Des papiers partout, des tableaux non conformes, avec des données en double, compliqués à remplir, partagés dans des e-mails (qui s’accumulent dans les boîtes de réception de tout le monde !). Retards, retouches, délais non spécifiés (et les employés encore plus perdus…), clients mécontents et cadres dirigeants en colère…
Si ce tableau chaotique vous semble familier, il est temps de serrer le frein à main et d’abandonner cette gestion informelle pour adopter un logiciel de gestion de processus.
Mais pas de panique !
Utilisez un logiciel en ligne, collaboratif et de qualité, qui vous donne la possibilité de partager des informations en temps réel et pourvu d’un accès à distance. Choisissez un système de gestion de processus qui vous permette de cartographier, de modéliser et de documenter les processus, à l’aide de didacticiels et d’une bibliothèque de modèles de flux de processus prêts à l’emploi. Découvrez HEFLO.
Utilisation étape par étape du logiciel de gestion de processus en ligne BPMN
ÉTAPE 1 – Modélisation AS IS
La première étape dans l’utilisation d’un bon logiciel de gestion de processus est l’analyse des flux de tâches actuelles, telles qu’elles apparaissent au moment présent (AS IS ou en français état actuel), puis leur modélisation.
Pour cela, il est nécessaire de comprendre le flux des tâches au moyen d’entretiens avec les membres du processus. Il faut également observer le processus en cours d’exécution et collecter tous les documents ou artefacts utilisés, tels que des feuilles de calcul, des listes de contrôle, des calendriers, des instructions et autres.
Ensuite, le processus doit être modélisé dans un organigramme, de préférence en utilisant la notation BPMN.
Avant de voir étape par étape comment utiliser le logiciel de gestion de processus, voici quelques notations importantes qui seront utilisées dans le didacticiel, et que vous découvrirez en lisant attentivement cette infographie :
Voici comment faire une modélisation BPMN des processus avec HEFLO :
Tout d’abord, inscrivez-vous gratuitement sur la plateforme, en utilisant ce lien : Créer mon compte.
Suivez ensuite le pas à pas :
1- Démarrez un nouveau processus en cliquant sur l’icône « + » sur cette page d’accueil.
2- Cette boîte de dialogue apparaîtra. Entrez le nom du processus et cliquez sur « Confirmer ».
3- Définissez les participants en créant des piscines pour le processus. Cliquez sur «participants» et maintenez le bouton de la souris appuyé.
4- Faites ensuite glisser sur l’écran.
5- Vous obtiendrez ce résultat :
6- Si vous souhaitez créer une autre ligne d’eau, cliquez sur sur une ligne d’eau, en faisant un clic droit. Ensuite cliquez sur « Ajouter une ligne d’eau ».
7- Déterminez un élément de départ du processus en passant le curseur sur l’icône « Début »
8- Ensuite, cliquez sur l’élément de départ choisi, maintenez-le appuyé et faites-le glisser vers l’écran du diagramme.
9- Il existe deux façons d’ajouter une tâche. Vous pouvez utiliser la barre latérale et faire glisser vers le diagramme.
10- Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de tâche de l’élément et créer une tâche.
11- De cette manière, le flux de séquence reliant les activités sera également créé.
12- Ensuite, nommez la tâche. Cliquez sur l’étiquette, saisissez le nom, puis cliquez en dehors de la tâche. Astuce : dans le nom, utilisez un verbe à l’infinitif et un nom.
13- Pour changer le type de tâche, cliquez sur l’icône de 2 flèches et redéfinissez le type de tâche souhaité (il existe d’autres moyens de le faire, notamment en passant par les propriétés).
14- Pour ajouter un événement intermédiaire à la tâche, cliquez sur l’icône courante et choisissez l’événement souhaité.
15- Pour ajouter un branchement (ou passerelle), cliquez d’abord sur l’icône en forme de losange.
16- Ensuite, faites glisser vers l’emplacement souhaité et ajoutez les alternatives de flux.
