Quatre exemples pour comprendre et concevoir des workflow et des lignes d’eau

« Workflow » est une expression anglaise qui signifie flux de travail. Un diagramme de workflow est donc une représentation graphique de ce flux de travail. Ce diagramme est conçu grâce à une notation spécifique et normalisée permettant d’identifier le début et la fin de ce processus, les agents intervenant au processus, les tâches et les événements se produisant au cours du processus, les éventuelles prises de décision et déviations de ce flux.

Mais avant tout, savez-vous exactement ce qu’est un diagramme de workflow ? Ou tout simplement, qu’est-ce qu’un workflow ?

Dans cet article, nous vous apporterons certaines informations sur les workflows et vous présenterons comment utiliser les lignes d’eau dans les workflows conçus sous la notation BPMN. Pour illustrer nos propos, vous trouverez mis à votre disposition des exemples de workflow prêts à être téléchargés, modifiés et utilisés dans votre entreprise, ou desquels vous pourrez vous inspirer pour en créer d’autres.

Voir aussi : Les 7 fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation du workflow

L’importance du diagramme de workflow dans la notation BPM

Les grands stratèges et les maîtres à penser du monde des affaires, comme Ram Charan, ont déjà déclaré que la partie la plus difficile de toute planification stratégique est sa mise en exécution.

Traduire les buts et objectifs de l’entreprise en plans d’actions et processus concrets, faciles à comprendre par tous les collaborateurs de l’entreprise, fonctionnant avec précision et de manière agile, voici le grand défi de toute entreprise.

Dans ce contexte, un diagramme de workflow est un outil fondamental pour transformer la stratégie en une action efficace génératrice de résultats.

Dans le BPM (Business Process Management), l’objectif est d’analyser une entreprise et ses objectifs stratégiques, ainsi que de définir formellement, au moyen de documents, la manière dont ses processus et activités doivent être exécutés, afin d’automatiser des séquences de tâches dans la mesure du possible, pour rendre les processus plus efficaces et performants. Le but final consiste à apporter de la valeur à l’entreprise et aux clients, c’est-à-dire aux acteurs se situant en bout de processus.

Vous vous demandez comment le BPM parvient à réaliser tout cela ? Tout simplement grâce à la conception de workflow sous forme de diagrammes qui rendent dans la pratique les flux de travail accessibles aux différents niveaux de gestion.

Avant de commencer, jetez un coup d’œil à ce simple exemple de workflow. Il s’agit d’un workflow d’assistance utilisateur de niveau 1 et d’assistance utilisateur de niveau 2 formé d’un diagramme à trois lignes d’eau (à télécharger ici).

Voir aussi : Les exemples de diagramme de processus que chaque entreprise devrait connaître

Comment concevoir un workflow ?

La conception d’un diagramme de workflow doit suivre certaines étapes spécifiques, qui, si elles sont effectuées avec soin, s’avèrent simple à réaliser. 

Habituellement, il est nécessaire de sélectionner les personnes impliquées dans le processus et d’échanger avec elles, afin de comprendre exactement comment dans la pratique se déroule le processus.

Une autre façon d’étudier les processus consiste à effectuer un suivi de leur déroulement et à prendre des notes à chaque étape.

Enfin, tous les documents ou autres ressources liés au processus, tels que les listes de contrôle, les manuels, la documentation, les tableurs et les fiches, doivent être collectés pour aider à composer la masse d’informations nécessaire à la conception du diagramme de workflow.

Aujourd’hui, avec les logiciels appelés « modélisateurs BPMN », il est possible de concevoir facilement des processus à l’aide de symboles standards et d’interfaces intuitives fonctionnant par de simple glisser-déposer.

Nous allons voir ensemble les 5 étapes nécessaires pour concevoir un diagramme de workflow ainsi que plusieurs exemples de workflow ou diagrammes de flux de processus.

1 – Détermination des responsabilités : lignes d’eau et piscines

Généralement, un diagramme de workflow ne comporte qu’une seule piscine (ou en anglais « pool »). Les autres éléments du diagramme de workflow viennent se placer dans ces piscines. Cependant, dans certains cas spécifiques, il peut y avoir plusieurs piscines, comme dans cet exemple:

Chaque piscine définit un « acteur » dans le processus qui pourra être par exemple votre société, une agence publique, un client ou un fournisseur.

Les piscines sont divisées en lignes d’eau qui représentent un service ou un participant responsable d’une tâche dans le processus, tels que « le service achats », « le département marketing » ou le « département financier ».

Voici un autre exemple de diagramme de workflow avec des lignes d’eau (ou « swimlanes » en anglais) bien définies ainsi que différentes piscines:

Regardez également cette vidéo sur notre chaîne YouTube – We are HEFLO – et comprenez plus en détail comment créer un premier processus :

Vous trouverez plus d’informations sur le BPMN, les swimlanes et autres exemples de symboles BPM dans cet article : La signification des symboles de flux de processus.

2 – Définir le début du processus

Le début du processus peut être simple ou peut être défini par un événement. Cet événement peut prendre la forme de l’envoi d’un courrier électronique, par exemple, ou de l’arrivée d’un client dans un magasin.

Il est identifié par un cercle avec une ligne fine sous laquelle une étiquette est écrite. Ce cercle est souvent de couleur verte.

3 – Tâches, événements et déviations

En fonction de vos discussions avec les personnes impliquées dans le processus, de l’observation du déroulement du processus et des documents que vous avez rassemblés, il est temps de créer le diagramme de workflow lui-même : la séquence logique et ordonnée des tâches, des écarts et de tout autre événement pouvant survenir au cours du flux de travail.

Les tâches du diagramme de workflow peuvent contenir des actions humaines comme, au contraire, des actions automatisées. Lors d’actions automatisée, les webservices sont utilisés pour s’intégrer à d’autres systèmes d’information.

4 – Signer la fin du processus

La fin du processus est indiquée par un cercle sous lequel le mot identifiant la situation finale de chaque instance de workflow est écrit.

Habituellement, ce cercle est de couleur rouge avec une bordure épaisse.

Voici un autre exemple. Sur le côté gauche du diagramme, notez que la signalisation de fin de processus est symbolisée par un cercle rouge contenant un « X » . Il s’agit ici d’une fin provoquée par le gestionnaire du département qui a la possibilité d’annuler le processus dès les premières étapes :

5 – Passez en revue votre diagramme de workflow

Des améliorations sont toujours possibles. Analysez chaque tâche, déviation et événement du flux de processus et essayez de déterminer si une amélioration ne pourrait pas être pensée et conçue pour rendre le processus encore plus efficace, performant et productif.

Si vous souhaitez concevoir des workflow et modéliser des processus, lisez également sur notre blog ces deux articles qui peuvent clarifier vos quelques doutes sur ce sujet :

• Comment créer un diagramme de flux en 5 étapes simples
• 11 étapes pour apprendre à réaliser une cartographie des processus métiers

Nous espérons que ces exemples de workflows vous auront permis de mieux cerner sa définition. Si vous souhaitez vous exercer à créer des diagrammes de processus ou accéder à de nombreux exemples de diagrammes de workflow en créant un compte sur notre logiciel BPM de création de workflow.

Vous avez encore quelques questions ? Accédez à notre Guide du BPM (disponible en anglais) et découvrez tout ce que vous devez savoir sur BPM.