Si la mise en place de processus et workflow est l’une des bases de la définition moderne de la notion de gestion organisationnelle, la présence de la technologie est inhérente à cette évolution.
Les outils de gestion et de suivi sont des instruments intéressants pour permettre le suivi et apporter de la rapidité aux activités quotidiennement répétées dans les entreprises.
L’un des services dans lequel l’introduction des outils d’automatisation de la gestion des processus est évidente est la gestion des ressources humaines.
Voir également sur notre blog : 6 étapes pour déployer un tableau de bord stratégique RH
Pour une meilleure gestion RH, faites appel à l’automatisation des processus
Les professionnels des ressources humaines le savent mieux que personne : leur travail ne se termine jamais.
Chaque jour commence par une série d’entretiens, un recrutement, l’intégration de nouveaux collaborateurs, l’évaluation du personnel, la mise en place d’une formation et une liste infinie d’autres activités.
Automatiser vos processus, vous permet d’observer le flux de travail complet, du début à la fin, grâce à une vue à la fois panoramique et détaillée sur vos activités.
Vous pourrez ainsi, grâce à des indicateurs relevés en temps réels et présentés sur des panneaux de contrôle, identifier les activités sur lesquelles il est nécessaire d’agir et de mettre en place un système qui permet d’optimiser votre travail, de ne plus perdre de temps d’une étape à l’autre d’un processus, de mieux identifier les goulots d’étranglement – les étapes sur lesquelles le processus reste bloqué pendant un lap de temps supérieur à ce qu’il faudrait, etc.
Le respect des exigences de la législation en matière de droit du travail, le besoin de documenter et le souci de la confidentialité des données sont également des données qui incitent l’utilisation de logiciels BPM pour gérer ces flux.
Automatisation des processus RH en cas de tâche quotidiennement répétée
L’embauche du personnel et la sortie d’un collaborateur sont des activités quotidiennes pour le service RH d’une entreprise. Ces tâches représentent un vrai casse-tête pour les entreprises qui n’investissent pas dans l’automatisation de leurs processus RH.
A cet effet, l’automatisation des procédures d’approbation dans les processus RH, par exemple, représente un gain de temps important. Lors de l’embauche ou de la sortie d’un collaborateur, ces outils permettent d’éviter tout manque de communication ou de transfert d’informations entre les services concernés tels que les services informatique, le secrétariat général ou encore le service de sécurité.
Plus les entreprises sont globalisées, avec différentes filiaires réparties sur le territoire, dans des organisations décentralisées, plus ce type de gestion par des processus centralisés est importante.
La création d’un circuit d’information est un autre avantage apporté par l’adoption d’outils de gestion des processus RH.
La clôture mensuelle des fiches de paie est un bon exemple. Ce moment exige la vérification de nombreux enregistrements.
Avec l’automatisation des processus RH, l’information dont vous avez besoin est accessible en un clic.
Sans parler de la facilité d’accès pour l’employé lui-même à ses fiches de paie et aux autres documents mis en ligne !
Enfin, l’utilisation d’un outil d’automatisation des processus de RH, en plus de faciliter l’activité des ressources humaines, de réduire les coûts et d’améliorer la sécurité des informations, permet aussi à l’équipe RH de se repositionner sur des tâches qui apportent plus de valeur à l’entreprise.
Une fois automatisées les activités peu stratégiques qui font parti du quotidien de la gestion RH, les responsables RH auront davantage de disponibilité pour travailler sur la politique du personnel et ainsi collaborer avec la direction pour intégrer des actions RH aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
5 exemples pratiques des avantages de l’automatisation des processus RH
Voici quelques exemples de processus des Ressources Humaines qui peuvent être mieux gérés grâce à l’automatisation de processus.
1 – Les demandes de congé
De simples demandes de congé requièrent un temps excessif de gestion lorsqu’elles sont effectuées manuellement.
Une application de demande automatisée permet au collaborateur d’informer sa demande sur un formulaire qui lui indiquera automatiquement le nombre de jours restant et pouvant être posés à titre de congés ou de RTT par exemple.
Les responsables des plannings pourront également avoir facilement accès à un calendrier partagé afin de s’assurer de la bonne répartition des congés au sein des équipes entre les différents collaborateurs.
