Conquiste resultados com as 6 fases do Ciclo de Vida BPM

Usualmente o BPM (Segundo conceitos BPM do CBOK) é dividido em 9 áreas de conhecimento, que seriam:

1. Modelagem de Processos.
2. Análise de Processos.
3. Desenho de Processos.
4. Implementação de Processos.
5. Gerenciamento do Desempenho dos Processos.
6. Transformação de Processos.
7. Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócios.
8. Organização de Gerenciamento de Processos.
9. Gerenciamento de Processos Corporativos.

Mas a verdade é que não basta dominar estas áreas de conhecimento, é preciso saber empregar isso dentro de uma ordem de ações interligadas chamada de Ciclo de Vida BPM.

Vamos apresentar a seguir cada uma destas fases do Ciclo de Vida do BPM e detalhar algumas características desses momentos do ciclo, que são 6:

1. Planejamento e Alinhamento Estratégico.
2. Análise de Processos.
3. Desenho de Processos.
4. Implantação dos Processos.
5. Monitoramento dos Processos.
6. Refinamento de Processos.

O Ciclo de Vida BPM passo a passo

1- Planejamento e Alinhamento Estratégico

Para se obter uma visão ampla dos processos da empresa em sintonia com a cadeia de valor e o planejamento estratégico da organização.

Nesta fase é preciso analisar toda documentação disponível e assimilar de que maneira os processos estão alinhados aos serviços prestados, atendimento ao cliente, apoio a gestão e vendas. Para isso, devem ser executadas 4 etapas:

• Emoldurar a organização.
• Identificar os processos primários, de gestão e de apoio.
• Identificar indicadores de desempenho.
• Preparar para análise de processos.

2- Análise de Processos

Nesta fase do ciclo de vida BPM é preciso observar os processos exatamente da maneira que estão acontecendo na empresa neste momento, só assim se poderá conseguir um “retrato” que permitirá a modelagem e avaliação dos processos da organização.

É com esta análise do momento atual que será possível entender o que poderia ser melhorado, visando as fases seguintes do ciclo BPM.

Estes são os entregáveis desta fase:

• Compreensão da estratégia, metas e indicadores.
• Entendimento do negócio e contexto dos principais processos.
• Visão geral dos processos na perspectiva funcional.
• Entradas e saídas, incluindo clientes e fornecedores.
• Trocas de responsabilidades entre equipes (handoffs).
• Avaliação dos recursos disponíveis e utilizados.
• Mapeamento das regras de negócio.
• Documentação completa denominada “AS IS”. Veja como documentar processos com uma ferramenta BPMN para modelagem.

3- Desenho de Processos

Chegou a hora de tomar decisões em relação a tudo que foi detectado na fase anterior, chamada de AS-IS.

Agora que já se conhecem os gargalos, as falhas, os atrasos e outras deficiências do processo analisado (com o maior detalhamento possível), é o momento de se alinhar com os objetivos estratégicos da empresa e desenhar um novo processo. Para isso, não se pode deixar de fazer simulações ou prototipagem com base em cenários, e incluir as melhorias necessárias.

Veja abaixo um desenho esquemático para geração do desenho segundo o guia CBOK da ABPMP.

Estes são os entregáveis desta fase do ciclo:

• Modelagem e documentação dos processos em seus diversos níveis.
• Identificação das necessidades de dados e integrações.
• Documentação das regras de negócio e sua necessidade de controle e automatização.
• Estratégia clara para eliminar problemas de handoff.
• Métricas esperadas para o processo.
• Análise comparativa entre cenários de processos.
• Simulação ou testes de processo.
• Estratégia de automatização.
• Criação do plano de implantação.

Fique atento:

Muitas das vezes a equipe de designers de processos se perde com o conceito de que o processo TO BE deve ser o ideal. Neste ponto tenha bom senso, considere seus recursos e mantenha foco naquilo que é realmente importante para o seu cliente. O cliente não pode ficar a vida toda esperando a solução perfeita.

4- Implantação dos Processos

A implantação é uma fase do ciclo de vida BPM que pode ser executada de duas maneiras. Através de uma implantação sistêmica, isto é, com auxílio de tecnologias e softwares específicos para isso, ou a implantação não sistêmica, que não conta com esse tipo de ferramenta BPMS.

Independente de qual for ser empregada, o objetivo será o mesmo: permitir e pôr em ação a execução dos processos como foram definidos e documentados, na forma de um fluxo de trabalho.

Confira esta série de vídeos sobre automatização de processos de negócio:

>> Assistir Automatização de Processos de Negócio – BPM

5- Monitoramento dos Processos

Toda empresa tem objetivos estratégicos. E é nesta fase do ciclo BPM que será possível descobrir se os processos estão alinhados com esses objetivos, monitorando-se indicadores adequados à avaliação dos resultados obtidos.

Os indicadores de desempenho mais empregados costumam envolver 4 dimensões:

1. Tempo de duração do processo.
2. Custo monetário despendido com o processo.
3. Capacidade: quanto o processo efetivamente produz?
4. Qualidade, que analisa se há muitos erros e variações que afetam uma entrega satisfatória aos clientes do processo.

6 – Refinamento de Processos

E neste momento que se dará início a melhoria contínua dos processos. Ao se analisar o monitoramento da fase anterior e perceber se os objetivos estratégicos estão ou não sendo alcançados, se as metas definidas na modelagem estão sendo atingidas em relação aos resultados realmente observados na prática.

O refinamento de processos também pode ser chamado de uma transformação dos processos por meio de uma evolução planejada e sempre monitorada em relação aos resultados medidos. O foco deve estar na melhoria do desempenho, na redução de custos e no atendimento das necessidades dos clientes e do relacionamento com eles.

É por isso que toda esta cadeia de atividades se chama Ciclo de Vida BPM: voltamos ao início! Agora que está tudo implantado e em andamento, vamos analisar novamente os processos, verificar se estão alinhados com os objetivos estratégicos e ir refinando continuamente, sempre com o objetivo de entregar o maior valor percebido ao cliente, gerando mais lucro para a empresa!

Nesse contexto, fica claro que não só a análise e modelagem, mas, da mesma forma, o monitoramento vai depender do uso de boas ferramentas BPM, ágeis, intuitivas e transparentes.

Assista também este vídeo que preparamos para explicar em detalhe as 6 fases do ciclo de vida BPM:

>> Assistir Fases do Ciclo de Vida BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio

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