem AS IS
O primeiro passo para o uso de um bom software de gestão de processos é a análise dos fluxos de tarefas atuais, como se encontra neste momento (AS IS), seguido de sua modelagem.
Para isso, é preciso entender o fluxo de tarefas por meio de entrevistas com os integrantes do processo, observar o processo sendo executado e coletar quaisquer documentos ou artefatos usados nele, como planilhas, checklists, calendários, instruções e outros.
Em seguida, deve-se fazer a modelagem do processo em um diagrama, usando a notação BPMN, de preferência.
Antes de ver o passo a passo de como usar o software de gestão de processos para isso, entenda algumas notações importantes que serão usadas no tutorial, lendo atentamente este infográfico:
Veja agora como fazer a modelagem BPMN dos processos com HEFLO:
Antes de mais nada, cadastre-se gratuitamente na plataforma, usando este link: Criar Minha Conta.
Depois, siga o passo a passo:
1- Inicie um novo processo clicando na opção “criar novo processo” nesta página inicial: HEFLO.
2- Aparecerá está caixa de diálogo laranja. Digite o nome do processo e clique em “OK”.
3- Defina os participantes criando piscinas para o processo. Clique sobre “piscina” e mantenha o botão do mouse pressionado.
4- Em seguida, arraste para a tela.
5- Você terá este resultado:
6- Se quiser criar mais uma raia, clique em “raia” e arraste para a piscina. As raias definem as responsabilidades.
7- Defina um elemento iniciador do processo passando o cursor sobre o ícone “início”
8- Depois, clique sobre o elemento iniciador escolhido, mantenha pressionada e arraste para a tela do diagrama.
9- Existem duas formas de adicionar uma tarefa. Você pode usar a barra lateral e arrastar para o diagrama.
10- Pode também clicar no ícone de pasta do elemento e “puxar” uma tarefa.
11- Dessa forma, já será criado também o fluxo de sequência ligando as atividades.
12- Em seguida, nomeie a tarefa. Clique no rótulo, digite o nome e, em seguida, clique fora da tarefa. Dica: no nome use um verbo e um substantivo.
13- Para alterar o tipo de tarefa, clique no ícone de 2 setinhas e defina o tipo de tarefa desejada (existem outras formas de fazer isso).
14- Para incluir um evento intermediário à tarefa, clique no ícone de corrente e escolha o evento desejado.
15- Para adicionar um desvio (ou gateway), primeiro clique no ícone de losango.
16- Em seguida, arraste para o local desejado e adicione as alternativas de fluxo.
17- Uma das alternativas de fluxo pode ser o fim do processo, como mostrado acima. Para criar um evento de fim de processo, clique com o mouse no círculo vermelho e arraste para o local desejado, como ilustrado nas duas imagens abaixo
18- Para rotular cada fluxo do gateway de desvio (ou quaisquer outros fluxos), selecione o fluxo e digite sobre as letras “abc” o rótulo desejado.
Realmente é tudo muito ágil e intuitivo, seguindo o esquema arrasta e solta. Mas se você quer entender tudo isso ainda melhor, acompanhe esta aula de demonstração do curso de modelagem BPMN do HEFLO:
https://www.youtube.com/watch?v=ZgUHulPlibsPASSO 2 – Busca de oportunidades de melhoria
Agora que você conta com um diagrama de processos definindo claramente como ele ocorre, ficará muito mais fácil identificar oportunidades de melhoria, como gargalos, atividades em duplicidade, controles informais, atrasos e desperdícios.
Isso promoverá não apenas mais eficiência e produtividade, mas também a redução de custos e um melhor controle da qualidade.
PASSO 3 – Modelagem TO BE
Depois de identificar as oportunidades de melhoria, você pode usar o mesmo diagrama AS IS criado pelo software de gestão de processos, salvá-lo para não perder essa referência e, em seguida, aplicar sobre ele uma nova versão com todos os desvios de fluxo, novas tarefas, eventos e elementos que farão parte do novo processo otimizado e melhorado.
Essa é a chamada modelagem TO BE (como será o processo otimizado). Use as mesmas instruções que você viu na fase AS IS para modelar o novo processo.
PASSO 4 – Automatização
Ok, você já sabe como pode deixar seu processo mais eficiente e eficaz. Mas como as pessoas e equipes se comunicarão para passar as tarefas de umas para as outras?
Como saberão exatamente o que devem fazer?
E, mais importante: como você colherá dados de performance para saber se o processo está acontecendo adequadamente?
É por isso que é fundamental contar com um software de gestão de processos que também faça a automatização.
Veja um passo a passo em vídeo de como fazer isso:
https://www.youtube.com/watch?v=QUNE8pgtdwg
PASSO 5 – Testes
Esta fase vem logo a seguir e trata-se do uso da automatização de forma controlada e com acompanhamento próximo, para se verificar se realmente está funcionando como imaginado.
Se tudo ocorrer como planejado, a automatização pode ser empregada em larga escala para que a empresa toda possa se beneficiar dela.
PASSO 6 – Monitoramento e melhoria contínua
Somente se você automatizar os processos e tiver acesso aos indicadores de desempenho será possível realizar a melhoria contínua.
Modelar os processos pode ser bastante útil, mas sem poder monitorar os dados colhidos e analisar os KPIs, não haverá como descobrir se os processos estão sendo eficientes e se entregam o valor que seus clientes desejam.
E é só a partir dessas informações que se poderá descobrir novas oportunidades de melhoria e otimizar os processos continuamente, para atender cada vez mais e melhor às necessidades de seus clientes.
Não esqueça da documentação!
Deixamos a documentação para o final porque ela deve ser feita tanto na modelagem AS IS como na TO BE, assim como a cada nova melhoria criada para o processo.
Veja como é fácil fazer isso com HEFLO, acompanhado mais este vídeo:
https://www.youtube.com/watch?v=MAMzf1BA7mI
Muito bem, agora que você já conheceu um software de gestão de processo cheio de funcionalidades, que tal dar sua opinião sobre ele?
E mais, conte para a gente se você já usa modelagem e automatização de processos em sua empresa e quais são os resultados.
É só suar o espaço para comentários e compartilhar um pouco de sua experiência em BPM com todos nós!