Une fois la demande approuvée, le traitement par les ressources humaines ou encore le service financier n’est plus qu’une formalité : tous les détails ont en effet été vérifiés par le système.
2 – Recrutement, sélection et embauche
Le recrutement des nouveaux collaborateurs fait partie des processus RH les plus sollicités. Il est même l’un des plus importants. Il peut donc bénéficier grandement de l’automatisation des processus RH.
La gestion de ce processus RH implique un certain nombre d’agents, tels que, a minima, les candidats en recherche d’un poste, le service des ressources humaines et le responsable du service concerné par le recrutement.
De nombreuses procédures, impliquant le remplissage de nombreux formulaires, doivent par ailleurs être effectuées :
- Une demande d’embauche du responsable du service concerné doit être rédigée et approuvée par la direction ;
- Une demande de sélection des candidats doit être envoyée au service RH ;
- Le service RH se charge ensuite de rechercher en interne des CV et de publier une annonce de recrutement en externe ;
- Puis il sélectionne les CV et fait appel aux candidats sélectionnés pour les entretiens de recrutement et les divers tests ;
- Le service RH réalise par la suite les entretiens des candidats présélectionnés avec le responsable de service concerné ;
- Enfin le service RH offrira au candidat choisi le poste, et, en cas d’acceptation, coordonnera avec lui la collecte des documents nécessaires et la signature des contrats.
- L’intégration à l’entreprise de ce nouveau collaborateurs pourra alors débuter.
Comme vous pouvez facilement l’imaginer, l’automatisation de cette procédure complexe apportera plus d’agilité au processus de recrutement des talents.
Consultez cet article en anglais qui vous apportera davantage de précisions et qui met à votre disposition un diagramme de processus prêt à l’emploi et modifiable. Processus RH : Apprenez comment recruter les meilleurs talents.
3 – Automatisation du processus de sortie d’un collaborateur
À l’instar du recrutement, le licenciement des employés est également un processus bureaucratique, répétitif et devant faire l’objet d’une grande rigueur.
Toute erreur fait encourir des risques de pertes financières, comme des amendes pour une simple erreur de calcul, voir même, des risques de poursuites judiciaires.
Ce processus est donc un excellent candidat pour l’automatisation des processus RH.
Grâce à l’automatisation, toutes les communications et les traitements de données seront standardisés et conformes aux normes établies.
Consultez également cet article de notre blog : Comment procéder à la cessation d’emploi ?
4 – Intégration des employés
L’intégration d’un nouveau collaborateur est le moment idéal pour introduire l’automatisation dans le processus de gestion des Ressources Humaines.
Vous pouvez en effet planifier les tâches à l’avance afin que chaque nouvel arrivant soit traité de la même manière et puisse être opérationnel dès son premier jour de travail.
À chaque étape du processus d’intégration du collaborateur, des notifications sont envoyées automatiquement et les données sont partagées sans surcharger le personnel des ressources humaines.
Vous ne savez pas comment réaliser un processus d’intégration des collaborateurs ? Consultez cet article et téléchargez un diagramme de processus d’intégration prêt à l’emploi : l’intégration de nouveaux employés accélère vos résultats.
Ou accédez directement au processus modifiable en cliquant ici (créez un compte gratuit sur HEFLO pour y accéder).
5 – La mise à jour des données personnelles des collaborateurs
Certaines données, collectées à l’embauche d’un collaborateur, telles les numéros de contact d’urgence ou encore l’adresse de son domicile, doivent être constamment mise à jour. Cependant, si cette mise à jour doit être effectuée manuellement, vous constaterez que cette tâche, bien trop chronophage, sera constamment remise au mois suivant.
En automatisant vos processus RH, vous pourrez désormais demander aux collaborateurs de remplir un formulaire numérique automatisé reprenant toutes ces données.
Une simple approbation du service RH et vous pourrez intégrer et mettre à jour ces informations sur un système basé sur le cloud.
Vous êtes convaincu des avantages de l’automatisation des ressources humaines pour mieux gérer les processus RH de votre entreprise?
Utilisez-vous déjà l’automatisation des processus RH ?
Qu’en pensent vos collaborateurs ? Cette automatisation a-t-elle permis une amélioration de l’ambiance interne de votre entreprise ou un accroissement du chiffre d’affaires ?
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