Sistema de controle de processos: a melhor maneira de realizar um BPM

Quantos e-mails você enviou hoje solicitando que alguém desse prosseguimento a uma tarefa que você concluiu?

E quantos recebeu, pedindo a mesma coisa, solicitando informações ou ainda lembrando de compromissos?

Muitas empresas ainda usam o e-mail para fazer o controle de seus processos, o que é extremamente improdutivo, além de inseguro e poder gerar muitos erros.

Qual a solução para isso? Leia e descubra o que é!

Saiba mais: Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails

Sistemas de controle de processos: facilite sua vida e melhore os resultados da empresa

Que tal aperfeiçoar o fluxo de trabalho da sua empresa, aumentar a produtividade e reduzir custos? Saiba que isso é perfeitamente possível se você tiver um bom sistema de controle de processos, também conhecido como sistema de workflow.

A falta de clareza ao definir as atividades e a dificuldade de coordenar o andamento de processos de forma eficiente têm levado várias empresas a adotarem metodologias de gestão como o BPM.

Se implantado por meio de um sistema competente, o Business Process Management é capaz de proporcionar uma comunicação mais ágil entre os setores da organização. Além disso, a qualidade dos processos do seu negócio estará em constante aprimoramento.

Mas o que é BPM? Como funciona um sistema de controle de processos? Você sabe desenhar um fluxograma de processo?

Fica tranquilo que a gente te explica!

Você sabe o que é BPM?

Como dito anteriormente, a sigla BPM significa Business Process Management. Em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

Fundamental para empresas de qualquer porte, essa metodologia de gestão tem como foco otimizar resultados através da contínua melhoria dos processos.

Com o BPM é possível elaborar um mapeamento de todas as atividades da empresa. Dessa forma, o gestor consegue analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar os processos com maior eficiência.

Além do “plano de voo” proporcionado pelo mapeamento, o sistema BPM permite controlar a execução das tarefas, de forma que tudo ocorra conforme o planejado.

Quando a organização obtém êxito ao implantar o BPM, toda a sua cadeia produtiva trabalhará em sincronia para atingir as metas e objetivos.

Quer saber ainda mais? Confira em nosso blog: O que é BPM? Definição e aplicações para sua empresa

Você já entendeu o que é BPM, mas quais sãos as suas reais vantagens para uma empresa?

Vantagens do BPM

A empresa que não conhece seus processos está em desvantagem no mercado. Com o BPM, os gestores ficam mais cientes a respeito de tudo o que envolve a organização.

Além disso, cada funcionário consegue perceber com mais clareza onde ele se encaixa no todo. Assim, ele será capaz de compreender melhor a sua importância na busca pelos resultados da empresa.

Mas não é só isso. Há também outras melhorias internas. Confira:

Maior transparência

O BPM proporciona mais transparência, pois todos os colaboradores estarão cientes dos processos e poderão executar suas atividades com maior visibilidade para a gerência e clientes. Veja algumas situações de exemplo:

  • O cliente poderá acompanhar o atendimento das suas demandas: em que tarefa ela se encontra, que dados foram registrados na solicitação e em cada etapa, comprovantes gerados etc.
  • O gestor pode acompanhar o que cada colaborador está fazendo: em que etapa de cada demanda, a fila de tarefas em aberto, os prazos etc.

Maior controle

O BPM estabelece maior disciplina entre as pessoas que trabalham no processo.

Uma compra não pode ser concluída sem no mínimo 3 orçamentos.

Um desligamento de empregado não pode ser concluído sem que antes o financeiro envie informações sobre pendências financeiras.

Você não será surpreendido em uma auditoria por falta de uma evidência.

Dessa forma, o gestor terá maior controle sobre a qualidade de tais processos.

Maior produtividade

A eliminação certos obstáculos (falta de comunicação e de clareza, por exemplo), a facilitação dos fluxos de trabalho e a conscientização dos funcionários a respeito de suas atividades contribui para o aumento da produtividade da equipe.

Maior agilidade

O método BPM consegue trazer fluidez aos fluxos de trabalho.

Em um sistema de BPM as tarefas são planejadas e cada ação ocorre no momento correto, da melhor forma possível e fornecendo tudo o que o próximo membro de equipe necessita para desempenhar o seu trabalho dentro do sistema.

Isso permite que os processos da empresa se tornem mais ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Essa é sem dúvida um dos principais benefícios de um sistema de controle de processos.

Maior eficiência

Ao compreender melhor como os processos da empresa devem ser conduzidos, os funcionários estarão capacitados para desempenhar suas funções com mais eficiência.

A percepção de qualidade por parte do cliente é maior e assim fica mais fácil para a empresa se destacar no mercado.

Maior segurança

O Gerenciamento de Processos de Negócio aumenta a segurança da informação dentro da empresa.

Em vez de emails e planilhas espalhadas, todos os dados são mantidos em um banco de dados.

Melhor ainda se essa infraestrutura for de nuvem, pois o provedor será responsável pelo controle e realização de backups. Empresas como a Amazon oferecem serviços de altíssima qualidade e disponibilidade, e é confiada por serviços como o HEFLO, Netflix, Airbnb entre outros. Conheça como funciona a infraestrutura de nuvem do HEFLO.

