Le but de la cartographie de processus au moyen de diagrammes est de créer une compréhension générale du processus pour toutes les personnes impliquées. Celles qui fournissent les ressources et les informations pour le démarrage du processus ; celles qui exploitent le processus ; ou celles qui reçoivent leurs livraisons en tant que clients internes.
On obtiendra de cette manière, une vision formelle du processus, de ses agents, des tâches à effectuer et dans quel ordre les exécuter. On pourra également connaître quelles procédures suivre, quels documents utilisés et autres détails.
Lors de l’utilisation d’un diagramme dans la cartographie de processus, un document visuel se crée qui décrit tous ces points de manière claire et objective, utilisant une notation commune aux participants (de préférence, la BPMN).
Pour en savoir plus sur la BPMN, accédez à cet article sur notre blog :
Dans cet article, nous vous montrerons un moyen efficace de cartographier les processus métier avec des diagrammes. Nous montrerons cela en suivant 6 étapes.
Cartographie des processus : comment créer un diagramme en 6 étapes
L’une des erreurs les plus courantes de ceux qui s’attèlent à la conception d’un diagramme pour cartographier les processus, est de commencer à se consacrer à cette tâche sans prendre en compte l’ensemble du contexte organisationnel.
C’est pourquoi les deux premières étapes de la cartographie des processus dans les diagrammes impliquent des activités liées à l’organisation dans son ensemble.
1 – Comprendre les objectifs stratégiques de l’organisation
Modéliser un processus inséré dans la chaîne de valeur d’une entreprise sans comprendre les objectifs stratégiques s’avère être une erreur grave.
Pour atteindre un objectif d’augmentation de part de marché, par exemple, il se peut que certaines étapes d’un processus soient moins importantes que si l’entreprise avait pour but de réduire les coûts.
Elle peut être réalisée de différentes manières selon l’importance de chaque tâche dans le processus pour atteindre les objectifs de l’entreprise et créer de la valeur pour les clients. Elle peut également se faire avec plus ou moins de contrôles, avec l’utilisation de ressources ou même automatisée.
2 – Découvrir comment le processus à modéliser s’inscrit dans la chaîne de processus
Un autre point important : ce n’est pas possible de modéliser les processus et de créer correctement leur diagramme sans prendre en considération :
- les entrées et sorties,
- les informations et ressources nécessaires pour qu’il fonctionne convenablement,
- les processus qui dépendent de ses livraisons.
Par conséquent, avant de commencer la cartographie de processus au moyen d’un diagramme, définissez clairement le contexte de l’entreprise dans lequel il est inséré.
Un conseil à suivre est de créer une vision « Top Level » de vos processus en utilisant la notation classique de la chaîne de valeur. Voir un exemple de chaîne de valeur ci-dessous :
Découvrez également comment utiliser la fonction de diagramme de chaîne de valeur HEFLO.
3 – Cartographier le processus AS IS
Ne cherchez pas à idéaliser immédiatement et à penser tout de suite aux améliorations des processus. Ce n’est pas le but à ce stade. Concentrez votre attention sur le processus tel qu’il se déroule actuellement.
Il n’est pas nécessairement simple de comprendre ce qui est fait et comment c’est fait. De plus, un élément quelconque qui n’a apparemment pas de sens sur le coup, peut s’avérer nécessaire pour compléter la cartographie du processus dans le diagramme final.
4 – Impliquer tous les participants dans le processus
Oui, vous ne devez exclure personne au risque de ne pas collecter toutes les informations nécessaires. Un détail omis peut faire toute la différence dans la création de votre diagramme de cartographie de processus.
De plus, si les collaborateurs ne sont pas tous présents, certains peuvent penser qu’ils ne font pas partie du processus décisionnel et que ce processus ne représente pas leur point de vue.
L’étape 5 peut beaucoup vous aider pour rendre cette activité plus agile et dynamique
5 – Attention à la divulgation
S’il n’est pas possible de rassembler tous les participants à la fois, investissez dans la diffusion des processus. Utilisez la technologie à votre avantage
et fournissez, en plus de la documentation, un moyen d’envoyer des questions et des suggestions d’améliorations. Voir ci-dessous la fonctionnalité du portail HEFLO disponible sur smartphone :
Voir aussi : Portail de collaboration HEFLO.
Les changements dans le processus TO BE (qui sera modélisé plus tard) seront plus facilement acceptés et adoptés. Cela au fur et à mesure que les équipes prendront conscience des goulots d’étranglement, des retards et des inefficacités,
6 – Collecte de documents
En plus de donner une meilleure idée de tout ce qui est fait et contrôlé, la collecte de tous les documents utilisés aidera à avoir une compréhension plus profonde de la situation. Cela aidera à définir le modèle AS IS, ainsi que les éléments automatisables dans le processus et les mettre à disposition sur les tableaux de bord.
Voir quelques exemples de documents utilisés dans les processus : formulaires, manuels, tableaux, politiques, listes de contrôle, FAQ, modèles et autres.
Une fois tout cela défini, la cartographie du diagramme des processus se fera avec beaucoup plus d’assurance, vous permettant de l’analyser attentivement et de passer à l’étape suivante : l’amélioration et la modélisation du nouveau processus.
Pour plus d’informations sur les avantages de la cartographie de processus dans les diagrammes, consultez cet article : Qu’est-ce que la gestion de processus organisationnels ? Comment votre entreprise l’assure-t-elle ?
Pour rendre le flux d’informations plus transparent et agile lors de la cartographie des processus, l’utilisation d’un outil de modélisation BPMN qui permet de partager les diagrammes sur un portail peut beaucoup aider.
Découvrez HEFLO, le logiciel BPMN basé sur le cloud qui permet également de partager des diagrammes de processus dans toute l’entreprise.
