Avoir un système de gestion des connaissances et en connaître les avantages

Les années passant, il est commun et souhaitable que les savoirs développés par une entreprise continuent à se multiplier. Mais que faire pour que ces informations ne restent pas concentrées sur une seule personne ou sur un petit groupe ?

Pour répondre à cela, il existe la gestion du savoir. Afin de dégager une bonne effectivité (efficacité + efficience), il faut non seulement avoir un bon potentiel humain, mais aussi compter sur un système performant de gestion des connaissances.

Êtes-vous curieux de savoir comment cela fonctionne et comment cela devrait être mis en pratique ? Alors lisez la suite et devenez un véritable expert sur le sujet !

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion du savoir et des connaissances, également appelée Knowledge Management (KM), est un domaine d’expertise. Celui-ci englobe la découverte, la conservation et le partage des connaissances au sein d’une entreprise.

Cette pratique s’appuie sur des domaines tels que :

  • la gestion stratégique
  • la théorie de l’organisation
  • les systèmes d’information
  • la gestion des technologies
  • l’économie
  • la sociologie
  • la psychologie
  • le marketing etc…

Pour générer des connaissances, l’entreprise doit utiliser différents moyens, le principal étant la formation de ses employés. En utilisant ainsi ses deux atouts fondamentaux : les connaissances et les personnes.

Il est courant pour les entreprises de former leurs employés par le biais de formations en entreprise, qu’elles soient présentielles ou à distance.

Quelle est l’importance de la gestion des connaissances ?

Maintenant que vous savez ce qu’est la gestion des connaissances, il est primordial de comprendre son importance pour que votre entreprise devienne une entreprise évolutive.

Parmi les atouts les plus précieux d’une organisation, on trouve le capital humain et intellectuel. Les deux sont étroitement liés et doivent aller de pair pour en tirer le meilleur parti.

Par exemple, le nouveau manager d’équipe crée et met en place dans l’entreprise un nouveau système d’organisation, qui fait optimiser la durée des tâches et par conséquent augmenter la productivité. On peut voir ici l’importance de l’individu ainsi que les connaissances générées. C’est une illustration d’une bonne gestion de temps et de la productivité !

Continuons avec cet exemple : on apprend que le manager a décidé de quitter l’entreprise et que personne ne sait comment continuer à gérer le nouveau système d’organisation. En conséquence, on aura tout aussi bien perdu le capital humain que les connaissances acquises.

Pour éviter ce type de situation, il est possible de mettre en œuvre une gestion du savoir, qui permet de pallier la perte des connaissances acquises. Et au contraire, améliorer les processus au sein de l’organisation.

Quelle est l’importance du système de gestion des connaissances ?

Il est clair que la gestion des connaissances et des informations produites par les professionnels est importante, voire fondamentale, pour le développement de l’entreprise et son avantage concurrentiel. Et cela doit se faire efficacement pour produire les résultats escomptés.

Il est donc nécessaire de combiner l’utilisation d’une planification adéquate avec un bon système de gestion des connaissances. Cela pour éviter que toutes les connaissances générées par les différents employés de l’entreprise soient contenues uniquement sur une feuille de papier ou dans des fichiers non partagés.

En utilisant un système de gestion des connaissances, il devient plus facile et plus efficace de stocker, d’analyser et de consulter des données existantes pour des besoins futurs. Et cela par les différents collaborateurs qui en ont besoin.

Qu’est-ce que le système de gestion des connaissances ?

Maintenant que vous avez compris ce qu’est la gestion des connaissances et à quel point elle est importante au sein de l’organisation. Vous devez également comprendre le rôle du système de gestion des connaissances.

Le système de gestion des connaissances sert de lien entre la planification de la gestion et son exécution elle-même. Il s’agit normalement d’un logiciel développé pour encoder et classer les informations qui y sont insérées, les évaluant en fonction des critères sélectionnés par l’utilisateur.

En résumé, toutes les informations générées par les différents secteurs de l’organisation sont structurées pour répondre à l’objectif d’une entreprise. Ainsi, un canal est créé où tout le potentiel de connaissances générées peut circuler et être acheminées au bon destinataire, améliorant ainsi les processus métier.

Comment fonctionne un système de gestion des connaissances ?

Une fois les informations saisies, il appartient au système de les classer en fonction de leur importance et de leur impact. On pourra ainsi prédire ce que certaines informations déclencheront dans l’organisation, sur la base d’expériences antérieures.

Par exemple, si l’entreprise est confrontée à un problème avec l’un de ses plus gros fournisseurs. Le système de gestion des connaissances analysera :

  •  Si cela est déjà arrivé
  • Quels professionnels ont fait face à des situations similaires et qu’ont-ils fait pour résoudre le problème
  • Quelles pratiques peuvent être appliquées pour aider à anticiper ce type d’événement

En résumé, les informations nécessaires sont insérées dans le système de gestion des connaissances. Là, elles sont disponibles pour consultation, afin de résoudre ou de réduire le temps de résolution des problèmes futurs. Le système de gestion des connaissances analyse les conclusions les plus appropriées pour chaque objectif présenté.

Système de gestion des connaissances

Lorsque vous disposez déjà d’un système de gestion des connaissances, il est essentiel que vous soyez autonome pour l’utiliser. Cela est vrai à la fois pour consulter des données et pour saisir de nouvelles informations.

Il est à noter que ces systèmes aident également à l’intégration complète des collaborateurs, des processus et de la technologie au sein de l’organisation. Cependant, pour que cela se produise efficacement, il faut :

  • Stimuler l’échange d’expériences
  • Communiquer à tous sur la manière correcte d’utiliser le système
  • Développer une structure technologique qui permette de capturer et de partager des informations.

Exemples de système de gestion des connaissances

Si vous comprenez l’importance d’avoir un système de gestion des connaissances et que vous songez à l’intégrer dans votre entreprise, voici quelques bonnes options :

Groupware

Idéal pour encourager les équipes à collaborer dans différentes tâches, dans la communication interne, et à générer des idées et des initiatives pour améliorer l’entreprise.

Systèmes experts

Les systèmes d’informations experts offrent les avantages d’une capacité élevée et d’une résolution de problèmes spécifiques. Pour cette raison, nous recommandons aux entreprises ayant plus de moyens financiers de créer leur propre système de gestion des connaissances.

De cette manière, le système surveillera tous les secteurs de l’entreprise, classant les informations plus efficacement. Vous avez encore des doutes sur le sujet ? Alors laissez votre question ci-dessous et nous vous répondrons.

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