Racionalização de custos

Processos mais eficientes têm como consequência a redução de custos operacionais. Isso acontece porque as atividades, as funções e os recursos são distribuídos de forma mais racional e eficaz.

Quer entender tudo isso ainda melhor?

Acompanhe este vídeo:

Introdução ao Gerenciamento de Processos de Negócio

>> Assistir Introdução ao Gerenciamento de Processos de Negócio

O BPM pode ajudar sua empresa a inovar continuamente, sabia mais: Inovações em BPM: da melhoria contínua a inovação disruptiva

O que é e como um sistema de controle de processos funciona?

Como você pôde conferir, o BPM é uma excelente maneira de conhecer a sua empresa em um nível mais aprofundado. Isso é fundamental para que a atividade fim seja realizada conforme o planejado e os resultados sejam alcançados.

Dessa forma, tanto a organização quanto os clientes são beneficiados. Mas, para que isso aconteça, a empresa precisa contar com um bom sistema de controle de processos que tornará viável a execução do BPM.

Esse tipo de sistema tem como objetivo gerenciar os processos da empresa para que todas as vantagens do BPM possam ser aproveitadas. Ele promove a automatização dos processos e auxilia na análise, desenho e modelagem de novos processos.

Essa ferramenta proporciona o fluxo e o armazenamento adequado de informações com bastante eficácia. A partir daí, os dados de desempenho são disponibilizados para realização de monitoramento e melhoria constante dos processos.

Atualmente, esse sistema de controle de processos pode ser operado de forma bem intuitiva. Versões mais modernas, baseadas na nuvem, podem ser facilmente manuseadas até mesmo por aqueles com pouco conhecimento tecnológico.

Tudo isso parece um pouco abstrato para você? Então dê uma olhada nestas explicações de como funciona um sistema de controle e processos na prática:

Automatização de Processos de Negócio - BPM

>> Assistir Automatização de Processos de Negócio – BPM

Para você ficar ainda mais convencido dessas vantagens, fizemos uma lista para você:

Confira 10 vantagens do uso de um sistema de controle de processos:

  1. Informações e dados precisos e confiáveis acessíveis em tempo real.
  2. As tarefas têm uma definição objetiva de quem são seus responsáveis.
  3. O gestor tem maior capacidade de delegar tarefas.
  4. O trabalho em equipe e a colaboração crescem e se tornam mais efetivos.
  5. Menor ocorrência de falhas humanas.
  6. Menos desperdício de recursos e diminuição de custos operacionais.
  7. Melhoria das margens de lucro da empresa.
  8. Identificação de atividades que capazes de agregar valor a empresa.
  9. Ajuda no processo de tomada de decisão e na definição do planejamento estratégico.
  10. Clientes satisfeitos e fidelizados.

Que obstáculos ou desafios você enfrenta ao tentar promover a melhora da gestão na sua organização?

Quer conhecer um sistema BPM com ainda mais vantagens do que essas?

Um sistema BPM de modelagem moderno, intuitivo e hospedado na nuvem

Um sistema BPM baseado na nuvem apresenta ainda mais vantagens do que as citadas acima, entenda porquê:

Vantagens de um sistema de controle de processos baseado na nuvem:

Todos os diagramas de processos ficam armazenados em uma biblioteca, podendo ser consultados, compartilhados e até editados de forma colaborativa.

O ideal é que esses sistemas sejam bastante intuitivos e fáceis de operar, assim, profissionais que não estão acostumados com programação avançada, conseguem se inteirar das otimizações e dar as contribuições necessárias, pois o software tem uma interface descomplicada, o chando BPM Low code.

Com isso, apresentar novo fluxos de tarefas para os donos dos processos, usuários e clientes é muito mais fácil e ágil.

Além disso, todos os diagrams tem sua documentação gerada automaticamente, facilitando a consulta a qualquer momento de informações bastante completas.

Dessa forma, é possível usar processos que deram certo – e já estão prontos – e incorporar esses fluxos em novos processos, acelerando muito a melhoria contínua.

Todas esses diagramas podem ser usados também como cases a ser apresentados a um cliente, como exemplo de aplicação real da solução. Tudo online, acessível até mesmo de um smartphone.

Entenda este conceito citado:

Um sistema de gerenciamento de processos de negócio acessível e completo

Fazer a modelagem do processo de uma forma ágil e com ajuda de um software que usa a mais moderna e aceita notação, a BPMN 2.0, não é mais algo inacessível.

Com HEFLO você e todos em sua empresa podem contar com essa ferramenta, acessível por qualquer dispositivo móvel, e desenhar seus processos com muita facilidade, usando um esquema de “arrasta e solta”.

Além disso, existe uma biblioteca de modelos de processos prontos para se inspirar, vídeos tutoriais no YouTube e um blog onde diversos assuntos ligados ao BPM são esclarecidos de forma didática e fácil de entender estão a sua disposição.

Assista a mais um de nossos vídeos e entenda como a notação BPMN usada no HEFLO vai ajudar sua empresa a se tornar cada vez mais produtiva e atingir resultados:

>> Assistir Elementos do BPMN

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