17- L’une des alternatives de flux peut être la fin du processus, comme indiqué ci-dessus. Pour créer un événement de fin de processus, cliquez avec la souris sur le cercle rouge et faites-le glisser vers l’emplacement souhaité, comme illustré dans les deux images ci-dessous.
18- Pour étiqueter chaque flux du branchement de déviation (ou tout autre flux), sélectionnez le flux et tapez le libellé souhaité sur les lettres « abc ».
Tout est vraiment très agile et intuitif, suivant le schéma de glisser-déposer. Mais si vous voulez encore mieux comprendre tout cela, suivez ce cours de démonstration qui fait partie de la formation de modélisation BPMN de HEFLO :
ÉTAPE 2 – Recherche d’opportunités d’amélioration
Maintenant que vous disposez d’un organigramme de processus définissant clairement ses différentes étapes. Il sera beaucoup plus facile d’identifier les opportunités d’amélioration, telles que les goulots d’étranglement, les activités en double, les contrôles informels, les retards et le gaspillage.
Cela favorisera non seulement une hausse de l’efficacité et de la productivité, mais également une réduction de coûts et un meilleur contrôle de la qualité.
ÉTAPE 3 – Modélisation TO BE
Après avoir identifié les opportunités d’amélioration, vous pouvez utiliser le même organigramme AS IS (état actuel du processus) créé par le logiciel de gestion de processus, le sauvegarder pour ne pas perdre cette référence, puis lui appliquer une nouvelle version avec tous les écarts de flux, les nouvelles tâches, événements et éléments qui feront partie du nouveau processus optimisé et amélioré.
C’est ce qu’on appelle la modélisation TO BE (processus optimisé). Utilisez les mêmes instructions que vous avez vues dans la phase AS IS pour modéliser le nouveau processus.
ÉTAPE 4 – Automatisation
D’accord, vous savez déjà comment rendre votre processus plus efficace et efficient. Mais comment les personnes et les équipes communiqueront elles pour se passer les tâches entre elles ?
Comment sauront-elles exactement quoi faire ?
Plus important encore, comment allez-vous collecter les données de performance pour voir si le processus se déroule correctement ?
C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un logiciel de gestion de processus qui réalise également l’automatisation.
Voici une vidéo expliquant comment procéder :
ÉTAPE 5 – Tests
Cette phase vient tout de suite après ; en effet, il s’agit d’utiliser l’automatisation de manière contrôlée avec un suivi, pour vérifier si elle fonctionne comme souhaité.
Si tout se passe comme prévu, l’automatisation peut être déployée à grande échelle pour que toute l’entreprise puisse en bénéficier.
ÉTAPE 6 – Suivi et amélioration continue
Ce n’est que si vous automatisez les processus et avez accès aux indicateurs de performance qu’il sera possible de procéder à une amélioration continue.
La modélisation des processus peut être très utile, mais sans pouvoir surveiller les données collectées et analyser les KPI, il n’y aura aucun moyen de savoir si les processus sont efficaces et s’ils fournissent la valeur ajoutée souhaitée par vos clients.
Et ce n’est qu’à partir de ces informations qu’il sera possible de découvrir de nouvelles opportunités d’amélioration et d’optimiser en permanence les processus, afin de répondre toujours plus et mieux aux besoins des clients.
N’oubliez pas la documentation !
Nous laissons la documentation pour la fin car elle doit être réalisée à la fois en tant que modèle AS IS (processus tel que) et modèle TO BE (processus optimisé). De plus, elle doit être faite également à chaque nouvelle amélioration créée pour le processus.
Voyez comme il est facile de le faire avec HEFLO, sur cette vidéo :
Maintenant que vous connaissez un logiciel de gestion de processus complet, que diriez-vous de donner votre avis sur ce sujet ?
De plus, dites-nous si vous utilisez déjà la modélisation et l’automatisation de processus dans votre entreprise et quels en sont les résultats.
Utilisez simplement l’espace pour les commentaires et partagez un peu de votre expérience BPM avec nous tous !
