Si vous envisagez d’adopter un système d’automatisation des processus métiers dans votre entreprise, il est important de vérifier les caractéristiques offertes par les différents logiciels disponibles sur le marché.
Dans cet article, nous allons vous présenter 10 caractéristiques à prendre en compte pour choisir le logiciel adéquat pour votre entreprise.
10 étapes pour choisir un système d’automatisation des processus métiers
1 – Déterminer le montant de l’investissement
Avant toute évaluation ou analyse des différents outils, définissez le budget mis à votre disposition pour la mise en œuvre d’un système d’automatisation des processus métiers.
N’en soyez pas choqué, en fonction du système choisi, le coût initial peut être élevé. S’y ajouteront également des dépenses récurrentes telles que les frais de maintenance ou le forfait mensuel.
Le coût dépendra notamment du nombre de processus à modéliser et à automatiser. Chaque processus devra se connecter aux bases de données de l’entreprise, formulaires et systèmes informatiques internes pour envoyer et récupérer des données. En fonction du nombre de processus et du nombre de connections à mettre en place, le projet pourrait aussi bien prendre 3 mois que 2 ans.
2 – Profitez des tests et des versions gratuites
Inscrivez-vous à tous les tests et versions Freemium des systèmes que vous jugez les plus appropriés. Ils sont souvent gratuits pour une durée illimitée, mais comprennent moins de fonctionnalités que des systèmes payants.
Il n’est pas possible de choisir un système d’automatisation des processus métiers sans le tester dans la pratique avec l’équipe technique mais également avec tous les collaborateurs impliqués au quotidien en tant qu’utilisateurs.
3 – Ce logiciel permet-il un accès à distance sur le cloud ?
Un système d’automatisation des processus métiers basé sur le cloud rend la communication et la collaboration au sein des équipes beaucoup plus réactives, vous permettant de partager des flux de processus et, dans certains cas, de concevoir ces mêmes processus en collaboration.
Cette collaboration rendra les processus beaucoup plus « vivants », adaptables et modifiables par toutes les personnes et services impliqués dans le processus. De cette manière, l’optimisation des processus devient plus facile.
4 – Vérifiez si c’est un SaaS
Les SaaS sont des logiciels commercialisés en tant que services moyennant le paiement d’un forfait souvent mensuel. Ils constituent déjà une tendance solide et présentent plusieurs avantages.
En cas de choix d’un tel logiciel, on ne payera pas une licence d’utilisation initiale coûteuse. Les versements mensuels sont en effet beaucoup plus abordables.
En outre, ces logiciels sont accessibles via internet. Ils n’ont pas besoin d’être installé sur une machine ni d’être mis à jour à chaque nouvelle version de l’outil de bpm management. Tous les utilisateurs pourront donc utiliser ce logiciel sans frais supplémentaire.
Cependant attention !
L’accessibilité en cloud n’est pas une chose magique.
Le fournisseur de ces services doit répondre à diverses exigences de sécurité et s’appuyer sur une architecture moderne adaptée au cloud. De nombreuses entreprises adaptent leurs produits traditionnels pour les proposer sur le cloud.
Cette adaptation est une étape risquée !
Chez HEFLO, nous attachons beaucoup d’importance à communiquer sur la protection des données et la sécurité du système. N’hésitez pas à consulter les détails des technologies que nous employons sur notre page infrastructure.
5 – Ce logiciel est-il compatible avec les appareils mobiles ?
Pouvoir accompagner les updates des processus, les suggestions d’améliorations, voir même participer en donnant son avis depuis un téléphone ou une tablette est un avantage pratique.
Pour ceux qui ont la possibilité de travailler à distance, pour les collaborateurs réalisant régulièrement des présentations face au client, qu’elles se tienne dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur, ou encore pour un collaborateur en transit, pouvoir utiliser sa tablette ou son smartphone pour effectuer ces tâches est un grand avantage qui se ressentira sur la productivité et l’agilité du travail en équipe.
Voici sur l’image ci-dessous comment une personne peut suivre un processus directement sur son smartphone.
6 – Quelle est la notation utilisée ?
L’utilisation de BPMN, cette notation de modélisation de processus la plus couramment utilisée au niveau mondial, est essentielle pour que votre système d’automatisation des processus métiers soit le plus actualisé possible.
