Quais as vantagens de uma organização orientada por processo?

Nem toda organização é orientada por processos. Mas toda organização tem processos.

Eles podem não estar formalizados, podem nem ser notados por alguns tipos de gestores, podem até mesmo ser caóticos. Mas os processos estão lá.

Pense bem: não há como produzir algo ou entregar um serviço sem seguir uma sequência cronológica de tarefas.

Ora, essa é a definição de um processo!

Neste post, você vai entender o que é uma organização orientada por processos, as vantagens da organização por processos e a diferença em relação a uma organização funcional (orientada por função).

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Todas as organizações têm processos? Será mesmo?

Se você ficou em dúvida sobre essa afirmação, experimente sair agora na rua e procurar um pipoqueiro.

Peça para ele um saquinho de pipocas e fique atento a tudo o que ele faz.

Digamos que ele prepare uma nova panela. Ele vai seguir uma série de procedimentos automaticamente, “macetes” como despejar um pouquinho de óleo no fundo da panela, derramar uma quantidade certinha de grãos de milho, dar umas sacudidelas de vez em quando, colocar o sal no momento certo, usar uma colher especial para recolher as pipocas estouradas e já pegar a porção que cabe perfeitamente no saquinho.

É bem provável que esse pipoqueiro não saiba o que é BPM e que não tenha a mínima ideia do que seja um mapeamento de processos. Mas, com certeza, ele tem tudo isso em sua cabeça: um processo definido passo a passo.

Ele segue uma sequência de tarefas de uma forma ótima, que sua experiência ensinou ao longo dos anos.

Se até um pipoqueiro, esse profissional que todos nós adoramos encontrar de vez em quando em nosso caminho, usa processos, mesmo que intuitivamente, por que sua empresa a não deveria?

Convencido de que toda organização usa processos? Então, vamos prosseguir!

Leia também: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos

Por que fazer a sua organização orientada por processos?

As organizações não usam apenas processos. Elas usam uma cadeia de processos.

Entenda: se os processos são uma sequência de tarefas e atividades, a cadeia de processos é uma sequência de processos.

Toda organização faz entregas para clientes finais. Podem ser produtos ou serviços. O objetivo (na maioria dos casos) é que essas entregas finais gerem lucro para o negócio.

Isto é: os clientes pagam um valor por esses produtos e serviços. E esses valores pagos têm que superar os custos e despesas necessárias para levar os produtos e serviços até eles.

Muito bem, se a empresa usa uma cadeia de processos para fazer essas entregas finais, quanto mais eficientes forem esses processos, individualmente, a soma de todos eles (a cadeia de processos como um todo) será menos custosa.

Esse é um ponto importante. Mas o verdadeiro segredo das organizações orientadas por processos está em outro fator: o valor agregado a cada processo realizado.

É por isso que a cadeia de processos também pode ser chamada de cadeia de valor.

Confira esta imagem que ilustra como funciona a cadeia de valor, proposta inicialmente por Michael Porter:

organização orientada por processosVeja: cada um dos processos tem o objetivo de agregar algum valor a entrega final que se fará para seus clientes. Afinal, se esse processo não agregar valor, é melhor que não exista.

Vamos entender isso melhor com um exemplo:

Quando o pipoqueiro unta com uma pequena camada de óleo o fundo da panela, que valor pode estar agregando ao cliente final?

Bem, isso evita que as pipocas fiquem queimadas. Portanto, o sabor é melhor e, assim, o cliente final enxerga mais valor no produto.

Pode ser que um pipoqueiro perceba que se ao invés de óleo ele usar azeite, apesar de mais caro, as pipocas ficam tão mais gostosas (e valorizadas pelos clientes) que ele atrai muito mais pessoas para seu carrinho. Inclusive, pode cobrar mais caro que os concorrentes, por isso!

Portanto, uma organização orientada por processos estuda cada um deles e faz um balanço entre:

  • Eficiência: produzir a maior quantidade possível, o mais rapidamente possível e com o menor custo
  • Valor agregado: fazer isso atendendo às necessidades do cliente, para entregar aquilo que ele valoriza

Assim, ao final da cadeia de valor, o custo de produção será o menor possível. Por outro lado, o valor percebido pelo cliente será muito alto.

Assim, a margem que pode ser auferida nessa operação será bastante satisfatória, proporcionando um negócio lucrativo e sustentável em longo prazo.

Ficou claro para você a importância de fazer sua organização orientada por processos?

Então, responda a esta enquete:

Na sua organização os modelos de processos são definidos em função da cadeia de valor?

Diferença entre organização orientada por processos e organização funcional

Organizações funcionais não se orientam por processos, elas preferem se organizar por funções.

Nesse caso, digamos que uma empresa que fabrica panelas perceba que está com um problema de qualidade. As paredes das panelas estão ficando muito finas, ao final do processo produtivo.

No caso de uma organização orientada por processos, todos os envolvidos nele seriam chamados (ou ao menos o pessoal mais relevante) para se reunirem e descobrirem o que está dando errado.

Provavelmente usariam alguma ferramenta de análise de causa raiz, como o Diagrama de Ishikawa e os “5 porquês” e, com disciplina e seguindo corretamente essas metodologias, logo descobririam que o problema estava em um fornecedor de alumínio que entregava a matéria-prima fora das especificações.

Em uma organização funcional esse trabalho em equipe seria mais difícil.

Possivelmente toda carga pelo “erro” estaria sobre os ombros do setor de produção.

Setores envolvidos nesse processo, como estoque e logística, compras, manutenção de máquinas e equipamento, desenvolvimento de produtos e outros, talvez só fossem contatados depois,

E, mesmo assim, trabalhariam de forma isolada, procuram erros individualmente em seus setores.

A descoberta da causa raiz do problema demoraria muito mais.

Em empresas funcionais cada departamento faz sua parte e passa essa entrega para frente. A colaboração entre departamentos é mais difícil. Além disso, as entregas estão mais focadas em satisfazer as necessidades do processo seguinte da cadeia, e não no valor que ela entrega ao cliente final.

Veja o organograma de uma empresa funcional:

organização orientada por processosNote que não existe comunicação interdepartamental.

Veja agora uma organização orientada por processos.

organização orientada por processos

Note que as equipes estão intimamente ligados a cada etapa. Assim, a comunicação entre as diversas áreas está sempre ocorrendo, com o objetivo de proporcionar uma visão macro, focada no valor que se pretende entregar ao cliente final. Nesse caso o processo inicia com a venda e termina com o recebimento.

Assista ao vídeo abaixo que é parte da aula de introdução ao BPM do nosso curso de modelagem de processos

Aula de Demonstração de Introdução ao Curso BPMN do HEFLO

Saiba mais: Organização por processos: a melhor forma de gerar valor para o cliente e para o negócio!

Sua organização é orientada por processos?

Conte para a gente se sua organização é orientada por processos. relate como fazem isso no dia a dia e quais os resultados que têm alcançado. Compartilhe sua experiência nos comentários!

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