As 12 boas práticas de documentação de processos mais usadas

O uso de boas práticas de documentação de processos pode ser um fator determinante para se atingir o sucesso esperado na implantação do BPM em uma organização.

Ao contrário do que alguns pensam, a documentação não tem unicamente o objetivo de criar manuais ou um memorial do projeto de melhorias na empresa, transformando-se em um amontoado de papel com pouca utilidade.

Pelo contrário! Na verdade, ela é parte integrante e ativa de um projeto de BPM, auxiliando na análise, coleta de dados, desenho, mapeamento e redesenho dos processos, única maneira adequada de se encontrar a melhor forma de tornar a cadeia produtiva da empresa eficaz e eficiente, trazendo as melhorias e os resultados esperados pela alta administração.

É importante salientar que existem 3 pontos principais onde as boas práticas de documentação de processos ocupam papel central na implementação do BPM:

1. Na definição clara da cadeia de valor da empresa.
2. Na definição do processo atual (AS IS).
3. Na definição do processo melhorado, como ele será (TO BE).

Agora, para auxiliar sua empresa a fazer um bom trabalho ao conduzir esta importante tarefa, apresentamos algumas das boas práticas na documentação de processos mais usadas pelos especialistas do mercado.

Veja também: Análise e melhoria de processos de negócios: as melhores práticas.

Boas práticas de documentação de processos

1- Não se desvie da cadeia de valor

A coluna dorsal da documentação de processos é a cadeia de valor. Por isso, essa deve ser a primeira fase de todo projeto de documentação, quando a cadeia será estudada, entendida e representada na forma de um fluxo de atividades onde se percebe claramente os produtos e serviços gerados e os processos envolvidos para cada um deles.

2- Não foque seu trabalho por departamentos

Uma empresa onde não há uma clara ideia da cadeia de valor, acaba por fazer um trabalho de BPM focado em áreas de trabalho ou departamentos. Não é este o objetivo da documentação, ela deve se ater a cadeia de valor como um todo, mostrando o ganho de valor (ou as falhas em tentar obtê-lo) em cada etapa do processo, até a entrega final ao cliente.

3- Entenda os objetivos do processo

Outro fator de suma importância é entender os objetivos do processo que está sendo objeto de seu trabalho.

As boas práticas de documentação de processos orientam os analistas para que nunca se desviem dos objetivos e metas da empresa, inclusive ao nível estratégico.

Lembre-se:

Ao final, a cadeia de valor deve entregar um produto ao cliente que seja percebido como mais valioso do que todos os esforços e recursos empregados sobre ele durante a cadeia de produção.

Só assim se conseguirá lucro!

4- Escolha bons indicadores

A escolha de indicadores para medir a eficiência dos processos é mais um ponto chave. Ao optar por indicadores que não medem adequadamente os reais objetivos que o projeto e a empresa querem atingir, muitas vezes se está dando um tiro no pé.

Pode-se acabar comprometendo uma melhoria que funciona efetivamente, mas está sendo medida pelo parâmetro errado.

Saiba mais: Conheça 10 Indicadores de desempenho de processos (KPI)

5- Documente as oportunidades de melhoria

Para apontar possíveis pontos de melhoria é preciso detectar problemas e pontos fracos em cada etapa dos processos. Com este fim, deve-se usar uma planilha especialmente desenvolvida para isso, onde serão documentadas as oportunidades de melhoria.

Se você conta com um software propício para o gerenciamento das melhorias… melhor ainda! Veja abaixo como uma pessoa que atua em um processo pode acessar a documentação do processo e enviar sua sugestão:

6- Fique de olho nas expectativas geradas

Lembre-se que as boas práticas de documentação de processos recomendam que se tenha em mente as expectativas geradas. Se existe um esforço de documentar é porque estão em pauta melhorias futuras.

Alinhe bem isso com a alta gerência da empresa para evitar decepções sobre os resultados, esta é uma importante função da documentação, na verdade.

7- Analise processos de tamanho adequado

Analise um conjunto de projetos que possa documentar em um tempo razoável. Ao querer se debruçar sobre projetos muito grandes, o trabalho pode se alongar, não apresentar os resultados em tempo hábil, acabando por desacreditar seus esforços.

8- Conte com as pessoas certas nas reuniões

As reuniões para desenho e mapeamento dos processos devem contar exclusivamente com o pessoal que realmente trabalhe e faça parte do processo analisado, e que possa contribuir com sua experiência, dando opiniões relevantes e pertinentes.

Confira: 3 Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos

9- Determine o nível de aprofundamento das informações

Cuidado para não exagerar no nível de aprofundamento da documentação. Tome como base, mais uma vez, os objetivos que se quer alcançar e lembre-se que existe um nível de informações necessárias e suficientes, além do qual se estará trazendo elementos supérfluos ao processo.

As boas práticas de documentação de processos preconizam que a melhor forma de se chegar a um bom termo sobre isso é não esgotar as discussões em uma única sessão de conversas, mas reunir a equipe quantas vezes forem necessárias até se chegar a um consenso.

10- Comunicação é fundamental

É vital estabelecer canais de comunicação para que as informações fluam de forma a atender todas as áreas envolvidas e deixar claros os passos que estão sendo dados e o andamento do processo.

O Uso de técnicas de endomarketing, com auxílio dos departamentos de RH e Comunicação são amplamente recomendados!

11- Consiga o apoio dos níveis estratégicos

Sem o comprometimento da alta gestão da empresa para dar apoio ao projeto, disponibilizando horas de trabalho das equipes envolvidas, salas de reunião, equipamentos e recursos, dificilmente as coisas caminharão adequadamente.

Como é o apoio da alta gestão da sua organização? Participe desta enquete e compartilhe sua experiência com os demais leitores.

Lembre-se que todos aqueles que colaboram na documentação dos processos também têm suas funções cotidianas na empresa e podem ter problemas para conciliar seus horários.

12- Use uma ferramenta BPM moderna

Finalmente, umas das mais importantes boas práticas de documentação de processos é o uso de ferramentas de BPM com notação BPMN 2.0, fáceis e intuitivas de operar.

Elas vão facilitar amplamente o trabalho de documentação, além de auxiliar no compartilhamento de ideias e visualização de fluxos e diagramas.

Veja no vídeo abaixo vários exemplos de recursos de uma ferramenta de documentação na nuvem:

>> Assistir Como Modelar um Processo de Negócio com BPMN

Você conhece alguma outra boa prática para a documentação do processo?

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