Les 6 composants des outils BPA

L’utilisation des outils BPA rendra la mise en œuvre des processus organisationnels plus agile et assertive.

Et si l’outil est en ligne, accessible dans le cloud et avec une interface agréable et intuitive, la motivation de l’équipe sera plus naturelle et spontanée.

Voici les 6 composants des outils BPA (Business Process Analysis tools)

1- Archivage de processus

La façon dont les processus seront archivés et rendus disponibles pour l’accès est un des composants souvent oubliés au moment d’analyser des outils BPA.

Un bon archivage de processus a besoin d’une base centralisée, une « seule source de vérité ».
Par ailleurs,

Il faut bien organiser les processus les rendre faciles à trouver, grâce à une arborescence structurée ou à de bons moteurs de recherche.

Il faut prendre des mesures de sécurité :

  • L’accès à l’arborescence se limite aux utilisateurs autorisés.
  • Des mots de passe et autres dispositifs sont à utiliser lors de la vérification des utilisateurs.
  • Des niveaux d’interaction avec les diagrammes de processus doivent être stipulés, tels que visualisation, édition et suppression.

HEFLO dispose d’un archivage de processus sur le cloud qui vous permet une modification ou une divulgation rien qu’en utilisant un navigateur web.

2- Modelage graphique et documentation

Le modelage graphique de processus implique la création d’une représentation de ce processus sous la forme d’un diagramme de processus ou organigramme.

Pour cela, on étudie le processus pour trouver des ressources et des éléments nécessaires à son exécution. Parmi ces éléments on peut citer les agents, les documents utilisés, les règles de métier, les clients et les propriétaires du processus, les informations qui doivent circuler, les prises de décisions, les entrées et les sorties.

Afin de comprendre tout cela d’une façon visuelle, un diagramme de processus est créé à partir de tous ces éléments dûment déterminés et appréhendés.

Généralement, les bons outils BPA utilisent la notation BPMN, la plus employée sur le marché. De cette façon, tous ceux qui auront accès au diagramme, « parleront un langage commun », évitant de la sorte d’éventuelles erreurs d’interprétation.

Vérifiez cette infographie et découvrez comment faire la représentation graphique d’un processus au travers d’un organigramme :

À savoir : 7 astuces de modélisation des processus métier pour les nuls

Après avoir fait le modelage, il est impératif d’éditer la documentation du processus.

Beaucoup se demandent à quel point cela est important et prétendent même qu’il s’agit d’une bureaucratie inutile.

En réalité, la documentation de processus est très importante et amène un certain nombre d’avantages pour la gestion de processus organisationnels, ainsi :

Les bénéfices de la documentation de processus d’affaires.

  • Formation d’une base de connaissances sur les processus documentés, qui peut être utilisée comme modèle pour de nouveaux processus similaires.
  • Référence pour répondre aux questions des utilisateurs, clients, propriétaires de processus et même d’analystes et de consultants.
  • Les objectifs, étapes, procédures et autres éléments du processus sont formellement décrits, en évitant des controverses.
  • C’est une excellente source d’information pour la création de manuels ou pour des formations.
  • Avec l’arrivée de nouveaux employés, la documentation des processus garantira qu’ils pourront consulter une source fiable et bien mise en forme.

Avec HEFLO, vous pourrez créer votre documentation immédiatement, sans quitter l’interface, en à peine quelques clics.

Voyez comment faire sur cette vidéo tutoriel sur notre chaîne Youtube – We are HEFLO :

3 – Publication des processus.

Maintenant que votre modélisation est prête, comment fait-on la publication des diagrammes de processus pour que tout le monde y ait accès ?

L’idéal est que cela se fasse de manière agile et pratique, sans complications.

Les meilleurs outils Business Process Analysis publient sur le cloud, ce qui facilite l’accès pour tous dans l’entreprise. Ainsi, les participants du processus peuvent accéder aux diagrammes où qu’ils se trouvent, et souvent, à l’aide de dispositifs mobiles comme des smartphones et des tablettes.

