Souvent, nous oublions que lorsque nous parlons de simplification, il s’agit en fait de diminuer la quantité de quelque chose.
C’est vrai. Regardez : quelle est la différence d’une simple chambre et d’une double ? La double a 2 lits !
Dans le dictionnaire, on retrouve cette définition :
Simple : ce qui n’est pas multiple, double ou décomposé en parties.
C’est pourquoi, lorsque nous parlons de la simplification des processus, l’objectif est de réduire autant que possible les activités et les tâches, sans pour autant perdre en efficience, efficacité, et production, et aussi, sans perdre la valeur qui sera offerte au client. C’est bien ça le dilemme !
Parce qu’il est très difficile de décider ce qui peut être supprimé sans affecter le processus.
Et afin d’effectuer une simplification des processus, il existe des techniques qui peuvent aider à identifier quelles tâches et activités peuvent être supprimées (celles qui ne comportent pas de valeur ajoutée).
En fait, ces techniques de simplification des processus organisationnels dévoilent comment réduire les tâches et activités qui ont le plus grand risque de ne pas être exécutées correctement.
Par conséquent, les activités et les tâches ne sont pas nécessairement éliminées (certaines le sont, comme nous l’avons dit : celles qui n’apportent pas de valeur ajoutée), mais sont réalisées d’une autre manière, plus assurée.
Le résultat est la simplification des processus organisationnels, pas nécessairement en raison de la diminution drastique du nombre d’activités, mais grâce à la diminution des activités à risque pour le processus, en les réalisant d’une manière différente.
Simplification des processus organisationnels et techniques à appliquer dans l’entreprise
Ces cinq idées pour réaliser une simplification des processus organisationnels sont fortement utilisées lors de la modélisation des processus à l’aide des outils de modélisation BPMN .
Mais, si on regarde de manière objective une carte de processus, on ne peut percevoir où il y aurait un risque ou bien un contact direct avec le client (qui doit toujours être « Wow ! »). Jetez un œil ci-après à la façon d’identifier ces opportunités d’amélioration de processus organisationnel.
1- Interaction entre les systèmes
Lorsque deux systèmes ou logiciels interagissent entre eux, il y a un échange de données. Souvent, cela est fait manuellement, susceptible d’avoir des fautes de frappe et causer même un report.
Un moyen classique pour diminuer le risque de ces échanges de données consiste à créer une interface d’intégration entre les deux systèmes.
Un exemple de l’emploi de cette simplification des processus organisationnels se produit très fréquemment avec les logiciels de design graphique. Il existe plusieurs suites de ces programmes sur le marché.
Et la plupart comporte une fonctionnalité appelée « exporter le fichier ».
Par conséquent, les logiciels « parlent entre eux » et, si le designer a besoin d’importer un fichier d’une image créée dans un autre logiciel, il actionne cette commande et peut travailler tranquillement.
2- Automatisation de processus
De même, dans l’idée d’une simplification des processus, l’automatisation est une technique efficace pour le remplacement d’une activité « humaine » par une activité automatisée.
Dans le même concept d’intégration de systèmes, imaginez que l’agent humain ne doive même plus « exporter » le fichier.
Il s’agit d’un excellent exemple d’automatisation des processus qui pourrait être mieux compris si nous analysons un processus d’automatisation financière qui est utilisée quotidiennement par de nombreuses entreprises dans notre pays, voyez plutôt :
Chaque fois que vous effectuez un achat dans le e-commerce, il doit envoyer une facture électronique. Il existe déjà sur le marché plusieurs entreprises qui automatisent ce processus, l’intégrant au système et évitant qu’un employé encode manuellement des données pour l’émission des factures électroniques.
3- Normalisation des processus
L’un des moyens les plus objectifs pour la simplification des processus organisationnels est la normalisation des processus récurrents et identiques.
Exemple : Imaginez un cabinet d’avocats.
Il a plusieurs processus différents, chacun avec des tâches et des activités distinctes et ses propres particularités selon l’instance, le type de cause etc.
Mais dans chacun d’entre eux, il y aura un moment où il faudra recueillir et faire authentifier des signatures. Si ce processus est normalisé, les activités de la société seront considérablement simplifiées, en les reproduisant simplement dès que le besoin se fait.
4- Définir les règles d’entreprise
Le but des règles d’entreprise est principalement de faciliter la prise de décisions, et par conséquent, il faut une simplification des processus. Elles se doivent d’être simples, déviant le flux du processus sans retard ou indécision.
Un exemple classique est la définition de la compétence pour l’octroi de prêts dans les banques. La règle d’entreprise est simple : jusqu’à une quantité de X mille euros, le manager de l’agence pourra lui-même concéder l’emprunt, au-delà, il faudra consulter le directeur.
5- Externalisation
L’externalisation a été à la mode par le passé et aujourd’hui, elle revient dans un autre contexte, grâce aux facilités de communication et d’intégration entre les professionnels avec l’utilisation des technologies de Cloud computing .
Deux exemples de cette simplification des processus organisationnels : la profusion de sociétés SaaS (qui offrent un service qui était précédemment exercé au sein des entreprises) et la quantité de professionnels externes qui travaillent à domicile en tant qu’indépendants.
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