Voici ci-dessous comment fonctionne le modélisateur de processus HEFLO BPMN accessible à 100 % sur le web.
De plus, utiliser la notation BPMN permet aux nouveaux collaborateurs d’intégrer plus facilement l’équipe, car ils seront déjà familiarisés avec la notation. Les coûts de formation et le temps nécessaire pour intégrer ce logiciel à votre entreprise seront, par conséquent, réduits.
Notez que le BPMN est considéré comme le langage courant pour décrire les processus métiers !
Consultez notre blog : Comprendre l’usage du BPMN et la signification de ses symboles
7 – Rechercher des systèmes BPMN low code
Les BPM low code sont des systèmes d’automatisation des processus métiers spécialement développés pour permettre une interaction simple et intuitive avec leurs utilisateurs. Pour utiliser cet outil de bpm management, les utilisateurs n’ont, en effet, pas besoin de connaître les codes de programmation de modélisation et d’automatisation des processus.
Avec cette fonctionnalité, un système d’automatisation de processus peut être utilisé par beaucoup plus de personnes dans l’entreprise, y compris les clients de processus et leurs responsables. Les contributions et commentaires sur ces processus sont ainsi beaucoup plus riches et le développement des améliorations se fait plus rapidement.
Voir aussi : Les 7 fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation du workflow
8 – Vérifier les procédures d’installation du nouveau logiciel
Comment allez-vous installer ce nouveau logiciel dans votre entreprise ? Cette installation requiert-elle beaucoup de temps ? Une étude de compatibilité de ce logiciel avec le matériel existant est-elle nécessaire ?
Vérifiez également si vous devez acheter de nouveaux équipements et serveurs ou modifier les installations actuelles.
Il est très important de disposer de ces informations avant d’acquérir un système d’automatisation des processus d’entreprise, car ces procédures d’installation peuvent entraîner des coûts supplémentaires, voir même le blocage temporaire de certaines activités opérationnelles de l’entreprise.
9 – Les tableaux de bord aident-ils à fournir une vue globale de votre entreprise?
L’un des aspects les plus importants de l’automatisation des processus est de pouvoir compter sur des informations fiables et actualisées en temps réel concernant les performances de vos processus. Ces informations facilitent, par conséquent, votre prise de décision et le processus d’amélioration continue dans votre entreprise.
Vérifiez s’il est facile de créer ces tableaux de bord et s’ils vous permettent de correctement visualiser les données et les informations.
La vidéo ci-dessous vous explique comment créer un tableau de bord dans HEFLO.
Découvrez également :
- 3 exemples de tableaux de bord prospectifs et leur mise en pratique dans l’entreprise
- Cycle PDCA : une méthode clé dans l’amélioration des processus
10 – Combien d’heures seront nécessaires pour former l’équipe ? Quel en sera le coût ?
L’outil de bpm management peut-il être utilisé et compris facilement et intuitivement ou nécessitera-t-il la formation intensive de vos équipes ?
Il est important de garder en tête qu’au-delà du coût engendré par cette formation qui viendra s’ajouter aux coûts d’installation, une formation longue peut retarder l’utilisation du système par votre entreprise.
Certains logiciels tels que HEFLO proposent de vous fournir quelques heures de formation. Un tutoriel vous aide également à comprendre en quelques minutes et dès votre inscription comment fonctionne l’interface. En outre, ce logiciel, de par son interface, mais également ces différents boutons et son système de couleur, a entièrement été conçu pour faciliter la vie de l’utilisateur et être rapidement compris de tous.
Des dizaines de petits tutoriels ont ainsi été créés pour configurer l’automatisation des processus, créer des tableaux de bord, démarrer des processus à l’aide d’une fonction de minuterie et bien d’autres.
Si vous recherchez un logiciel d’automatisation de processus BPMN SaaS et Low Code, apprenez à connaître HEFLO.
En plus d’être intuitif et de posséder une interface extrêmement collaborative, HEFLO met à votre disposition des tutoriels vidéo gratuits sur sa chaîne YouTube, We are HEFLO, afin que votre équipe apprenne rapidement à tirer le meilleur parti de cet outil de management bpm.
Voici un exemple:
