L’architecture BPM ou l’architecture de processus vise l’automatisation des processus métiers grâce à leur modélisation à l’aide d’une solution BPM. L’architecture des processus correspond à l’ensemble du système composé par les différents processus (primaires, secondaires, et de support).
Définir une architecture de processus passe par la connexion entre les équipes, les ressources et les technologies de manière à atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise de la manière la plus efficiente possible, en créant de la valeur à chaque étape de la chaîne.
Optimiser son architecture de processus BPM, cela signifie améliorer sa gestion des processus, et améliorer la performance et les résultats de l’entreprise en conséquence. Pour cela, l’outil de modélisation des processus métiers mis en oeuvre doit répondre à la demande de flexibilité de l’organisation, de manière à ce que ce dernier s’adapte aux besoins de l’entreprise, c’est à dire que la spécificité des processus propres à l’entreprise se retrouvent dans leur modélisation et automatisation grâce au logiciel.
Quelles sont les étapes qui permettent de créer une bonne architecture des processus grâce à la méthode BPM?
L’architecture des processus repose sur différentes étapes du cycle BPM
- Modélisation des processus
- Modélisation des données
- Créations des formulaires
- Définition des règles de l’organisation
- Sélection des acteurs du processus
- Mise en place des intégrations
- Simulation des processus
- Exécution des processus
- Monitoring des processus
Améliorer l’architecture des processus consiste à améliorer chacune des étapes de ce cycle.
La dernière étape consiste à analyser la performance des processus à l’aide de tableaux de bord regroupant différents indicateurs clé de performance – KPI, afin de promouvoir l’amélioration continue de ces derniers en se basant sur des données concrètes. Les informations analysées sont transformées en leviers d’optimisation qui permettent de modéliser de nouveaux processus encore plus optimisés et plus efficients, et on repart pour un nouveau cycle d’amélioration.
Les outils BPM
Pour mettre en place une méthodologie de BPM, vous aurez besoin d’un logiciel BPM, idéalement respectant le standard de notation BPMN 2.0. Ces derniers présentent entre autres fonctionnalités:
- Visualisation des processus
- Simulation des processus
- Monitoring des activités à l’aide de tableaux de bord
- Possibilité de créer des règles d’organisation
- Intégration avec d’autres banques de données
- Création de flux de travail automatisés
- Documentation des processus
- Partage des processus en ligne et gestion collaborative
Cependant, il ne suffit pas de modéliser des processus optimisés pour que tout change comme par magie. Il est nécessaire d’implémenter une culture des processus dans l’entreprise. Est-ce que c’est le cas de la votre? Pour le savoir, répondez à ces quelques questions:
- Est-ce que tout le monde dans l’entreprise sait ce que sont des processus métiers?
- Est-ce les responsables de processus sont désignés formellement?
- Les processus sont-ils bien documentés?
- La chaîne de valeur est-elle clairement définie?
- Chacun a conscience que sa manière d’exécuter efficacement un processus interfère sur les résultats et les interactions d’autres personnes sur le même processus?
- Les compétences requises pour l’exécution de chaque processus sont clairement définies?
- Les processus reposent sur l’amélioration de la qualité du produit/service pour le client?
- Existe-t-il des tableaux de bord montrant les résultats de chaque processus?
- Les décisions sont prises basées sur les données statistiques de performance des processus?
Vous pensez que votre entreprise n’est pas encore tout à fait prête à adopter une bonne architecture de processus BPM? Vous pouvez commencer de cette manière:
- Création d’un bureau des processus.
- Définition d’un professionnel responsable de la modélisation et l’amélioration de l’architecture des processus.
Bureau des processus
Le bureau des processus peut devenir le « gardien » de l’architecture BPM, garant de la continuité des initiatives basées sur l’optimisation des processus. Normalement, le bureau des processus dispose d’une certaine autonomie dans son fonctionnement et rapporte directement auprès de la direction. Il dispose d’un leader, le CPO – Chief Process Officer, qui, en plus de gérer son équipe, fait le lien avec toutes les entités dans l’entreprise qui ont besoin du support du bureau des processus.
Composé de personnes dédiées, hautement qualifiées et spécialisées dans la modélisation et l’optimisation des processus, sans aucune autre activité opérationnelle dans l’entreprise le bureau des processus permet de maintenir l’intégrité de l’architecture des processus.
Parmi les professionnels qui composent le bureau des processus se trouve l’architecte des processus.
L’architecte des processus
C’est le collaborateur dont la fonction est de maintenir l’architecture de processus en évolution constante, à partir de l’analyse de benchmarks et des conclusions tirées des rapports sur la performance des processus générées par les logiciels BPM, suivant le cycle d’amélioration continue.
Nous avons présenté diverses notions et définitions afin de clarifier le concept d’architecture BPM / architecture des processus. Ces méthodes peuvent être mises en place grâce à un outil BPM flexible et agile. Aujourd’hui, il existe des solutions collaboratives dans le cloud, faciles à prendre en main et gratuites. Découvrez HEFLO, un logiciel de workflow gratuit qui vous permet de modéliser et documenter vos processus métiers.
