Entenda o que é workflow e swimlanes, como desenhar e veja 4 exemplos

Workflow é uma expressão da língua inglesa que significa fluxo de trabalho. Diagrama de workflow é uma representação gráfica desse fluxo de trabalho que usa uma notação específica e padronizada para que se identifiquem o início e o fim desse processo; seus agentes; as tarefas e os eventos que ocorrem durante o processo; as tomadas de decisão e desvios nesse fluxo.

Ficou claro para você o que é diagrama de workflow e também o que é workflow?

Neste post, vamos apresentar mais informações sobre o que é workflow, o que são e como usar workflow swimlanes na notação BPMN, além de alguns exemplos de workflow prontos para você baixar, editar e usar em seu negócio, ou se inspirar neles para criar outros.

Veja também: Entenda melhor o que é workflow: a união entre TI e processos de negócio

A importância do diagrama de workflow no BPM

Já diziam grandes estrategistas e gurus empresariais, como Ram Charan, que a parte mais difícil de qualquer planejamento estratégico é a execução.

Traduzir os objetivos e metas da organização em planos de ação e processos fáceis de entender pelos colaboradores, executar com precisão e controlar de forma ágil é o grande desafio de qualquer empresa.

Nesse contexto, um diagrama de workflow é uma ferramenta fundamental para transformar estratégia em ação efetiva que traz resultados.

Em BPM (Business Process Management) o objetivo é analisar um negócio, suas metas estratégicas e definir formalmente, por meio de documentos, como seus processos e atividades devem ser executados, para automatizá-los de maneira mais eficiente e eficaz, gerando, assim, mais valor para a empresa e para os clientes finais de sua cadeia de processos.

E é exatamente com o desenho do workflow, na forma do diagrama de workflow, que o BPM faz isso na prática, de modo acessível aos diversos níveis de gestão.

Antes de prosseguirmos, dê uma olhada em um exemplo de workflow simples, com 3 reais ou swimlane flowcharts (usuário, suporte nível 1 e suporte nível 2).

diagrama de workflowVeja também: Exemplos de fluxogramas de processos que toda empresa precisa ter

Como fazer o desenho de workflow?

Fazer o desenho de um diagrama de workflow exige algumas etapas específicas, mas que se realizadas atentamente, são práticas e objetivas de realizar.

Normalmente, é preciso selecionar as pessoas que participam desse processo e entrevistá-las, para entender exatamente como ele se desenrola na prática.

Outra forma de estudar os processos, é observá-los em andamento e fazer anotações do que ocorre.

Por fim, deve-se coletar todos os documentos ou outros artefatos relativos ao processo, como listas de checagem, manuais, organogramas e fichas, para que ajudem a compor a massa de informações necessárias para se desenhar o fluxograma do workflow.

Hoje, com softwares chamados de modeladores BPMN é possível desenhar facilmente os processos por meio de interfaces intuitivas, do tipo “arrasta e solta”, e com simbologia padronizada.

De forma resumida, podemos dizer que o desenho do diagrama de workflow se desenvolve em 5 passos.

1- Determinar responsabilidades: raias e piscinas

Normalmente um diagrama de workflow tem apenas uma piscina (pool). É nelas que os demais elementos do diagrama de workflow serão colocados. Mas, em alguns casos específicos, pode haver mais de uma piscina, como neste exemplo:

diagrama de workflow

Dizemos que cada piscina define um “participante” no processo, que pode ser a sua empresa, órgão público, seu cliente ou fornecedor, entre outros.

As piscinas são divididas em raias (swimlanes) que representam uma equipe ou um papel no processo, como “compras”, “marketing” ou “financeiro”.

Veja mais um exemplo de diagrama de workflow com algumas raias bem definidas:

exemplo de fluxograma de RH

Confira também este vídeo de nosso canal no YouTube – o Somos HEFLO – e veja com mais detalhes como incluir swimlanes flowchart (raias) na piscina de seu diagrama de workflow:

Como Adicionar Raias em Piscinas
Aqui, você encontra mais explicações sobre BPMN swimlanes: Swim Lane BPMN e Pool Line BPMN: mergulhe nestas dicas!

2- Definir o início do processo

O início do processo pode ser simples ou definido por um evento, como o envio de um e-mail ou a chegada de um cliente em uma loja, por exemplo.

Ele é identificado por um círculo com uma linha fina, sob o qual se escreve um rótulo. Muitas vezes esse círculo têm a cor verde.

3- Tarefas, eventos e desvios

Baseado nas entrevistas que fez, na observação do processo e nos documentos que coletou, é hora de criar o diagrama de workflow em si: a sequência lógica e ordenada das atividades, os desvios e respectivas condições que podem ocorrer durante o fluxo de trabalho.

As tarefas do diagrama de workflow podem ainda conter ação humana ou sistêmica. Nesse último caso é usada a tecnologia web services para integrar com outros sistemas de informação.

4- Sinalize o fim do processo

Indica-se o final do processo com um círculo sob o qual se escreve a palavra que identifica a situação final de cada instância do workflow.

Normalmente esse círculo usa a cor vermelha com uma borda de linha grossa.

Veja mais um exemplo e note a sinalização de término do processo no lado esquerdo do diagrama e outro possível fim do processo, com um “X” dentro do círculo, caso o gerente da área o cancele, logo em suas primeiras etapas:

diagrama de workflow5- Revise seu diagrama de workflow

Sempre é possível melhorar. Analise cada tarefa, desvio e evento do fluxo de processos e tente descobrir se algo não pode ser melhorado para tornar o processo ainda mais eficiente, eficaz e produtivo.

Em mais este vídeo de nosso canal no YouTube, você vai ver detalhes de como fazer desenho de workflow e modelar processos:

Como Modelar um Processo de Negócio com BPMN
Veja também em nosso blog dois posts que podem esclarecer mais dúvidas sobre esse assunto:

E agora, entendeu que é workflow e como usar o BPM e a notação BPMN para desenhar workflow?

Então, faça nosso QUIZ e prove que já está sabendo tudo de BPMN: Quanto você sabe sobre BPMN?

E se ainda restou alguma dúvida, então acesso o BPM Cookbook e consulte tudo que precisa saber sobre BPM.

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