Evidemment, il faut sécuriser les données, et les protéger par un cryptage.

Voici un diagramme de processus visualisé via un smartphone :

4 – Contrôle de versions des processus

De fait, mettre à disposition des processus de cette façon est vraiment très pratique et, cela facilitera sûrement la vie des analystes, des consultants, des agents et clients qui auront besoin de les consulter.

Mais comment gérer les nouvelles versions de chaque processus ?

À chaque fois qu’on ajoute une amélioration, sera-t-il nécessaire de créer un nouveau diagramme de processus ? Comment nommer toutes ces versions et savoir laquelle est la plus récente ?

Avec HEFLO, à chaque changement ou amélioration d’un diagramme de processus, il y a un enregistrement automatique des versions précédentes.

De cette façon, ce n’est pas nécessaire de créer un certain nombre d’archives individuelles. Et pour consulter les versions précédentes, il suffit d’accéder au processus lui-même et de vérifier toutes les modifications déjà apportées.

5 – Traitement des améliorations des processus

Le but des outils BPA n’est pas seulement d’analyser les processus d’affaires.

Ce que l’on recherche, une fois l’analyse réalisée, c’est d’instaurer l’amélioration continue.

Pour cela, à l’aide du diagramme de processus, l’analyste recherche les opportunités dites d’amélioration.

Ces opportunités d’amélioration concernent les procédures, tâches et autres éléments du processus qui le rendent moins efficace et productif.

Voici quelques exemples d’opportunités d’amélioration :

  • Goulots d’étranglement : ce sont des endroits d’un processus où il y a une accumulation de tâches qui empêchent les autres tâches de suivre leur flux.
  • Gaspillage : c’est l’utilisation excessive de ressources.
  • Retards : c’est quand une tâche est mal dimensionnée par rapport aux autres et qu’elle met plus de temps que souhaité.
  • Handoffs : échange d’informations ou de responsabilités entre les équipes, personnes ou systèmes. Si cela n’est pas fait correctement, cela peut entraîner des erreurs dans le processus.

Ceux-ci sont à peine quelques exemples d’opportunités d’amélioration qui peuvent être détectées par l’analyse des diagrammes de processus et d’autres moyens.

Il faut ensuite traiter les informations. Ainsi, il est nécessaire de rechercher des moyens alternatifs pour exécuter le processus sans l’apparition de retards, de gaspillage, de non-conformités, de goulots d’étranglement et avec des handoffs identifiés, entre autres améliorations possibles.

6 – Collaboration

Les meilleurs outils BPA sont dans le cloud. Cela permet de fournir une collaboration facile entre les membres des équipes et utilisateurs des processus.

Chez HEFLO, un Portail de Collaboration prend en charge tout cela. Il offre un support pour l’approbation de processus et également pour la collecte de suggestions d’autres membres de l’entreprise.

C’est ainsi qu’une fois après avoir fini la modélisation et la documentation du processus, vous pouvez publier tout cela dans le Portail de Collaboration.

Ensuite, vous notifiez le propriétaire du processus qu’il pourra utiliser le portail lui-même. Cela dans le but d’étudier puis approuver le processus récemment modélisé.

Mais le cycle d’amélioration ne s’arrête pas là !

Après cela, tous ceux qui le souhaitent – et qui ont accès au portail – peuvent analyser les processus publiés et proposer des suggestions d’améliorations.

De cette manière, la collaboration devient plus agile et dynamique. Tout cela se fait au travers de commentaires échangés entre les membres, sans jamais quitter l’environnement de l’outil.

Utilisez-vous des outils BPA ou BPM dans votre entreprise ?

Comment l’analyse, la modélisation, et l’automatisation de processus BPM sont-ils faits dans votre entreprise ?

Quelles sont les logiciels utilisés pour cela ?

Partagez votre expérience avec nous avec vos commentaires !

 

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous devez remplir ce champ
Vous devez remplir ce champ
Veuillez saisir une adresse e-mail valide.

Menu