Melhoria contínua de processos, nos dias atuais, não é uma vantagem das organizações sobre suas concorrentes: é uma obrigação.
Não é mais possível competir em nível de igualdade sem estar sempre melhorando e aprimorando seu fluxo de geração de valor na empresa.
A produtividade é a palavra de ordem e tem um papel determinante na busca da lucratividade e competitividade, sem se esquecer de atender às expectativas do cliente e entregar o valor que ele deseja em seus produtos e serviços.
Para que tudo isso fique mais claro para você, apresentamos uma definição de melhoria contínua de processos:
A melhoria contínua dos processos consiste na análise do processo como se encontra atualmente visando a determinação de quais atividades podem ser melhoradas. Busca-se descobrir ineficiências, atrasos, gargalos e desperdícios (entre outros problemas), com o fim de eliminá-los por meio de um novo processo melhorado, mais eficiente e que entrega mais valor aos clientes.
Dito assim, nem aprece tão complexo.
Mas como efetivamente promover a melhoria contínua de processos em sua empresa?
Como aplicar esta definição na prática?
Você pode utilizar um fluxo de processo pronto, já definindo a metodologia de melhoria contínua de processos em seu negócio, como implementá-la e gerenciá-la passo a passo.
E nem será preciso procurar.
Já disponibilizamos aqui mesmo este diagrama para você baixar em uma plataforma online que você pode usar gratuitamente para editá-lo e compartilhar com quem quiser.
Fluxo de melhoria contínua de processos
Se apenas conhecer a definição de melhoria contínua de processos fosse suficiente para implementar esta prática em sua empresa, a vida de empreendedores e administradores seria muito mais fácil!
É por isso que estamos apresentando este modelo para você se inspirar e utilizar em sua empresa.
Lembre-se que a melhoria de processo é uma parte do desenvolvimento organizacional em que diversas ações são determinadas para identificar, analisar e melhorar processos de negócio com diversos objetivos: como aumentar lucros, reduzir custos e atingir objetivos.
Estas ações são implementadas seguindo uma metodologia determinada que pode ser melhor entendida por meio deste fluxograma de melhoria contínua de processos:
Detalhando um fluxo de melhoria contínua de processos
A melhoria contínua dos processos foi dividida em 4 raias, neste diagrama:
- Todos: Engloba qualquer colaborador da empresa que queira sugerir uma melhoria de processo.
- Analista de processos: Integrante da empresa especializado na manutenção de processos.
- Comitê de Mudanças: Normalmente é integrado pelo Conselho de Administração e pelo dono do processo.
- Tecnologia da Informação: A equipe de TI que dará suporte a alteração dos sistemas já empregados pela empresa.
A seguir, veja o detalhamento de cada atividade do processo:
- O idealizador da sugestão de melhoria detalha como a empresa se beneficiará da mudança, isso pode ser feito por um e-mail.
- O analista de processos estuda a ideia e julga se é interessante para a empresa.
- Se achar que não é interessante, deve justificar seus motivos e o processo se finaliza.
- Se achar interessante, ele deverá definir o impacto dessa mudança e documentar suas recomendações para avaliação do Comitê de Mudanças.
- O Comitê de Mudança tem 2 alternativas depois de analisar as informações:
- Não recomendar e encerrar o processo.
- Avisar o autor da ideia que ela foi aprovada!
- De volta ao analista de processos, este faz as alterações necessárias nos diagramas e demais documentações dos processos melhorados.
- A equipe de TI é notificada para gerir as mudanças.
- A equipe é notificada sobre as mudanças.
- O analista deve acompanhar as mudanças e medir as melhorias obtidas. Neste ponto o processo se encerra.
Como você viu, a melhoria contínua de processos de negócios é um conceito que visa melhorar a empresa, melhorando seus processos.
Isso resulta em aumento de receitas, redução de custos, redução de resíduos, prevenção de erros, clientes satisfeitos, crescimento dos negócios e muito mais.
É um método cíclico, uma vez que existe sempre espaço para melhorias dentro de um processo.
Quer iniciar a melhoria de processos em sua empresa?
Baixe agora este fluxo de melhoria de processos clicando aqui.
Ele está disponível para edição no HEFLO, uma ferramenta BPM gratuita na nuvem para modelar processos onde você pode desenhar quantos diagramas de processo quiser.
Tudo muito ágil e intuitivo e você pode acessar de onde estiver e compartilhar com sua equipe, clientes e gestores.
